為了對與質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系作為符合性證據(jù)的形成文件的信息（以下稱記錄）進行管理，為評價質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運作情況提供客觀依據(jù)，以證明質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的持續(xù)有效性，特制定本程序。

2、范圍

 

　　本程序適用于與本公司質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關的記錄，包括顧客和供方提供的質量、環(huán)境等記錄。

 

3、權責

 

　　3.1公司記錄由品保中心/人力行政中心歸口管理。

 

　　3.2相關部門負責本部門產生的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄（含外來質量／環(huán)境/安全記錄）的收集、匯總整理、編目、裝訂和保存。

 

4、定義

 

　　記錄：是指在質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動中，根據(jù)公司的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系文件規(guī)定過程中產生的記錄（如：檢驗和測試結果、內部審核結果、校準數(shù)據(jù)等），作為本公司實施過程的書面證據(jù)。

 

5、作業(yè)內容

 

　　5.1流程圖

 

　　5.2表單的編制：

 

　　5.2.1各部門、制造事業(yè)部/分公司根據(jù)質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件的要求，編制質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄所需的表單。表單應覆蓋質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的所有過程、所有部門、所有質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全活動。

 

　　5.2.2各部門、制造事業(yè)部/分公司質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄所需表單的編制、審批和編號方法參見《文件與資料控制程序》。

 

　　5.3表單的登記、確認：

 

　　5.3.1各部門、制造事業(yè)部/分公司根據(jù)質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系文件的要求編制的表單樣板經相關部門主管確認后報品保中心/人力行政中心備案。

 

　　5.3.2品保中心/人力行政中心更新《受控記錄總覽表》，《受控記錄總覽表》每年對外公布—次，以便各部門、制造事業(yè)部/分公司查閱和檢查所用表單是否有效。

 

　　5.3.3表單的版本控制。當表單只作格式上的調整，其記錄內容的要求沒有發(fā)生改變或增減時，可不作改版處理，此時可由文控直接切換即可。

 

　　如果表單中的重要欄目和追溯欄目發(fā)生改變或增減時，則必須按照《文件與資料控制程序》的文件變更規(guī)定執(zhí)行變更。表單變更時，管理者代表應針對具體情況判定是否換版。

 

　　5.4記錄：

 

　　5.4.1各部門、制造事業(yè)部/分公司根據(jù)表單需要填寫的內容要求進行記錄。

 

　　5.4.2記錄要求：

 

　　5.4.2.1各種記錄應使用記錄總覽表規(guī)定的最新版本的表單。

 

　　5.4.2.2記錄應字跡清晰，易于辨認，對于表格中重要的和追溯欄位（如訂單號、批號、日期等），填寫時不準遺漏。

 

　　5.4.2.3記錄因書寫錯誤修改時，用雙橫線將錯誤內容劃掉，重新書寫正確內容，對于重要的和追溯欄位的修改，修改者應在旁邊簽名并注明日期。不能使用涂改液，不能將錯誤內容涂改得看不清楚。日期填寫格式：_____年____月____日或___日____月_____年。

 

　　5.4.2.4記錄中不需要填寫的項目用“／”劃掉。

 

　　5.4.2.5記錄也可以媒體（硬拷貝或電子媒體）形式保存。

 

　　5.5記錄確認、收集、整理、編目、裝訂：

 

　　5.5.1記錄填寫完畢后，必要時，由填寫人的直接上級確認記錄的完整性和真實性， 記錄修改時，須簽名，以防止非預期的更改。

 

　　5.5.2各部門、制造事業(yè)部/分公司負責對本部門產生的記錄進行收集、整理、編目、裝訂。

 

　　5.5.3記錄一般以時間先后的順序，根據(jù)實際情況，按相應的時間期限（周、月、季、年）收集，以記錄名稱或編碼分類標識（記錄名稱、保存期限等）、編目、裝訂成冊進行歸檔保存。

 

　　5.6記錄歸檔、存儲和保管：

 

　　5.6.1各部門、制造事業(yè)部/分公司負責將裝訂成冊的質量／環(huán)境/職業(yè)健康安全記錄歸檔保存。

 

　　5.6.2記錄保管場所應避免潮濕，須防止記錄變質、損壞和丟失。

 

　　5.7記錄查詢、借閱：

 

　　5.7.1因工作需要查詢記錄時，不得損壞、涂改記錄，應保證記錄的完整。

 

　　5.7.2記錄借閱原則：在持有單位現(xiàn)場閱讀，若需影印件，應先征得記錄保管責任人同意。

 

　　5.7.3合同要求時，相關記錄應提供給客戶或其代表在定期內評估。

 

　　5.8記錄原稿保存期限參照《受控記錄總覽表》要求執(zhí)行，《受控記錄總覽表》制訂應滿足：（復印件根據(jù)實際接收部門實際需要保存）

 

　　a.顧客或法律法規(guī)要求記錄的保存期限。

 

　　b.合同資料、顧客要求及更改資料、采購訂單和修改資料的保存期限至少為產品出貨后6個月。

 

　　c.運行狀態(tài)記錄（如檢驗和測試結果等）保存期限至少為1年。

 

　　d.審核結果記錄（認證機構審核、管理評審、內部質量審核）保存三年（或以上）。

 

　　e.月度統(tǒng)計分析的記錄其保存期限至少1 2個月，年度統(tǒng)計分析的記錄其保存期限則至少2年。

 

　　5.9超過保存期限的記錄的處理：

 

　　超過保存期限的記錄，由保存部門負責銷毀。

 

　　5. 10外來記錄：

 

　　外來記錄應按記錄性質按權責部門進行歸口管理。對接收的外部記錄，按提供單位或記錄名稱由接收部門分類管理，依其性質規(guī)定其保存期限。

 

6、相關文件

 

　　《文件與資料控制程序》

 

7、相關記錄

 

　　《受控記錄總覽表》