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資深體系負(fù)責(zé)人總結(jié)體系管理,就是要做好“退”、“實(shí)”、“細(xì)”!

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-05-04  來源:體系管理
核心提示:資深體系負(fù)責(zé)人總結(jié)體系管理,就是要做好“退”、“實(shí)”、“細(xì)”!
   如果讓你現(xiàn)在用幾個(gè)關(guān)鍵詞來總結(jié)質(zhì)量管理體系,你會(huì)想到什么?一位從事13年體系管理工作的同仁,總結(jié)出“退”、“實(shí)”、“細(xì)”三大要訣,確實(shí)厲害。
 
  扳指算來,從事體系工作已經(jīng)有13年了,其間不可避免的與質(zhì)量體系管理發(fā)生了一些恩怨。剛開始那陣,質(zhì)量體系很吃香,自己也想去考一個(gè)審核員,就去學(xué)習(xí)。那時(shí)我們的品質(zhì)部經(jīng)理告訴我們,想理解,先把體系要求背下來!從那開始,沒日沒夜的翻條款,20個(gè)條款背的滾瓜爛熟(那還是ISO9001:94版)。到后來因?yàn)槠渌蚍艞壛,不能不說是種遺憾。
 
  2005年那會(huì)兒,自己做了體系部經(jīng)理,要自己組織內(nèi)審、應(yīng)對外審,才真正開始去理解體系的具體要求,有了眼前豁然開朗的感覺,好像真的理解了質(zhì)量管理的要求與方法。但好景不長,周圍的情況又讓我陷入了迷惘。那些年私營企業(yè)發(fā)展很快,沒多少管理經(jīng)驗(yàn)的沉淀,對體系的理解就是文件、記錄和證書。加之很多審核機(jī)構(gòu)為了自己的業(yè)務(wù),放棄了審核原則,一個(gè)百多人的廠,兩個(gè)小時(shí)全部審?fù)辏囬g中就拍一張照片,審核費(fèi)照拿,證書照發(fā),甚至為了拿到業(yè)務(wù)而去取悅企業(yè)……讓人越來越看不懂,質(zhì)量管理體系到底怎么了?
 
  2007年的時(shí)候,進(jìn)入了深圳一家藥包材公司,因?yàn)槠髽I(yè)實(shí)行藥品企業(yè)的管理制度,面對的又都是管理規(guī)范的藥品企業(yè),質(zhì)量體系管理得到公司高層的充分重視,幾乎所有為了規(guī)范體系管理的要求都會(huì)得到老板的認(rèn)可,結(jié)果不到兩年時(shí)間,愣是形成了一個(gè)有效的體系框架,雖然不細(xì)致,但運(yùn)行流暢,后面的質(zhì)量投訴也大幅度的降了下來。這一次,讓我真正對質(zhì)量體系管理產(chǎn)生了尊重。
 
  這些年來,作為體系部經(jīng)理,負(fù)責(zé)體系的運(yùn)行與維護(hù)。但除過那家令自己都覺得驕傲的藥包材企業(yè)外,其他的企業(yè)中體系都得不到應(yīng)有的尊重,而我的職責(zé)也就是每年編制一些內(nèi)審資料,應(yīng)對外審而已。無奈之余,忽然想明白了一件事,為什么一定要把體系管理當(dāng)成一項(xiàng)單獨(dú)的工作內(nèi)容呢?在達(dá)到審核通過、取得證書的同時(shí),這也是一種管理工具呀!完全可以和其他管理方法一樣靈活運(yùn)用呀,沒必要全盤照搬。想通了之后,這幾年一直沉浸在管理方法研究中的我又心動(dòng)了,一段時(shí)間下來,還真給摸出點(diǎn)門道?偨Y(jié)出“退”、“實(shí)”、“細(xì)”三大要訣出來,權(quán)當(dāng)成“李氏體系管理”的基本理念吧。
 
退、有進(jìn)步就是成功
 
  現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)的體系管理都以應(yīng)對審核為主,取得一張證書證明企業(yè)的“品質(zhì)保證能力”,很少在日常工作中認(rèn)真去做。加之體系管理不能像運(yùn)動(dòng)員用了興奮劑一樣立馬見效,作用需要一段時(shí)間才能體現(xiàn),所以認(rèn)同的人太少。想一下扭轉(zhuǎn)他們的看法和工作習(xí)慣,難度太大。所以,采取降低要求的方式,將體系要求分解為若干個(gè)小的要求,選擇一些難度較小、見效較快的目標(biāo),由易入難,分步實(shí)施,增加可行性。有進(jìn)步就是成功!這就是所謂的“退”。
 
  現(xiàn)在這家公司里面,混料工序是很關(guān)鍵的一個(gè)工序。為了加強(qiáng)和規(guī)范混料工序的管理,對所有影響品質(zhì)的因素進(jìn)行了分析,總結(jié)出近30個(gè)控制點(diǎn),想一下去改變難度較大,就優(yōu)先選擇幾個(gè)重點(diǎn)去進(jìn)行控制,如“投料的首件確認(rèn)、按序號投料、磁鐵清理”這三項(xiàng),堅(jiān)持了2個(gè)月,基本上員工也養(yǎng)成了習(xí)慣,問題也一下子少了近30%,這就是一個(gè)不得了的成績。如果真按體系要求的那樣“全面理解體系要求;全部按要求去執(zhí)行、保留操作記錄”,那些小學(xué)還沒畢業(yè),整天忙個(gè)不停的操作員要么急的跳腳,要么一下轉(zhuǎn)不過來跳槽了,這就是“退”的重要性。一口吃不了個(gè)胖子!
 
  “退”也體現(xiàn)在方法上,我一直堅(jiān)持“銳角理論”,不知道有沒有人提出,如果沒有,這個(gè)理論的創(chuàng)始人就是我了。
 
  采用銳角理論,以“退”為進(jìn)、分步實(shí)現(xiàn)目標(biāo),一方面是企業(yè)的實(shí)際情況決定的,更重要的是我缺乏強(qiáng)勢的性格決定的,不一定適用于其他人。不過從以往的經(jīng)驗(yàn)看,效果還算不錯(cuò)。
 
實(shí)、解決實(shí)際問題
 
  “實(shí)”字訣是說質(zhì)量管理體系的運(yùn)行應(yīng)避虛務(wù)實(shí),以解決實(shí)際問題為出發(fā)點(diǎn),借以扭轉(zhuǎn)大家對體系運(yùn)行“華而不實(shí)”的看法,為推動(dòng)體系管理創(chuàng)造契機(jī)。在這方面,要抓住企業(yè)或過程中暴露出來的問題,找出真正的產(chǎn)生原因,而這些原因的預(yù)防措施在體系中一般都會(huì)有要求,這時(shí)通過對問題的解析,闡述體系要求的合理性和必要性,讓大家去理解體系要求的意義,因?yàn)榕c切身利益實(shí)際相關(guān),大家基本上都可以接收,慢慢成為體系管理的“粉絲”。
 
  現(xiàn)在這家公司中,以前讓大家按體系要求對訂單進(jìn)行評審,以保證品質(zhì)、交期,但沒有人重視,覺得“在一張紙上簽個(gè)名就能解決問題?”太虛了,沒人愿意去做,最多只是簽個(gè)名而已,內(nèi)容都不看。當(dāng)然,那時(shí)候的訂單評審表也沒寫具體要求,只是個(gè)表格而已。
 
  由于評審信息不準(zhǔn)確,生產(chǎn)計(jì)劃形同虛設(shè),在實(shí)施過程中不斷調(diào)整,產(chǎn)能一直得不到釋放,甚至于不能按期交貨,怎么急都沒用。去年組織大家對訂單評審表進(jìn)行了細(xì)化,每個(gè)環(huán)節(jié)評審什么內(nèi)容?遇到問題怎么處理?都做了明確,要求大家對自己簽的名負(fù)上責(zé)任。
 
  如“物料是否齊備,欠缺什么?什么時(shí)候到位?以前有什么品質(zhì)問題需要注意?……”經(jīng)過大半年的實(shí)際運(yùn)行,雖然還有部分內(nèi)容不能完全落實(shí),但計(jì)劃的可行性提高了很多,在人員、設(shè)備沒有變化的情況下,產(chǎn)能從以前每天的80噸左右,提高到現(xiàn)在的150噸左右。大家的產(chǎn)量工資一下子提了上去,這時(shí)候去談?dòng)唵卧u審的必要性和重要性,又有幾個(gè)人會(huì)去反對呢?解決實(shí)際問題,創(chuàng)造管理機(jī)會(huì),是體系管理的又一大利器。
 
細(xì)、讓復(fù)雜的事情簡單化
 
  “細(xì)”是指質(zhì)量管理體系中,想讓一個(gè)要求或規(guī)定完全得以執(zhí)行,準(zhǔn)備工作一定要細(xì)致。每個(gè)人對管理都有自己的理解,大多數(shù)人都認(rèn)同:管理就是“組織/計(jì)劃、協(xié)調(diào)實(shí)施、監(jiān)督檢查、改善”,我對管理的理解是:讓抽象的事具體化;讓復(fù)雜的事簡單化。想做到這一點(diǎn),“具體、細(xì)致”就顯得尤為重要了。畢竟每個(gè)人的接受能力、理解能力不可能完全一樣,想讓大家認(rèn)同一個(gè)方向,就不能讓他們有任何產(chǎn)品歧義的機(jī)會(huì)。
 
  在公司的《變更管理規(guī)程》中,原來規(guī)定的是“人、機(jī)、料、法、環(huán)發(fā)生重大變更時(shí),應(yīng)該以變更單的方式進(jìn)行相關(guān)的申請和審批……”,那什么是重大變更呢?如果不是重大變更怎么辦?大家難免會(huì)產(chǎn)生不同的理解,輕則影響效率,重則造成品質(zhì)事故。所以,我編制了一份“變更審批一覽表”,召集大家,將所有可能會(huì)出現(xiàn)的變更內(nèi)容全部列出,逐個(gè)定義,全部注明了處理方式。這樣,什么歧義都沒有了,剩下的就看執(zhí)行了。
 
  我認(rèn)為品質(zhì)是控制出來的,在過程中加強(qiáng)了品質(zhì)巡檢的力度,要求對過程中影響品質(zhì)的因素進(jìn)行檢查和糾正。讓所有的檢驗(yàn)員去學(xué)習(xí)和理解品質(zhì)影響因素,怕半年也不見得能搞定。就把能想到的影響因素全部列了出來,大概有80多條吧,編成巡檢表,他們要做的只是在每個(gè)工序一條條的對過去,在相應(yīng)的位置打“√”、“×”就行了,一周之內(nèi)全都會(huì)了。
 
  我們做的還可以再“細(xì)”一些!
 
  在這兒只能把自己的一點(diǎn)兒經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來,當(dāng)然,想做好質(zhì)量體系管理會(huì)有更多更好的思路,只要沉浸其中,一定會(huì)有所感悟。相信可以找到更適用于自己的方法。千萬不要為應(yīng)付拿證書、搞內(nèi)審、過外審這些東西所迷惑,這只是一場“陰謀”,當(dāng)你真正把體系運(yùn)行與企業(yè)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)起來時(shí),企業(yè)受益也就不遠(yuǎn)了。
 
  愿有志于體系管理的朋友越走越好!
編輯:foodqm

 
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