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企業(yè)制度建設(shè)和管理的審核重點

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-09-20  來源:《中國認證認可》  作者:程利平
核心提示:在審核過程中發(fā)現(xiàn),多數(shù)企業(yè)在制度建設(shè)及管理中存在重制定輕實施、重形式輕內(nèi)容 、重人治輕法治等情況。針對上述問題,企業(yè)如何充分發(fā)揮制度的引領(lǐng)作用,讓制度真正成為推動企業(yè)發(fā)展的有力工具,是企業(yè)在制度建設(shè)和管理過程中的重要課題,也是審核中應(yīng)加以關(guān)注的。
制度
 
  在審核過程中發(fā)現(xiàn),多數(shù)企業(yè)在制度建設(shè)及管理中存在重制定輕實施、重形式輕內(nèi)容 、重人治輕法治等情況,在企業(yè)中,不同程度地存在以下幾個方面的問題:
 
  1、結(jié)構(gòu)與層次不符合邏輯順序
 
  有的企業(yè)出現(xiàn)既有《人力資源管理制度》,又有《人力資源管理辦法》、《招聘管理辦法》、《培訓管理辦法》、《績效管理辦法》。
 
  2、制度內(nèi)容與法規(guī)要求不相符
 
  與公司章程及其他制度表述一不致、相互矛盾,文字表述不嚴謹,以及外延寬窄與內(nèi)涵深淺把握不準確。
 
  3、宣貫與實施不跟進、不重視
 
  制度出臺后缺乏系統(tǒng)的宣貫及傳遞,導致執(zhí)行者不了 解制度的意義及內(nèi)容,甚至不知道有該制度。有些企業(yè)制度施行一年后,也未開展檢查與考核 ,制度執(zhí)行情況也不掌握,當出了問題后才亡羊補牢。
 
  針對上述問題,企業(yè)如何充分發(fā)揮制度的引領(lǐng)作用,讓制度真正成為推動企業(yè)發(fā)展的有力工具,是企業(yè)在制度建設(shè)和管理過程中的重要課題,也是審核中應(yīng)加以關(guān)注的,應(yīng)從以下幾個方面著手:
 
一、明確制度類型及結(jié)構(gòu)層次
 
  1.制度的類型:
 
  企業(yè)制度一般可分為規(guī)定、管理辦法、實施細則、操作規(guī)程、標準、作業(yè)指導書等,其中:
 
  制度是指企業(yè)對某一管理領(lǐng)域的基本要求和原則性規(guī)范,泛指各項規(guī)定、辦法、實施細則 、標準、操作規(guī)程、作業(yè)指導書的統(tǒng)稱,具有普遍適用性和強制性;
 
  規(guī)定是企業(yè)對某項工作或活動制定的原則和規(guī)范, 與基本制度相比范圍更;
 
  辦法是企業(yè)對某項工作或活動制定的要求和做法,與規(guī)定相比內(nèi)容更具體;
 
  實施細則是企業(yè)對某些制度所做的更為具 體的條文式規(guī)定,既要符合本地區(qū)、本單位的實際情況又不能違反有關(guān)規(guī)章制度的原則和精神 ,其特點是詳盡、明晰,具備可操作性,便于管理和執(zhí)行;
 
  標準是指企業(yè)從標準化管理角度對需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項所做的標準;
 
  操作規(guī)程是指企業(yè)為保證某項工作質(zhì)量、 安全、有效運轉(zhuǎn)而制定的、相關(guān)人員在操作設(shè)備和業(yè)務(wù)活動時必須遵循的程序或步驟;
 
  作業(yè)指導書是指企業(yè)規(guī)定具體作業(yè)活動方法的文件,直接指導操作人員進行各種質(zhì)量控制活動,包括作業(yè)內(nèi)容、實施步驟及方法、操作要點、質(zhì)量控制要求等。
 
  2.制度的結(jié)構(gòu)層次
 
  制度是在企業(yè)成立之初建立、在運營過程中不斷健全和完善,有效運作一個企業(yè)應(yīng)建立健全各項管理制度,成功而優(yōu)秀的企業(yè)制度往往較多且詳細。
 
  建設(shè)工程施工企業(yè)根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規(guī)模 、管理跨度、資質(zhì)范圍及等級等情況建立制度體系,其制度體系范圍包括企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及目標管理、企業(yè)風險控制管理、企業(yè)文化管理、企業(yè)社會責任管理、企業(yè)法律事務(wù)管理、企業(yè)公共關(guān)系管理、人力資源管理、企業(yè)知識管理、 施工機具管理、物資管理、分包管理、質(zhì)量管理 、技術(shù)管理、檢測設(shè)備管理、安全生產(chǎn)管理、環(huán)境保護管理、成本控制管理、財務(wù)管理、稅務(wù)管理、資產(chǎn)管理、檔案管理、文件管理、檢查與分析管理、改進與創(chuàng)新管理等內(nèi)容。
 
  企業(yè)根據(jù)上述內(nèi)容,將制度體系分為三個層次:
 
  第一層 次為 《企業(yè)管理總綱》或 《管理手冊》;
 
  第二層次為企業(yè)的各項規(guī)定、辦法等;
 
  第三層次為企業(yè)的各項實施細則、操作規(guī)程、作業(yè)指導書及企業(yè)標準等。
 
  企業(yè)制度結(jié)構(gòu)層次遵循“總綱一規(guī)定—辦法—細則”的邏輯順序,總綱是治理企業(yè)的根本要求。
 
  例 1 : 物資管理,從物資需求、采購計劃、 供方評價與選擇、采購合同到采購實施、進貨檢驗、入庫與庫管、領(lǐng)料與出庫、使用與回收等環(huán)節(jié),小型企業(yè)應(yīng)制定《物資管理辦法》;中大 型 企 業(yè) 應(yīng) 制 定 《物資管理規(guī)定》 及 《物資招標采購管理辦法》、 《倉庫管理辦法〉〉、 《采購合同管理辦法》 等 ;《物資招標采購管理辦法》與 《倉庫管理辦法》、 《采購合同管理辦法》 等辦法為并列關(guān)系,均從屬于《物資管理規(guī)定》。
 
  企業(yè)為適應(yīng)信息時代,開展網(wǎng)絡(luò)招標業(yè)務(wù),可制定《物資網(wǎng)絡(luò)招標采購實施細則》,此細則從屬于《物資招標采購管理辦法》。
 
  例 2 : 企業(yè)制度管理 ,從擬制 、評審 、審批 、出臺到宣貫、實施 、檢查 、考核 、評價 、修訂等環(huán)節(jié),中大型企 業(yè)應(yīng)制定《制度管理規(guī)定》及《文件管理辦法》,對各層級制度的章節(jié) 、字體 、行距等制式做出規(guī)定,還應(yīng)制定《制度文件編制細則》,體現(xiàn)出 《制度文件編制細則》從 屬 于 《文件管理辦法》、 《文件管理辦法》 從 屬 于《制度管理規(guī)定》的結(jié)構(gòu)層次的邏輯順序。
 
二、遵循制度編制的原則和制度建設(shè)的要求
 
  1.企業(yè)在編制制度時應(yīng)遵循的幾個原則合規(guī)性。
 
  制度的內(nèi)容應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、標準規(guī)范、政府有關(guān)規(guī)定、公司章程要求 ;制度的制定、修改和廢止程序,應(yīng)符合相應(yīng)的流程和權(quán)限要求。
 
  系統(tǒng)性。制度體系框架應(yīng)全覆蓋、無缺失, 形成有機整體,完整反映業(yè)務(wù)流程和價值鏈, 覆蓋主要業(yè)務(wù)風險點,發(fā)揮系統(tǒng)效用。
 
  層級性。制度的起草權(quán)限分為公司職能部 門、分公司或項目部各個層級;適用范圍分為公司職能部門、分公司或項目部各個層級。
 
  協(xié)調(diào)性。制度建設(shè)應(yīng)注意相互間的協(xié)調(diào), 避免各項制度之間的沖突與遺漏。
 
  規(guī)范性。制度編寫過程中,公司職能部門及分公司或項目部應(yīng)結(jié)合實際情況,統(tǒng)一制度的分類、權(quán)限、格式、內(nèi)容、名稱等。
 
  適用性。制度建設(shè)應(yīng)從實際出發(fā),適應(yīng)公司發(fā)展和未來需求,制度內(nèi)容應(yīng)當明確、具體 , 有針對性,易操作、可執(zhí)行。
 
  先進性。制度建設(shè)應(yīng)按照公司戰(zhàn)略發(fā)展的要 求 ,吸收國內(nèi)外先進的管理理論和經(jīng)驗,應(yīng)用公司經(jīng)驗沉淀及知識累積,保持制度體系及 編制內(nèi)容的先進性。
 
  2.制度建設(shè)要求
 
  企業(yè)應(yīng)根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化及發(fā)展的需要 ,在每年度末或下年度初制定《制度建設(shè)計劃)>,包括擬制定的制度、擬修訂的制度、擬廢止的制度。
 
三、抓好制度制定過程的管理
 
  起草:企 業(yè) 根 據(jù) 年 度 《制度建設(shè)計劃》,對擬制定的制度,在制定前進行詳細的策劃,并收集制度對應(yīng)的國家、地方、行業(yè)現(xiàn)行有關(guān)法
 
  律法規(guī)及上級單位的規(guī)章制度、標準規(guī)范,結(jié)合企業(yè)的實際情況,起草相關(guān)制度,確保制度 的合規(guī)性、適用性和先進性。
 
  討 論 :企業(yè)對重要的、專業(yè)的制度在起草過程中,應(yīng)由制度的起草部門組織相關(guān)部門專業(yè)人員起草,必要時可邀請外部專家參與討論, 也可由企業(yè)領(lǐng)導組織開會討論。
 
  會 簽 :制度擬定并經(jīng)主管部門負責人確認后 ,按照流程由相關(guān)部門進行會簽。
 
  審批:由制度起草部門將會簽后的制度經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批。
 
四、正確掌握制度的發(fā)布和宣貫方法
 
  1、制度發(fā)布載體與形式
 
  載體:企業(yè)制度可以紙質(zhì)、電子等形式為載體;
 
  表達:企業(yè)制度可用文字、表格、圖示等形式表達;
 
  形式:企業(yè)制度可以紅頭文件、非紅頭文件 (如白皮書等)等形式發(fā)布。
 
  2、發(fā)布
 
  企業(yè)制度可以紙質(zhì)文件、網(wǎng)絡(luò)公示等形式進行發(fā)布,并做好發(fā)放信息控制。
 
  3、宣貫
 
  企業(yè)應(yīng)本著 “誰起草 、誰貫宣”的原則, 由制度起草部門負責制度的宣傳、培訓 ,確保執(zhí)行者對制度的理解到位。
 
  制度宣貫可通過會議、專題培訓及網(wǎng)絡(luò)宣講等形式進行,將制度的培訓納入企業(yè)年度培訓計劃。
 
五、著力制度的檢查與評價
 
  制度執(zhí)行情況的檢查,由制度起草部門定期對制度實施情況進行監(jiān)督抽查,發(fā)現(xiàn)未按制度要求執(zhí)行的,采取相應(yīng)的處罰措施。
 
  制度實施情況的評價,企業(yè)每年由制度起草部門組織對制度實施情況的評價,通過評價, 由制度起草部門提出對制度的新增、修訂或廢止的意見,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,作 為 年 度 《制度建設(shè)計劃)〉的輸入。
編輯:foodqm

 
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