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最高管理者是組織建立管理體系的戰(zhàn)略決策者，是推進、實施管理體系并持續(xù)改進其有效性的關(guān)鍵人物。所以，在管理體系的審核過程中與最高管理者的溝通也同樣是審核的關(guān)鍵。
對審核不感興趣，尋找各種理由躲避審核，甚至帶有抵觸情緒的最高管理者確實比以前多了，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因不排除部分最高管理者對認證審核、管理體系的作用在認識上存在差距，而作為審核人員從自身查找和總結(jié)原因也是很有必要的。
由于審核有效性不高，針對性不強，導(dǎo)致受審核方最高管理者不感興趣應(yīng)是一個重要因素。要想提高對最高管理者審核的有效性，同時，通過審核提高最高管理者對認證、管理體系在企業(yè)管理中所起作用的認識，我認為應(yīng)抓好以下兩個審核活動：
一、最高管理者和管理層的審核
組織最高管理者和管理層均是經(jīng)過商場實戰(zhàn)磨礪出來的優(yōu)秀管理者，在審核最高管理者和管理層時，選擇適宜的審核方法與營造和諧、融洽的審核氛圍顯得尤為重要。
1、為更好地與最高管理者溝通，在初次審核前應(yīng)盡可能通過體系文件、與受審核方溝通、網(wǎng)絡(luò)查詢等方式對受審核方的背景、行業(yè)地位、所涉及的行業(yè)特點與發(fā)展趨勢、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、過程特點、管理特點等信息進行收集，儲備交流的題材，為現(xiàn)場能夠進行良好溝通、提出有深度的問題奠定堅實的基礎(chǔ)。在實施監(jiān)督審核和再認證審核時，還應(yīng)特別注意關(guān)注上次審核的總體情況，必要時與上次審核組人員進行溝通和交流。
2、在審核過程中，應(yīng)盡量使用易于理解、通俗易懂的語言進行交流，切忌僅僅利用標準中的語言。比如談“策劃”時，可以改為更易于理解的“規(guī)劃”；談到“方針和目標”時，可以改為常用的“戰(zhàn)略、宗旨、目標、計劃”等詞語。
3、注意營造輕松、和諧的審核氛圍，避免“我問你答”或“你說我記”這類簡單的方式，應(yīng)多交談、少查閱，注重交流、溝通。
4、利用審核機會，結(jié)合具體標準內(nèi)容進行“掃盲教育”，提高對標準的理解，增強溝通的有效性。
5、通過列舉、講述自己審核過的一些獲證組織通過管理體系良好運行獲得收益的實例，增加管理層的感性認識，讓其感悟到認證的作用和意義，努力提高其認知程度，引發(fā)對認證、管理體系的興趣。
二、審核情況交流會
1、審核情況交流會是審核組在獲得大量客觀證據(jù)的背景下，向受審核方管理層通報審核結(jié)果，聽取受審核方意見的一次正式的溝通會議。審核情況交流會的主要目的是讓受審核方管理層真實地、客觀地了解審核組的審核結(jié)果，特別是讓他們知曉組織在管理上、體系運行中目前存在的主要問題和今后的改進方向，同時，對不合格項及審核結(jié)論達成共識。
2、審核情況交流會的形式應(yīng)力求規(guī)范。通常，審核組長應(yīng)先就本次交流會的目的、內(nèi)容進行簡要說明。然后，審核組成員逐一報告各自分工審核的結(jié)果。表述的方式，宜從企業(yè)管理者的角度來說明所發(fā)現(xiàn)的突出問題。審核組長做總結(jié)性發(fā)言時，應(yīng)先對受審核方體系運行的成效給予充分肯定，然后再指出不足，確認不符合項，通報審核結(jié)論。最后，可對目前管理存在的薄弱環(huán)節(jié)，今后體系運行保持、持續(xù)改進等方面提出方向性、建設(shè)性的建議，并介紹一些先進的管理方法和工具。這樣，無論怎樣的管理者，都會易于接受審核的結(jié)果，樂于再次接受審核，才會起到提高組織管理者管理水平和管理意識，滿足組織高速發(fā)展的管理需求的目的。同時，也是增值審核、認證技術(shù)服務(wù)的一種具體體現(xiàn)。
3、會前，審核組長要對組員提出充分準備的要求。審核組向受審核方最高管理者和管理層通報審核結(jié)果是對方十分關(guān)注的問題。管理層對審核組成員發(fā)言的實際感受，是評價審核組每位成員能力、水平、服務(wù)意識最直接的途徑。因此，每一位審核組成員不應(yīng)掉以輕心，隨意發(fā)言，必須認真準備。審核組成員要將各自的審核發(fā)現(xiàn)進行分析、整理，形成發(fā)言提綱。對于要指出的問題應(yīng)是組織體系目前運行中最優(yōu)先解決的問題，是帶有普遍性、傾向性，對體系有重要影響的關(guān)鍵問題。并且，這些問題應(yīng)以客觀事實為評價標準和依據(jù)，不加入個人喜好、主觀臆斷的問題。同時，不要把小問題和眾多的具體問題也擺出來。
4、交流會也要營造好的氣氛，講究溝通藝術(shù)。審核組的發(fā)言，要留有余地，點到為止。并且，溝通時不要忘記多用“僅供參考”這類謙虛的語言，避免使用盛氣凌人、主觀武斷的口氣講話。通過審核情況交流會，與受審核方管理層交朋友，讓其體會到審核組是真心實意地在幫助他們，不是來專挑毛病的，最終達到不斷激勵組織提升管理水平，持續(xù)改進管理體系的目的。
以上就是我對審核最高管理者和管理層的一點體會。相信通過我們審核人員的不懈努力，會促使認證組織管理者在管理體系運行的理念、方法和思路上有新的認識，從而推動組織可持續(xù)發(fā)展。
