當(dāng)?shù)谝淮蔚绞軐徍私M織審核時(shí)，作為實(shí)習(xí)審核員的我，心情十分緊張，如何編寫(xiě)檢查表，如何向受審核方的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)提問(wèn)，如何現(xiàn)場(chǎng)抽樣，如何查閱樣本。真如老虎吃刺猬，不知如何下口。

 

    根據(jù)中國(guó)發(fā)布的審核員的注冊(cè)準(zhǔn)則及其實(shí)施指南的要求，要想成為一名注冊(cè)審核員，必須在技能和知識(shí)方面滿足體系和審核所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)以及審核程序、過(guò)程和技巧等能力，且這些能力應(yīng)在作為審核組成員至少完成4次完整體系審核，且現(xiàn)場(chǎng)審核人日不少于20天中獲得。內(nèi)容多、要求嚴(yán)、時(shí)間緊，如何才能完成實(shí)習(xí)要求？筆者的切身經(jīng)驗(yàn)是應(yīng)該在熟悉標(biāo)準(zhǔn)、編寫(xiě)檢查表、現(xiàn)場(chǎng)抽樣、編寫(xiě)不合格報(bào)告等方面下足工夫。

 

 

    作為審核隊(duì)伍中的一名新人，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，不僅從字面上認(rèn)識(shí)和理解了標(biāo)準(zhǔn)，還掌握了一些審核的基本理論，但在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)如何依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用審核技能完成審核任務(wù)，還需要從實(shí)踐中取得經(jīng)驗(yàn)。

 

    ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)1.2條款指出：“本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類(lèi)型、不同規(guī)模和提供不同產(chǎn)品的組織。”這就給了標(biāo)準(zhǔn)的使用者適宜的靈活性。而且，標(biāo)準(zhǔn)中的條款多處使用了“適當(dāng)時(shí)”、“適用時(shí)”、“適宜時(shí)”、“必要時(shí)”、“只要可能”等，更給了標(biāo)準(zhǔn)的使用者結(jié)合實(shí)際、靈活處置之便 。

 

    在現(xiàn)實(shí)中，因?yàn)槭軐徍私M織的產(chǎn)品不同，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款的側(cè)重點(diǎn)不同，就是生產(chǎn)同一種產(chǎn)品的不同組織，也可能因?yàn)楣に嚨牟煌�，確定的過(guò)程存在一定的差別。這就要求審核員熟悉標(biāo)準(zhǔn)、理解標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，既不能拘泥成法，生搬硬套，更不能脫離標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能對(duì)體系的適宜性、充分性、有效性做出正確的判斷　認(rèn)真對(duì)待每一次實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)。

 

 

    一份有價(jià)值的檢查表，體現(xiàn)的是審核員的審核思路。條理清晰的檢查表，能使審核中保持審核目標(biāo)的明確、審核目的的周密完整，以及審核的節(jié)奏等，還能減少審核員的偏見(jiàn)和隨意性。;

 

    我第一次編寫(xiě)檢查表差不多用了一個(gè)通宵，但還是條理不清、重點(diǎn)不突出。事后，我在認(rèn)真學(xué)習(xí)和研究了級(jí)別審核員的檢查表后發(fā)現(xiàn)，我編寫(xiě)的檢查表忽視了受審核方產(chǎn)品和過(guò)程的特點(diǎn)，只把條文變成了疑問(wèn)句，而且，檢查表只列出了審核項(xiàng)目，缺少審核方法和對(duì)抽樣量的策劃。

 

    這時(shí)，我才認(rèn)識(shí)到應(yīng)該如何編寫(xiě)檢查表。首先，要明確審核原則，就是體系標(biāo)準(zhǔn)、受審核方現(xiàn)行有效的體系文件、適用于組織的產(chǎn)品及過(guò)程的法律法規(guī)等要素。其次，要認(rèn)真閱讀受審核組織的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，以便了解受審核組織的基本情況，以及專業(yè)技術(shù)知識(shí)，如產(chǎn)品及服務(wù)的提供過(guò)程、產(chǎn)品及服務(wù)所需主要設(shè)施、主要監(jiān)測(cè)設(shè)施等，做到心中有數(shù)。第三，要明確審核序列。初次審核和復(fù)審是關(guān)系到受審核組織能否獲得和保持認(rèn)證證書(shū)的問(wèn)題，時(shí)間相對(duì)充裕，檢查表準(zhǔn)備要詳細(xì)。監(jiān)督審核時(shí)間較短，要突出重點(diǎn)。第四，要清楚審核計(jì)劃。審核計(jì)劃將由組長(zhǎng)在審核組預(yù)備會(huì)議上傳達(dá)。會(huì)上，審核組長(zhǎng)還要介紹受審核方的基本概況、產(chǎn)品和過(guò)程的特點(diǎn)及控制要點(diǎn)，明確審核重點(diǎn)，下達(dá)現(xiàn)場(chǎng)審核任務(wù)并對(duì)實(shí)習(xí)審核員進(jìn)行培訓(xùn)，講明審核活動(dòng)的時(shí)間安排和審核路線等要求。這些信息對(duì)實(shí)習(xí)審核員準(zhǔn)備檢查表及提高自己的審核水平尤為必要。

 

 

    抽樣是審核的基本方法。由于審核時(shí)間的限制，審核員不可能檢查到審核范圍內(nèi)的所有活動(dòng)、操作、過(guò)程、文件記錄，只能以樣本來(lái)證實(shí)相應(yīng)的審核對(duì)象是否符合要求。從這個(gè)意義上說(shuō)，審核就是一個(gè)抽樣調(diào)查的過(guò)程，具有一定的局限性，也具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。要保證審核的系統(tǒng)性和完整性，選定的樣本必須應(yīng)該具有代表性。自己一定要堅(jiān)持“親”、“量”、“層”、“均”、“信”五字方針。“親”就是親至現(xiàn)場(chǎng)抽樣，不能由受審核組織推薦提供。“量”是要保證一定的數(shù)量。抽取的樣本通常有兩種狀況，一是現(xiàn)場(chǎng)樣本數(shù)量的抽取，一般情況下，初次審核時(shí)為受審核組織所有現(xiàn)場(chǎng)數(shù)的平方根取整；復(fù)審時(shí)與初次審核相同，或可減少為現(xiàn)場(chǎng)數(shù)量平方根的0.8倍；監(jiān)督審核為現(xiàn)場(chǎng)數(shù)量平方根的0.6倍。二是抽取工作樣本，一般以3～5個(gè)為宜。“層”是指要分層抽樣，按照產(chǎn)品、活動(dòng)、設(shè)備、生產(chǎn)線、崗位或記錄等分層。“均”是要適度均衡，要綜合考慮各個(gè)部門(mén)抽取的樣本量，不能此多彼少。“信”就是要相信自己的樣本。

 

    剛開(kāi)始時(shí)，我總想在一個(gè)部門(mén)找出些不合格，以證明自己的認(rèn)真。同行的級(jí)別審核員及時(shí)給我指出，“審核尋找的是審核證據(jù)而非不合格項(xiàng)，要對(duì)抽樣調(diào)查的結(jié)果有信心。
 

 

    作為實(shí)習(xí)審核員，首先要弄清不符合項(xiàng)就是體系審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不合格。第二，要弄清不符合項(xiàng)形成原因的3種情況：一是體系文件不符合標(biāo)準(zhǔn)，二是體系現(xiàn)狀未按體系文件或適用的法律法規(guī)的要求執(zhí)行，三是體系運(yùn)行的結(jié)果未達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。第三，要正確界定嚴(yán)重不符合項(xiàng)和一般不符合項(xiàng)。判定為不符合項(xiàng)及其性質(zhì)時(shí)，要經(jīng)審核組的級(jí)別審核員和審核組長(zhǎng)的同意。特別是嚴(yán)重不符合項(xiàng)的判定，要經(jīng)全審核組討論并報(bào)認(rèn)證機(jī)構(gòu)同意后再定。因?yàn)樗鼘?duì)受審核方能否通過(guò)體系認(rèn)證具有關(guān)鍵性的作用。

 

 

    現(xiàn)場(chǎng)審核主要是通過(guò)觀察、查閱文件和記錄、提問(wèn)與交談、追蹤驗(yàn)證等方法來(lái)實(shí)施。從哪兒開(kāi)始問(wèn)起以及怎么問(wèn)，是有一定技巧的。雖然書(shū)本里介紹了如“開(kāi)放式”、“封閉式”、“澄清式”等多種方法，但采取何種方法最合適，要因人而異。如審核領(lǐng)導(dǎo)層時(shí)，審核組的級(jí)別審核員告訴我說(shuō)，可以先讓領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)明介紹一下組織的概況，逐步引入主題。如果受審核方的整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)班子參加，就不要只問(wèn)一位領(lǐng)導(dǎo)，那樣會(huì)給其他領(lǐng)導(dǎo)造成錯(cuò)覺(jué)，好像審核與自己無(wú)關(guān)，而應(yīng)逐個(gè)詢問(wèn)，既可活躍氣氛又增強(qiáng)了其他領(lǐng)導(dǎo)的信心。提問(wèn)時(shí)，對(duì)審核對(duì)象的回答要仔細(xì)傾聽(tīng)，表現(xiàn)出感興趣的表情，同時(shí)要注意引導(dǎo)。

 

    審核中，對(duì)調(diào)查獲取的信息和證據(jù)做好記錄。記錄應(yīng)清楚、準(zhǔn)確、具體，易于再查。記錄時(shí)，要把審核取證時(shí)間、地點(diǎn)、調(diào)查對(duì)象、主要過(guò)程和活動(dòng)實(shí)施概要、憑證材料、涉及的文件、標(biāo)識(shí)以及不符合事實(shí)的主要情節(jié)、具有可追溯性的信息等反映出來(lái)。

 

    觀察也很重要。在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)要仔細(xì)觀察審核現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境、設(shè)備狀態(tài)、產(chǎn)品和標(biāo)識(shí)、過(guò)程和記錄等。當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查以確定審核證據(jù)。如發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)時(shí)，應(yīng)適當(dāng)增加抽樣量，以確定所發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)是屬于偶然問(wèn)題還是系統(tǒng)問(wèn)題。

 

    審核要靠口問(wèn)、耳聽(tīng)、眼看、手寫(xiě)。實(shí)習(xí)審核員要注意鍛煉這些方面的能力。再者，在審核組內(nèi)的例會(huì)上，要爭(zhēng)取先發(fā)言，主動(dòng)談出自己的看法和認(rèn)識(shí)，表明自己的看法，級(jí)別審核員會(huì)根據(jù)自己的發(fā)言給予具體分析和指導(dǎo)，做出恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)論。

 

    天下無(wú)難事，只怕有心人。每位實(shí)習(xí)審核員只要用心，都能盡快成長(zhǎng)為一名級(jí)別審核員。

 

 

    1、接到通知之后，主動(dòng)與審核組長(zhǎng)聯(lián)系，從而得到審核計(jì)劃。

 

    2、根據(jù)審核計(jì)劃，看看你所在的組，看看需要審核的條款。

 

    3、一定要熟悉條款，的別是公共條款（文件，記錄，管理評(píng)審等）。

 

    4、實(shí)習(xí)生是不可以獨(dú)立審核的，但是現(xiàn)實(shí)中就是可以的，所以要求你去獨(dú)立審核的時(shí)候，你要扛的起。

 

   5、最好自己根據(jù)審核計(jì)劃編寫(xiě)審核檢查表，防止萬(wàn)一某一個(gè)條款你不熟悉。

 

    6、在整個(gè)審核過(guò)程中，自己要用心去學(xué)，去看，去記。

 

 

    一、少說(shuō)多聽(tīng)。

 

    二、多聽(tīng)少問(wèn)，（問(wèn)的時(shí)候要注意場(chǎng)合）。

 

    三、很多事情并不是按理論流程來(lái)的，所以自己心中有數(shù)就可以了。

 

    四、實(shí)習(xí)審核員：最少4次完整的體系，15天現(xiàn)場(chǎng)，20天總經(jīng)歷。