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審核的有效性不等于體系運行有效性的全部，成功的審核是客觀公正地進行審核發(fā)現(xiàn)，并有效地利用審核發(fā)現(xiàn)不斷地改進體系和運行的績效。
一、有效開展內(nèi)審的兩個條件
1. 你對所審核領域的專業(yè)活動是明白的。
2. 你已是一個成熟的審核員（至少不是一個吹毛求疵的人）
說明：第1條，如果對你所審核的活動、過程、產(chǎn)品或服務一無所知，提供再詳細的檢查表也無法提高審核有效性，因為你除了照著檢查表念問題不敢有任何延伸的提問，因此合格的審核員應對即將審核的領域應熟悉了解。
第2條，不吹毛求疵絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點。而是要始終堅持“有效性”的審核觀念。例如，對于ISO9001的內(nèi)審，某工位未制定作業(yè)指導書，就以此開不符合項就有些牽強。應基于風險的思維繼續(xù)審核以確認以下問題：①該工序是否簡單？②是否是非重要工序？③員工是否清楚如何操作？④該工序是否從未出現(xiàn)過質(zhì)量問題（可查詢制程異常清單等）。
如果以上4個問題的答案均為“是”，則不建議開不符合項。別擔心不妥，對于只有1~2個步驟的簡單工序，就算編一個文件掛在那里，也不見得能提高什么，而且還會讓被審核方認為你是一個過于較真的人。
注：以上“作業(yè)指導書”的問題對于IATF16949:2016的內(nèi)審不適用，因為IATF16949:2016要求為每一個工序制定標準作業(yè)指導書，見8.5.1.2。它要求員工不僅會操作，而且要保證每一個員工在該工序的作業(yè)都是標準化、一致性的。
但對于使用“已過校準有效期”的量具檢驗產(chǎn)品是一定要開不符合項的，這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風險。如果抽到的所有量具過期或未校準，那就是嚴重的不符合項了。
二、審核的第一步你應該先收集
標準的要求；
體系文件的要求；
上次審核中集中的問題點；
管理中的重點和難點；
已知該部曾發(fā)生過的管理問題。
三、而后開始相應的策劃
過程的順序；
關鍵點的關注；
時間的有效分配；
合理的人員配置（獨立性和專業(yè)性的要求）；
審核時機的確定和把握。
四、應該注意的事
策劃的結果事先應通知受審核方，不要造成突然襲擊；
允許別人作充分的準備；
不要嚴重干擾別人的正常業(yè)務作業(yè)，審核時間應可以協(xié)商并可調(diào)整
五、檢查表是重要的，但不一定是詳細的
可以幫助你把握節(jié)奏，體現(xiàn)你的重點關注；
內(nèi)容表達可僅是提示性的，詳略取決于你的經(jīng)驗；
不能照本宣科，提問應講究技巧；
內(nèi)審應可以提前給受審核方審核檢查表（受審核方需要時）；
檢查表應是審核記錄的一種。
六、構思檢查表的三個要點
日常工作是如何處理的；
當某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時/體系是否還工作；
當出現(xiàn)危機時/事物是否仍在控制下。
七、進入現(xiàn)場前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的
目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟；
同時進一步明確審核中的重點關注；
相互提醒審核中應特別注意的事項。
審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處；
因而與人打交道得十分小心；
不能讓對方反感而導致你審核的失��；
記住：千萬不能把審核做成是審查（找麻煩）。
八、記住樣本選擇的原則
為了達到目標；
密切相關的；
有代表性；
樣本量：3＜n＜12
九、有效的工作方式
聽：聆聽、傾聽，聽你所關心的；
看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相；
查：學會抽樣查看，學會證實；
問：不脫離你的主題，詢問你所關心的事。
記錄：是不可缺少的，尤其是對問題點應予詳細的記錄。
十、有效的審核順序
交談——提問
描述——聽取
文件——依據(jù)
證明——有效證據(jù)
十一、現(xiàn)場審核中導致失敗的情況
同仁面前舉止過于刻板，讓人不自在；
沒有以平常心進行有效溝通，以為高人一等；
提問缺乏技巧，讓人可用簡單的YES或NO回答之；
缺乏自信心，不能涉及別人工作的核心問題；
不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法，一味只查資料做記錄；
不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙；
做和事佬去介入別人的事務紛爭；
滔滔不絕說教，讓人家以為你是一名牧師；
審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào)，各行其是。
十二、高層審核是個難題
職位上本身就高過你，你有一種敬畏的感覺；
知識水平上可能比你高；
看問題的層次和深度可能和你不一樣；
也不排除有低水平、低認識的人。
但它卻是關鍵的一步，需要你：
事先做充分的準備；
標準和文件是你的依據(jù)；
應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題；
學會用經(jīng)濟語言，而避免用生硬的名詞、術語；
必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益；
你需要是會溝通又有一定知識面的人
十三、同級溝通也不輕松
坦誠心打動人，千萬別讓人感覺來攪渾；
是完善體系，而不是給別人難看，所以應換位思考，體諒別人的難處；
對發(fā)現(xiàn)問題應幫助分析原因，根本目的在于挖掉冰山；
以事論事，別扯入人際關系；
失誤人人都有，千萬不要落井下石，更不可打小報告穿小鞋；
當你犯錯時，道歉是必須的；
總之，友好的氣氛是成功審核的基礎。
十四、與作業(yè)層人員溝通應注意
禮貌待人更顯需要；
現(xiàn)場中作業(yè)人員是忙碌的，應而不宜花很長的時間；
要用聽得懂的語言；
不能要求工人背出文件要求；
對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解；
交談時避免打斷說話或反駁，對誤解要有耐心；
不能當著工人面前做記錄。
十五、現(xiàn)場審核中要有深度
前后左右審核思路應能貫穿；
抽查可以某個產(chǎn)品形成的個案層層展開（從訂單-設計-采購-生產(chǎn)-包裝-交付-服務）；
必須關注產(chǎn)品形成過程中的關鍵環(huán)節(jié)，并以足夠的專業(yè)能力作支持；
法律、法規(guī)有規(guī)定的應予重點關注；
體系的信心支撐來自于自我完善，這一點各部門均予以強化關注；
對組織內(nèi)已知的問題點應予以重點審核；
管理中的難點、重點，應有足夠的經(jīng)驗去識別和判斷；
對發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
十六、證實是重要的一環(huán)
不能道聽途說；
無錯聲明應進一步確認；
責任范圍內(nèi)的有錯聲明是證據(jù)。
十七、審核發(fā)現(xiàn)的形成應抓大放小
不要吹毛求疵，應該懂得持續(xù)改進，小事以提醒的方式告之；
要抓住體系中的大缺失，以幫助別人能改進后有所提高；
對重復性發(fā)生的小問題，應該當作系統(tǒng)問題提出，這不能因小而放。
十八、審核發(fā)現(xiàn)記錄和報告
記錄應該是可追溯即可重查；
報告不能有數(shù)量限制，否則不能對體系做完整判斷；
不要害怕讓審核機構發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部，糾正措施才是至關重要的；
形成的報告因得到受審核部門的確認。
十九、不合格報告三要素
標準的要求；
體系文件的要求；
上次審核中集中的問題點；
管理中的重點和難點；
已知該部曾發(fā)生過的管理問題。
二十、審核的第一步你應該先收集
二十一、不合格報告撰寫要求
正確性；
完整性；
清楚；
簡潔。
二十二、糾正措施內(nèi)審的根本落腳點
原因分析很重要，根本原因須找到；
分清糾正和糾正措施的區(qū)別；
受審方是糾正措施的主導者，但內(nèi)審員應該是輔導員；
限時檢查（驗證）是關鍵。
二十三、評價審核能力和績效很必須
為下次審核提供改進的基礎；
促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功；
使受審核方有一個良好的感受，提高對內(nèi)審的內(nèi)心贊成度；
體系審核真正做到審核增值。
