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一、文件控制程序
1、目的
對文件進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場所及時(shí)得到和使用有效版本的文件。
2、適用范圍
適用于與食品安全、質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的控制。
3、職責(zé)
3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)手冊和程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布。
3.2 管理者代表（兼食品安全小組組長）負(fù)責(zé)手冊和程序文件審核，負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對現(xiàn)有文件進(jìn)行評審。
3.3 文控中心負(fù)責(zé)所有受控文件的發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存。
3.4 各部門相關(guān)文件的編制和使用保管，部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的批準(zhǔn)。
4、工作程序
4.1 新文件的編號
4.1.1 管理者代表根據(jù)《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》對手冊、程序文件進(jìn)行編號。
4.1.2 其他文件，由文件編制者從部門文件管理員處取得文件號（文件取號參照《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》）。
4.1.3 取號時(shí)應(yīng)填寫“文件取號登記表”記錄文件名及文件號。
4.2 文件的編寫
4.2.1 手冊和程序文件由管理者代表組織編寫。
4.2.2 食品開發(fā)部負(fù)責(zé)編制技術(shù)文件，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、采購規(guī)范、工藝文件。
4.2.3 食品安全小組負(fù)責(zé)編制PRP，OPRP，HACCP計(jì)劃，其他管理文件、作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)部門組織編寫。
4.2.4同一類文件刊頭、刊尾、封面的編寫格式要統(tǒng)一，內(nèi)容格式不作統(tǒng)一要求。
4.3 文件的審批
4.3.1 手冊、程序文件由管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)；PRP，OPRP，HACCP計(jì)劃由食品安全小組中指定的成員審核，食品安全小組組長批準(zhǔn)。
4.3.2技術(shù)文件由食品開發(fā)部主管工程師審核，經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.3 檢驗(yàn)規(guī)程由品管部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。
4.3.4 其他部門級管理文件、作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。
4.3.5 公司級管理文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.6 文件在送審的同時(shí)需填“文件分發(fā)清單”以確定分發(fā)部門，并由此文件的審批人負(fù)責(zé)審批“文件分發(fā)清單”。
4.4 文件的發(fā)放
4.4.1 受控文件原稿在提交給文控中心前，送交人應(yīng)對文件進(jìn)行以下確認(rèn)：
a） 是否進(jìn)行有效的批準(zhǔn)？
b） 可不是、文件號、版本號、頁數(shù)是否完整？
如有不完整的情況時(shí)，退回編寫人進(jìn)行修正。
受控文件的范圍見《受控文件的范圍規(guī)定》。
4.4.2 將文件連同“文件分發(fā)清單”提交文控中心，文控中心將收到的文件原稿做好編目登記，填寫“文件歸檔編止清單”。
4.4.3文控中心文件管理員根據(jù)“文件分發(fā)清單”的總份數(shù)進(jìn)行復(fù)印，在復(fù)印文件上加蓋“受控文件”印章。
4.4.4 文控中心文件管理員把文件分發(fā)給有關(guān)部門，并要求文件領(lǐng)用人在“受控文件分發(fā)回收記錄”上簽收。
4.4.5 受控文件的原稿存放在文控中心指定位置。
4.4.6當(dāng)需使用文件的人員未放你一馬文件時(shí)，不得隨意借用其他人的文件，應(yīng)填寫“文件領(lǐng)用申請表”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及管理者代表批準(zhǔn)后，到文控中心辦理領(lǐng)用手續(xù)。公司內(nèi)不得使用未加蓋“受控文件”印章的受控文件復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由文控中心收回，并追究其責(zé)任。
4.4.7 當(dāng)文件使用人將文件丟失后，應(yīng)填寫“文件領(lǐng)用申請表”申請補(bǔ)發(fā)（應(yīng)在“文件領(lǐng)用申請表”中做出丟失原因的說明）。文控中心在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號，并在“受控文件分發(fā)回收記錄”是注明丟失文件的分發(fā)號作廢，必要時(shí)將作廢文件的分民號通知各部門，防止誤用。
4.5 文件的以舊換新
4.5.1 結(jié)于使用過程中損壞的文件，文件使用部門可用損壞的舊文件到文控中心換取新文件。
4.5.2以舊換新的文件，文控中心文件管理員要在“受控文件分發(fā)回收記錄”上做好登記，并注明原因。新文件的分發(fā)編號和舊文件的分發(fā)編號相同。
4.6 文件的更改
4.6.1 文件需更改時(shí)，應(yīng)填寫“文件更改通知單”說明更改原因。
4.6.2 “文件更改通知單”及更改后文件的審批應(yīng)由原審批部門進(jìn)行。
4.6.3 文件更改批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人實(shí)施更改。更改后的文件連同“文件更改通知單”交文控中心。文控中心文件管理員按“受控文件分發(fā)回收記錄”的名單發(fā)放修改后的文件及“文件更改通知單”，同時(shí)回收作廢的舊文件。
文件更改完成之前，可先發(fā)“文件更改通知單”。
4.7 文件的換版
文件經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從0到9時(shí)）或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件作廢。
4.8 文件的作廢
作廢的文件由文控中心文件管理員按“受控文件分發(fā)回收記錄”收回并記錄。
作廢文件原稿加蓋紅色“保留之作廢文件”印章后保存于文控中心，不作銷毀。
其余作廢由文控中心統(tǒng)一銷毀。
4.9 文件的管理
4.9.1 文件應(yīng)有序地存放以便于存取和查閱。
4.9.2 不得在受控文件上亂涂亂畫，不得私自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。
4.9.3 公司運(yùn)作方式以及外部法律、法規(guī)及變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)更改相應(yīng)文件。
4.9.4 借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)文件所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件。到期不歸還，由文件所在部門負(fù)責(zé)收回（借閱時(shí)需填寫“文件借閱登記表”）。
4.9.5 文控中心負(fù)責(zé)在每次內(nèi)部審核前全面檢查各類在用文件有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
4.10 外來文件的控制
4.10.1 作為開發(fā)、采購、生產(chǎn)檢驗(yàn)等依據(jù)的各類外來文件（包括法律法規(guī)），由相關(guān)部門經(jīng)理進(jìn)行審查。審查批準(zhǔn)后交由文控中心登記、編號、發(fā)放。發(fā)放時(shí)加蓋“外來文件”印章。
4.10.2 文控中心保存外來文件原稿，借閱時(shí)需填寫“文件借閱登記表”。
4.10.3 為個(gè)來文件的有效性，各部門經(jīng)理應(yīng)與有關(guān)主管部門的聯(lián)系，并在每年的管理評審前，由管理者代表組織各部門經(jīng)理對外部文件的有效性進(jìn)行審查。
4.10.4 法律法規(guī)等外來文件的進(jìn)一步控制，詳見《法律法規(guī)與其他要求控制程序》。
4.11 發(fā)外文件的控制
4.11.1 發(fā)外文件必須由管理者代表批準(zhǔn)后方可發(fā)外（采購部發(fā)給供應(yīng)商的文件除外）。
4.11.2 提供給供應(yīng)商和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的受控文件（如提供給外協(xié)廠的撫摩規(guī)范、提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)的管理手冊等），提供部門應(yīng)做好發(fā)放登記（填寫“文件外發(fā)記錄”）及更改、作廢的記錄。
4.11.3 提供給客戶的文件，不加蓋受控印章，不做更改（換）控制，但需做好發(fā)放記錄。
4.12 文件的評審
每年管理評審前或根據(jù)需要適時(shí)對使用中的文件進(jìn)行評審（評審時(shí)應(yīng)填寫“文件評審表”），必要時(shí)予以修訂。
5、支持性文件
5.1 《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》
5.2 《受控文件的范圍規(guī)定》
5.3 《技術(shù)文件編號規(guī)則》
5.4 《法律法規(guī)與其他要求控制程序》
6、記錄
6.1 文件取號登記表
6.2 文件分發(fā)清單
6.3 文件歸檔編目清單
6.4 受控文件分發(fā)回收記錄
6.5 文件領(lǐng)用申請表
6.6 文件更改通知單
6.7 文件評審表
6.8 文件借閱登記表
6.9 文件外發(fā)記錄
二、記錄控制程序
1、目的
規(guī)范記錄的管理，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映食品安全、質(zhì)量、環(huán)境活動(dòng)和食品安全、質(zhì)量環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行，為活動(dòng)的可追溯性 經(jīng)及采取改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)。
2、適用范圍
本程序文件適用于與食品安全、質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的所有記錄。
3、職責(zé)
3.1 公司各級負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的編制、處理的審批。
3.2 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的編制、填寫、收集、保存、歸檔、移交、處理。
3.3 管理者代表（食品安全小組組長）負(fù)責(zé)監(jiān)督、審查記錄控制的實(shí)施情況。
3.4 記錄的填寫人員，對所記錄的每一個(gè)數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé)。
4、工作程序
4.1 記錄的范和形式
4.1.1 記錄是記載所實(shí)施的食品安全、質(zhì)量、環(huán)境活動(dòng)或取得成果的客觀證據(jù)。記錄既包括了本單位產(chǎn)生的內(nèi)部記錄，也包括接收的外部記錄。
4.1.2 記錄可以是表格、圖表、報(bào)告、磁帶、磁盤、照片等形式。
4.2 記錄樣式的和審批
4.2.1 各部門根據(jù)工作需要， 可自行編制記錄樣式的草案。編制時(shí)，應(yīng)按《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》給記錄樣式惟一的編碼。
4.2.2 新編制的記錄樣式，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人/公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（可與文件一同審批。單獨(dú)審批時(shí)，采取在背面簽名的方式進(jìn)行。）
4.3 記錄樣式的發(fā)放與更改
4.3.1 按《文件控制程序》的規(guī)定做好記錄樣式的發(fā)放與管理。
4.3.2 文控中心應(yīng)編制在用記錄樣式目錄——“記錄匯總表”，分發(fā)各部門，以便各部門使用。
4.3.3 記錄樣式的更改，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人/公司主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。記錄樣式更改進(jìn)，應(yīng)給予新的版號。發(fā)放更改后的記錄樣式時(shí)，應(yīng)收回舊樣式。
4.4 記錄的管理
4.4.1 填寫要求
記錄的字跡應(yīng)清晰、真實(shí)，并按要求正確填寫，且不應(yīng)隨意涂改。如有錯(cuò)誤，應(yīng)用劃線的方式進(jìn)行更正，并簽名，必要時(shí)注明日期。
4.4.2 收集、歸檔
�。�1）食品安全、質(zhì)量、環(huán)境活動(dòng)的開展均伴隨有記錄的產(chǎn)生，每一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，該項(xiàng)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人應(yīng)將該項(xiàng)記錄整理?xiàng)钗慕挥柘嚓P(guān)部門。各部門由專人負(fù)責(zé)收集有關(guān)記錄。
�。�2）各部門專門負(fù)責(zé)記錄管理的人員，根據(jù)需要復(fù)制規(guī)定份數(shù)發(fā)至有關(guān)部門，分發(fā)時(shí)應(yīng)要求收件人在背后簽字（必要時(shí)）。原件則進(jìn)行分類、裝訂后歸檔。
4.4.3 查閱、借閱
�。�1）已歸檔的記錄，借閱時(shí)應(yīng)填寫“文件借閱登記表”。
�。�2）經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意，可查閱其記錄。
�。�3）所有記錄的原件一律不借給公司以外的單位/人員。
4.4.4 記錄的標(biāo)識、貯存和保護(hù)
（1）記錄按類別裝訂成冊（至少一年裝訂一次），做好名稱、部門、時(shí)間標(biāo)識，保存在適當(dāng)?shù)臋n案柜（箱）中便于查閱，并注意做好防蟲鼠、防潮等工作以防止記錄的損壞、變質(zhì)和丟失。
�。�2）采用其他媒介的記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如軟盤，應(yīng)注意防潮、防壓、防磁，以免貯存內(nèi)容丟失。必要時(shí)，可復(fù)制備份。
4.5 外來記錄的控制
4.5.1 相關(guān)方投訴、建議，以及相關(guān)方食品安全、質(zhì)量、環(huán)境不符合記錄，由對應(yīng)部門向品管部移交。由品管部予以管理。
4.5.2 其他相關(guān)方的記錄由對應(yīng)部門保存。
4.6 記錄的保存期
記錄的保存期按《記錄目錄及其保存期》的規(guī)定執(zhí)行。沒有特別規(guī)定的，保存期為一年。
4.7 記錄的處理
4.7.1 已超過保管期或無查考價(jià)值的記錄，可剔除處理。
4.7.2 記錄的處理方式為銷毀。
4.7.3 需銷毀的記錄，由其管理員填寫“文件銷毀清單”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，文件管理員負(fù)責(zé)銷毀。
5、支持性文件
5.1 《文件控制程序》
5.2 《文件編號、版本變更、部門代碼、文件分發(fā)編號管理規(guī)定》
5.3 《記錄目錄及其保存期》
6、記錄
6.1 記錄匯總表
6.2 文件借閱登記表
6.3文件銷毀申請
