人類自覺改造世界的生產(chǎn)經(jīng)營活動,是利用各種資源實現(xiàn)價值增值的過程。要實現(xiàn)價值增值的目的,過程必須具備三個特征:可控制,可改進,可追溯。這三個特征的實現(xiàn),必須依賴記錄,記錄是通過客觀描繪"過程的軌跡",使過程可控制、可改進、可追溯。
記錄是過程可控制的基礎(chǔ)
管理體系采用過程的方法,推崇過程管理的模式。要有好的結(jié)果,必須通過控制控制過程實現(xiàn)既定的目標。可控制,就是為了確保過程達到預(yù)期目的,必須對過程的運行情況進行控制?刂剖且罁(jù)控制標準與過程的實際運行情況進行對照,發(fā)現(xiàn)問題并進行糾正的活動。過程的實際運行情況是靠測量實現(xiàn)的,過程測量會形成過程的有關(guān)記錄,如生產(chǎn)過程中各種工藝參數(shù)的記錄等。當所記錄的過程參數(shù)超出設(shè)定的控制標準后,應(yīng)立即糾偏,以確保過程在設(shè)定的范圍內(nèi)運行。因此,過程的記錄要完整。它可能是對過程的實時連續(xù)記錄,也可能是對重要的監(jiān)測點進行記錄,隨意產(chǎn)生的記錄往往不能產(chǎn)生預(yù)期效果。
目前,很多企業(yè)在管理中仍然存在相當多的隨意性,對一些重要管理活動缺乏策劃,沒有落實相應(yīng)的管理程序與要求,沒有形成充足的證據(jù),即記錄。沒有記錄,就無法對過程進行控制,管理活動就會有較大的隨意性,就會出現(xiàn)一些失控的"死角和交叉帶"。因此,對活動記錄的完善是體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。
記錄是過程可改進的前提
持續(xù)改進是管理體系的基本要求,實現(xiàn)體系的微觀基礎(chǔ)是實現(xiàn)對每個過程的改進。對體系和對過程的改進都是通過PDCA循環(huán)實現(xiàn)的,即通過計劃、執(zhí)行、檢查、處置四個環(huán)節(jié)形成一個管理閉環(huán),形成一個連續(xù)的過程鏈,上一個環(huán)節(jié)是下一個環(huán)節(jié)的輸入。從管理改進是一種管理決策,有效地決策必須建立在數(shù)據(jù)和信息分析的基礎(chǔ)上;谑聦嵉臎Q策,首先要有基于記錄的事實。
從很多企業(yè)的情況看,用于管理改進的記錄不是太多,太繁瑣的問題,而是不全面、不完整、不規(guī)范的問題。精細化管理較之以前的粗放管理可能是一種"繁瑣",但經(jīng)過梳理、規(guī)范和系統(tǒng)化后,將逐漸顯現(xiàn)其效應(yīng)。首先,要達到每個流程都清晰的設(shè)計和使用必要的記錄;然后,是記錄數(shù)量和格式內(nèi)容的改進與精簡,數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)化,數(shù)據(jù)采集自動化,有效信息共享化,重要信息安全化。這些目標有助于過程的改進和完善。
記錄是過程可追溯的保證
可追溯是通過建立過程與記錄的映射關(guān)系,通過記錄反映過程運行的特征?勺匪萏卣饕彩强煽刂坪透倪M的基礎(chǔ)?勺匪莸淖饔冒▋蓚方面:一是確保過程在出現(xiàn)問題之后采取形影的措施,二是對出現(xiàn)問題的過程進行責任追究。第一個方面的作用是通過控制與改進實現(xiàn)的,第二個方面的作用在于對過程的操作者和管理者產(chǎn)生一定的約束作用,促使其嚴格按照過程要求進行操作和管理。
記錄還是"盡職盡責"的證據(jù),工作完成得好,它是業(yè)績的記載;工作除了紕漏,它是"免責"的依據(jù)。例如,在一個無人難題的責任認定中,有些記錄的缺失,成了一些人心中永遠的痛。雖然盡了應(yīng)盡的職責,做出了正確的判斷,并表達了自己的決策意見和建議,但因為沒有留下記錄,查無證據(jù),不得不接受處罰。在工作中、活動中留下關(guān)鍵證據(jù)(記錄)的重要性和必要性,已被越來越多的人認識和利用。
記錄是過程可控制的基礎(chǔ)
管理體系采用過程的方法,推崇過程管理的模式。要有好的結(jié)果,必須通過控制控制過程實現(xiàn)既定的目標。可控制,就是為了確保過程達到預(yù)期目的,必須對過程的運行情況進行控制?刂剖且罁(jù)控制標準與過程的實際運行情況進行對照,發(fā)現(xiàn)問題并進行糾正的活動。過程的實際運行情況是靠測量實現(xiàn)的,過程測量會形成過程的有關(guān)記錄,如生產(chǎn)過程中各種工藝參數(shù)的記錄等。當所記錄的過程參數(shù)超出設(shè)定的控制標準后,應(yīng)立即糾偏,以確保過程在設(shè)定的范圍內(nèi)運行。因此,過程的記錄要完整。它可能是對過程的實時連續(xù)記錄,也可能是對重要的監(jiān)測點進行記錄,隨意產(chǎn)生的記錄往往不能產(chǎn)生預(yù)期效果。
目前,很多企業(yè)在管理中仍然存在相當多的隨意性,對一些重要管理活動缺乏策劃,沒有落實相應(yīng)的管理程序與要求,沒有形成充足的證據(jù),即記錄。沒有記錄,就無法對過程進行控制,管理活動就會有較大的隨意性,就會出現(xiàn)一些失控的"死角和交叉帶"。因此,對活動記錄的完善是體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。
記錄是過程可改進的前提
持續(xù)改進是管理體系的基本要求,實現(xiàn)體系的微觀基礎(chǔ)是實現(xiàn)對每個過程的改進。對體系和對過程的改進都是通過PDCA循環(huán)實現(xiàn)的,即通過計劃、執(zhí)行、檢查、處置四個環(huán)節(jié)形成一個管理閉環(huán),形成一個連續(xù)的過程鏈,上一個環(huán)節(jié)是下一個環(huán)節(jié)的輸入。從管理改進是一種管理決策,有效地決策必須建立在數(shù)據(jù)和信息分析的基礎(chǔ)上;谑聦嵉臎Q策,首先要有基于記錄的事實。
從很多企業(yè)的情況看,用于管理改進的記錄不是太多,太繁瑣的問題,而是不全面、不完整、不規(guī)范的問題。精細化管理較之以前的粗放管理可能是一種"繁瑣",但經(jīng)過梳理、規(guī)范和系統(tǒng)化后,將逐漸顯現(xiàn)其效應(yīng)。首先,要達到每個流程都清晰的設(shè)計和使用必要的記錄;然后,是記錄數(shù)量和格式內(nèi)容的改進與精簡,數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)化,數(shù)據(jù)采集自動化,有效信息共享化,重要信息安全化。這些目標有助于過程的改進和完善。
記錄是過程可追溯的保證
可追溯是通過建立過程與記錄的映射關(guān)系,通過記錄反映過程運行的特征?勺匪萏卣饕彩强煽刂坪透倪M的基礎(chǔ)?勺匪莸淖饔冒▋蓚方面:一是確保過程在出現(xiàn)問題之后采取形影的措施,二是對出現(xiàn)問題的過程進行責任追究。第一個方面的作用是通過控制與改進實現(xiàn)的,第二個方面的作用在于對過程的操作者和管理者產(chǎn)生一定的約束作用,促使其嚴格按照過程要求進行操作和管理。
記錄還是"盡職盡責"的證據(jù),工作完成得好,它是業(yè)績的記載;工作除了紕漏,它是"免責"的依據(jù)。例如,在一個無人難題的責任認定中,有些記錄的缺失,成了一些人心中永遠的痛。雖然盡了應(yīng)盡的職責,做出了正確的判斷,并表達了自己的決策意見和建議,但因為沒有留下記錄,查無證據(jù),不得不接受處罰。在工作中、活動中留下關(guān)鍵證據(jù)(記錄)的重要性和必要性,已被越來越多的人認識和利用。