1. 目的
為統(tǒng)一公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件的編寫格式和表述規(guī)則,確保管理體系文件編寫的規(guī)范化,特制定本導(dǎo)則。
2. 適用范圍
適用于公司管理體系覆蓋的所有制定文件的單位/部門。
3. 職責(zé)
技術(shù)中心負(fù)責(zé)管理體系文件編寫導(dǎo)則的制、修訂。
4. 管理活動的內(nèi)容與方法
4.1 管理體系文件的結(jié)構(gòu)
管理體系文件由管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄四個層次構(gòu)成。
4.2 文件的內(nèi)容
4.2.1 管理手冊的內(nèi)容
管理手冊由封面、目錄、概述、正文四個部分組成。
a)封面
b)概述內(nèi)容包括:
1)批準(zhǔn)頁(頒布令);
2)方針和目標(biāo);
3)前言。前言不包含要求,前言中給出文件的來源,版本情況、文件的編制、審核、批準(zhǔn)人。
4)組織簡介;
c)目錄(目錄要列出各章節(jié)的標(biāo)題和頁碼);
d)正文內(nèi)容包括:
1)范圍;
2)引用標(biāo)準(zhǔn);
3)術(shù)語和定義;
4)管理體系;
5)管理職責(zé);
6)資源管理;
7)過程控制;
8)監(jiān)視、測量、分析和改進(jìn);
9)附錄。
4.2.2 程序文件的格式要求
程序文件由封面、目次、前言、程序文件正文四部分組成。
a)封面
b)目次(目次要有程序文件名稱、編號、頁碼);
c)前言;
d)程序文件正文。
4.2.3 作業(yè)文件的格式要求
作業(yè)文件是規(guī)定基層作業(yè)活動的操作性文件,既有技術(shù)性的,也有管理性的,主要闡述工藝、技術(shù)方面的要求,為具體的操作人員提供作業(yè)要求的詳細(xì)信息,以指導(dǎo)操作人員做好規(guī)定的工作。主要對作業(yè)項目內(nèi)容、使用的材料、設(shè)備、實施步驟和方法、操作要領(lǐng)、質(zhì)量判定準(zhǔn)則、控制要求、檢驗與試驗方法等方面進(jìn)行描述,并明確誰來做,什么時間做等相應(yīng)的職責(zé)。
作業(yè)文件的格式:作業(yè)文件由封面和正文組成,正文的末端用橫線斷開表示正文結(jié)束。
4.2.4 單位/部門內(nèi)部文件的格式要求
單位/部門內(nèi)部文件是指由本單位/部門管理和使用且不具備上升為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的的管理/技術(shù)文件。該文件由本單位/部門比照《文件控制程序》的要求自行管管理。
單位/部門內(nèi)部文件的格式:單位/部門內(nèi)部文件由封面和正文組成,正文的末端用橫線斷開表示正文結(jié)束。
4.3 管理體系文件書寫要求
4.3.1 編排
管理體系文件書寫層次可劃分為章、條、段、列項、附錄等。
a) 章:章是文件內(nèi)容劃分的基本單元,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始編號,章要有標(biāo)題。
章號后空一格跟標(biāo)題。正文由頂格空二格起,另起行由頂格起。
b) 條:條是章的細(xì)分,用阿拉伯?dāng)?shù)字編號,一般不宜超過3層,例:4.1、4.2.3。同一層次中有兩個以上的條才可設(shè)條。條號后空一格跟標(biāo)題,正文由頂格空二格起,另起行由頂格起。
c) 段:段是章或條的細(xì)分,不編號。段的正文由頂格空二格起,第二行由頂格起。
d) 列項:列項是由一個句子引出下列平行的分行語句。分行前應(yīng)加破折號或加圓點。如需要識別時,則使用帶半圓括號的小寫拉丁字母序號。在字母形式的列項中,如需進(jìn)一步細(xì)分,則應(yīng)用帶半圓括號的阿拉伯?dāng)?shù)字序號。
e) 附錄:附錄要有附錄號和標(biāo)題,附錄號用英文大寫字母標(biāo)注,附錄標(biāo)題置于附錄條文之上居中的位置。每一個附錄應(yīng)另起一頁。
4.3.2 字體要求
所有管理體系文件的標(biāo)題用3號合體黑體;正文均采用4號宋體,文件的章號及章的標(biāo)題用4號黑體,圖注、腳注用5號宋體。行距為22,頁邊距上、下2.5cm,文件編寫一律采用WORD文檔格式,A4縱向紙型(圖表除外)。
4.3.3 管理體系文件正文應(yīng)從單數(shù)頁起排。
4.4 版號
管理手冊和程序文件的封面應(yīng)標(biāo)注版號
版次/修改次數(shù)
版次----用A、B、C …表示版次;
修改次數(shù)-----用1、2、3 …表示修改次數(shù)。
例:A/0-----表示第一版,未修改過;
B/1------表示第二版,第1次修訂。