一、內(nèi)部審核工作存在的問(wèn)題
(一)審核員綜合能力不夠
管理體系內(nèi)部審核員都經(jīng)過(guò)相應(yīng)管理體系知識(shí)和審核技能的培訓(xùn),來(lái)自于企業(yè)各部門(mén),對(duì)企業(yè)內(nèi)部情況比較了解。但由于審核員在文化水平、專(zhuān)業(yè)背景、具體崗位和性格和情緒、責(zé)任心等方面的差異,以及對(duì)管理體系知識(shí)的掌握、溝通技能方面的問(wèn)題,在審核中會(huì)存在專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足、審核覆蓋面不夠廣、檢查點(diǎn)代表性不夠強(qiáng)、證據(jù)認(rèn)知有差異、溝通技能欠缺等方面的問(wèn)題,導(dǎo)致審核結(jié)果與實(shí)際狀況存在偏差,或者導(dǎo)致審核員與受審核方產(chǎn)生矛盾。
(二)審核受到內(nèi)部干擾
內(nèi)部審核員來(lái)自于企業(yè)各部門(mén),一般以部門(mén)專(zhuān)責(zé)、班組長(zhǎng)為骨干,個(gè)別內(nèi)部審核員來(lái)自基層生產(chǎn)班組,在開(kāi)展審核工作時(shí),難免產(chǎn)生自身心理壓力或受到外部干擾。有的內(nèi)部審核員面對(duì)平時(shí)作為管理者的受審核方,甚至是自己的上級(jí),如班長(zhǎng)審核部門(mén)經(jīng)理,存在為難情緒甚至畏懼心理,不能按相關(guān)管理文件要求進(jìn)行嚴(yán)格審核;有的內(nèi)部審核員面對(duì)不同意見(jiàn),不敢堅(jiān)持自己的看法,也不能堅(jiān)持原則。
(三)內(nèi)部審核員責(zé)權(quán)利不一致
內(nèi)部審核員在審核工作中面臨技術(shù)要求和公正性的考驗(yàn),要高質(zhì)量和公平公正地完成審核任務(wù)需要投入更多的精力去學(xué)習(xí)掌握相關(guān)知識(shí)和技能,還要承受較大的心理壓力。但企業(yè)內(nèi)部審核員一般都是兼職的,并且在絕大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部審核員是沒(méi)有報(bào)酬的,崗位額外付出卻沒(méi)有收獲,責(zé)權(quán)利不對(duì),導(dǎo)致內(nèi)部審核員積極性不高,責(zé)任心不強(qiáng),時(shí)間長(zhǎng)了,部分基層生產(chǎn)管理骨干不想再當(dāng)內(nèi)部審核員。
(四)對(duì)審核結(jié)果不夠重視
由于企業(yè)對(duì)審核結(jié)果沒(méi)有有效懲罰制度,或者怕得罪人,導(dǎo)致審核員不開(kāi)或慎開(kāi)不符合項(xiàng),審核發(fā)現(xiàn)結(jié)論避重就輕。內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)一般分為觀(guān)察項(xiàng)、一般不符合項(xiàng)和嚴(yán)重不符合項(xiàng)三類(lèi),如果審核發(fā)現(xiàn)對(duì)管理體系正常運(yùn)行存在重大影響或者一般不符合項(xiàng)重復(fù)發(fā)現(xiàn),應(yīng)該定義為嚴(yán)重不符合項(xiàng)。有的內(nèi)部審核員怕得罪人,造成有的企業(yè)管理體系運(yùn)行多年,在內(nèi)部審核中沒(méi)有開(kāi)出一個(gè)嚴(yán)重不符合項(xiàng),有的企業(yè)在定期內(nèi)部審核中一般不符合項(xiàng)越來(lái)越少且同質(zhì)化、重復(fù)化嚴(yán)重,甚至有在一次包括體系全面要素和范圍的內(nèi)部審核中沒(méi)有開(kāi)出一般不符合項(xiàng),而全部作為觀(guān)察項(xiàng)處理的情況。這是管理體系運(yùn)行中對(duì)內(nèi)部審核結(jié)果缺乏重視和考核導(dǎo)致的。
二、改進(jìn)內(nèi)部審核工作的對(duì)策
(一)嚴(yán)格把好內(nèi)部審核員入口關(guān)
內(nèi)部審核員是決定內(nèi)部審核質(zhì)量的重要因素,因此,應(yīng)首先從選拔內(nèi)部審核員開(kāi)始,把好內(nèi)部審核工作基礎(chǔ)關(guān)。
1. 設(shè)置學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)門(mén)檻
審核是一種復(fù)雜的管理活動(dòng),在內(nèi)部審核過(guò)程中不但要求審核員具有較扎實(shí)的文化知識(shí),也要具備與所審核范圍主要業(yè)務(wù)相匹配的專(zhuān)業(yè)知識(shí),以及在本企業(yè)較為豐富的管理經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)在選拔內(nèi)部審核員時(shí),一般應(yīng)選擇大專(zhuān)及以上學(xué)歷,具有與本企業(yè)生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)相同或者相近的專(zhuān)業(yè)背景,并具有一定管理體系推貫工作經(jīng)驗(yàn)的人。
2. 經(jīng)過(guò)培訓(xùn)和持證上崗
內(nèi)部審核員應(yīng)具有相應(yīng)的管理體系知識(shí)和審核技能。企業(yè)應(yīng)組織員工參加相應(yīng)管理體系知識(shí)的學(xué)習(xí),通過(guò)管理體系內(nèi)部審核員培訓(xùn)合格,取得相應(yīng)管理體系內(nèi)部審核員資格證書(shū),才能作為備選內(nèi)部審核員。同時(shí)在取得內(nèi)部審核員資格證書(shū)后,每年應(yīng)組織內(nèi)部審核員參與審核方面相應(yīng)的學(xué)習(xí)、考試、考察和交流活動(dòng),逐漸提高審核能力。
3. 選拔合適的內(nèi)部審核員
企業(yè)內(nèi)部審核員的選拔,應(yīng)考慮候選人員的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)、工作崗位、溝通能力、工作態(tài)度、管理體系知識(shí)、審核技能等,一般應(yīng)選擇大專(zhuān)以上學(xué)歷,具備5年以上工作經(jīng)驗(yàn),技術(shù)或管理專(zhuān)責(zé)以上職位的人員;應(yīng)注意考察選用溝通能力強(qiáng)、工作態(tài)度好、工作責(zé)任心強(qiáng)的員工,年齡一般在30~50歲的員工做內(nèi)部審核員最合適。如果是制造型企業(yè),內(nèi)部審核員應(yīng)具有生產(chǎn)技術(shù)崗位工作經(jīng)歷、現(xiàn)在任職技術(shù)或者管理崗位的人員,如專(zhuān)責(zé)、生產(chǎn)管理或技術(shù)部門(mén)部長(zhǎng)(經(jīng)理)、主任等,應(yīng)盡量不要選擇財(cái)務(wù)、黨委辦等綜合管理或后勤服務(wù)部門(mén)人員和基層班組人員擔(dān)任內(nèi)部審核員,以避免審核不專(zhuān)業(yè)的情況發(fā)生。另外,可實(shí)行內(nèi)部審核員任職制,結(jié)合情況變化,逐年適當(dāng)調(diào)整審核員,以保證審核員的數(shù)量和質(zhì)量。
(二)加強(qiáng)內(nèi)部審核管理工作
加強(qiáng)內(nèi)部審核管理工作,檢查管理體系運(yùn)行的符合性和有效性,是有效提高企業(yè)管理體系運(yùn)行成效的重要方法。企業(yè)內(nèi)部審核管理包括審核組織工作管理、審核結(jié)果管理和內(nèi)部審核員管理三方面的內(nèi)容,這三方面是相輔相成,相互影響的。
1.做好審核組織工作管理
在組織企業(yè)內(nèi)部審核時(shí),應(yīng)事先做好內(nèi)部審核策劃,明確審核范圍,公布各受審核部門(mén)(或班組)的審核條款或要素,合理搭配好各小組審核人員,注意能力均衡和避免自己審核自己的相關(guān)業(yè)務(wù),準(zhǔn)確安排好各項(xiàng)審核事務(wù)的時(shí)間和地點(diǎn)。對(duì)于工作時(shí)間比較特殊(如需倒班運(yùn)行)的受審核部門(mén),審核小組應(yīng)提前聯(lián)系協(xié)商現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)間和進(jìn)度,應(yīng)盡量不因?qū)徍硕绊懓踩a(chǎn)工作。
2.合理處理審核結(jié)果
首先,應(yīng)樹(shù)立內(nèi)部審核員的權(quán)威,讓其在公平公正審核中得到尊重,審核結(jié)果得到認(rèn)可。其次,要加強(qiáng)對(duì)審核結(jié)果的跟蹤處理。對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的觀(guān)察項(xiàng),口頭或者書(shū)面提醒改進(jìn),不必提交改進(jìn)證據(jù);對(duì)一般不符合和嚴(yán)重不符項(xiàng),應(yīng)要求責(zé)任者及時(shí)組織整改,并由內(nèi)部審核員經(jīng)過(guò)驗(yàn)證后關(guān)閉;對(duì)重復(fù)發(fā)生的問(wèn)題應(yīng)作升級(jí)定性處理,如一般不符合升級(jí)為嚴(yán)重不符合。保持體系正常運(yùn)行只是各崗位人員履行日;韭氊(zé),對(duì)嚴(yán)重不符合的責(zé)任部門(mén)(班組)應(yīng)進(jìn)行處罰并重點(diǎn)跟蹤整改,以確保嚴(yán)重影響管理體系運(yùn)行的事件不再發(fā)生。
3.加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部審核員的管理
首先要選拔合適的內(nèi)部審核員,確保其既有能力又想做好審核工作;其次要盡量做到責(zé)權(quán)利一致,讓內(nèi)部審核員在做好審核工作的同時(shí)得到一定的報(bào)酬;再次就是要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部審核員的監(jiān)督,制定行為準(zhǔn)則,審核主管部門(mén)應(yīng)全程跟蹤內(nèi)部審核員在審核過(guò)程中的表現(xiàn);最后應(yīng)對(duì)內(nèi)部審核員的審核工作進(jìn)行考核,做得好的給予獎(jiǎng)勵(lì),做得不足的給予提醒或者調(diào)整。