審查記錄及記錄違反情況
一、記錄審查的概況:
官方驗證人員對HACCP體系驗證時必須審查相關(guān)記錄,記錄審查最好在驗證即將結(jié)束時進(jìn)行,這可使驗證人員在生產(chǎn)加工中能親眼目睹記錄形成的過程。對記錄的審查意味著對HACCP計劃審核工作的即將完成。
二、強制性記錄:
HACCP體系中的強制記錄包括:關(guān)鍵限值的監(jiān)控記錄、糾偏行動記錄、驗證記錄、HACCP計劃的支持性文件資料等記錄、衛(wèi)生監(jiān)控和糾正記錄。除此之外,還應(yīng)包括驗證活動的相關(guān)記錄,如監(jiān)控設(shè)備的校準(zhǔn)、成品果蔬汁及其生產(chǎn)加工過程的中間品的檢測記錄等。
作為官方驗證人員,有權(quán)獲得上述記錄,包括復(fù)印這些記錄。
三、審查記錄的選擇:
1、官方驗證人員首先必須選擇足夠數(shù)量的監(jiān)控記錄、糾偏活動記錄和驗證記錄,對這些記錄按照以下要求作出評價:
⑴ 記錄是否完整、準(zhǔn)確;
⑵ 操作是否符合關(guān)鍵限值;
⑶ 當(dāng)關(guān)鍵限值偏離時,是否采取了糾偏行動;
⑷ 檢測監(jiān)控設(shè)備是否進(jìn)行了校準(zhǔn)并符合HACCP計劃的要求,是否對成品果蔬汁及其生產(chǎn)加工過程的中間品進(jìn)行了檢測;
⑸ 記錄是否按計劃要求的時間進(jìn)行審核。
2、官方驗證人員選擇某一生產(chǎn)日期的全套記錄包括衛(wèi)生監(jiān)控記錄進(jìn)行審查。通過對特定生產(chǎn)日所有記錄的審查,使驗證人員對生加工全過程有一個整體印象,同時也為驗證人員提供了判斷記錄是否齊全的依據(jù)。
3、官方驗證人員應(yīng)當(dāng)選擇當(dāng)天正在生產(chǎn)加工果蔬汁的記錄進(jìn)行審查,這樣會使驗證人員了解記錄形成的全過程。
4、審查記錄的選擇方法:
⑴ 確定所選審查記錄的生產(chǎn)天數(shù)及具體日期,可從最后一次審查開始算起,也可從HACCP計劃開始執(zhí)行之日算起。濃縮蘋果清汁HACCP計劃要求的記錄必須至少保存兩年。
⑵ 將所選生產(chǎn)日的天數(shù)開平方根,即得出驗證所需審查記錄的生產(chǎn)日天數(shù),但所選天數(shù)不得少于12天。
⑶ 將所選的天數(shù)分配到生產(chǎn)的各個月。從一個月中選擇的天數(shù)應(yīng)盡量與生產(chǎn)天數(shù)成比例,即生產(chǎn)天數(shù)多的月份多選幾天,生產(chǎn)天數(shù)少的月份少選幾天。
⑷ 在同一個月內(nèi)應(yīng)選取最不良狀況下的生產(chǎn)日期。最不良情況包括:
① 季節(jié)性停工或情況變化后再開工;
② HACCP計劃修定后;
③ 設(shè)備變更后;
④ 人員變更后;
⑤ 生產(chǎn)高峰期,特別是生產(chǎn)量超過了設(shè)計能力時;
⑥ 加班和勞動時間過長時;
⑦ 假期或周末時。
例如:
A、對某企業(yè)HACCP體系最后一次審查的時間是8月2日,當(dāng)在次年3月16日又進(jìn)行記錄審查時,請問需要抽取哪些生產(chǎn)日的記錄進(jìn)行審查?
經(jīng)計算從8月2日到次年3月16日共226天,226開平方約為15,即選擇15個生產(chǎn)日記錄進(jìn)行審查;由于10、1月份都有大的節(jié)假日,所以具體選擇是:8、9月份和次年3月份各1天,11、12月份和次年2月份各2天,10月份(1-7日選兩天,8-31日選1天)和次年1月份各3天(1-3日選1天,4-31日選2天)的記錄。
B、對一從10月2日開始實施HACCP體系的企業(yè)于次年1月12日進(jìn)行記錄審查時,請問需要抽取哪些生產(chǎn)日的記錄進(jìn)行審查?
經(jīng)計算從10月2日到次年1月12日共102天,102開平方約為10,即選擇10個生產(chǎn)日記錄進(jìn)行審查;但規(guī)定要求最少選擇12個生產(chǎn)日的記錄進(jìn)行審查,所以在102個生產(chǎn)日中必須選取12個生產(chǎn)日的記錄。由于10、1月份都有大的節(jié)假日,所以具體選擇是:10月份4天(3-7日選兩天,8-31日選兩天),11、12月份各3天,次年1月份2天(1-3日選1天,4-12日選1天)的記錄。
⑸ 在開始審查記錄時,如果遇到重大問題,驗證人員應(yīng)從發(fā)現(xiàn)問題的期間大量選取記錄,一直到確定了問題所涉及的范圍及問題得到解決時為止。在審查記錄中要對出現(xiàn)的問題加以分析,從而對問題發(fā)生的偶然性或?qū)龠`法事件做出判斷。
四、監(jiān)控記錄的審查:
1、在對監(jiān)控記錄審查時須確定記錄中是否包含以下的重要內(nèi)容:
⑴ 監(jiān)控是否按照規(guī)定的方式進(jìn)行;
⑵ 關(guān)鍵限值是否符合要求;
⑶ 關(guān)鍵限值發(fā)生偏離時是否采取了糾偏行動;
⑷ 記錄中必須包括對以上內(nèi)容的肯定。
2、在對監(jiān)控記錄審查時還應(yīng)確定記錄中是否包含以下內(nèi)容:
⑴ 記錄中是否載明實際觀察到的結(jié)果,而不僅僅是寫出“OK”、“達(dá)到”或“超過”等總結(jié)性詞語;
⑵ 記錄中是否有監(jiān)控者的簽名;
⑶ 記錄中是否有果蔬汁名稱和生產(chǎn)批號;
⑷ 記錄中是否有生產(chǎn)加工企業(yè)名稱和地址;
⑸ 記錄中是否有企業(yè)復(fù)核人的簽名和時間;
⑹ 記錄中的復(fù)核時間是否在記錄形成后一周內(nèi)完成。
五、糾偏記錄的審查:
糾偏行動記錄的審查是驗證糾偏行動是否有準(zhǔn)確的記錄。在審查糾偏行動記錄時應(yīng)確定記錄中是否包含以下內(nèi)容:
1、糾偏行動記錄中是否有采取糾偏的時間;
2、糾偏行動記錄中是否有操作者的簽名
3、糾偏記錄中是否有果蔬汁名稱和生產(chǎn)批號;
4、糾偏記錄中是否有生產(chǎn)加工企業(yè)名稱和地址;
5、糾偏記錄中是否有企業(yè)復(fù)核人的簽名和時間;
6、糾偏記錄中的復(fù)核時間是否在記錄形成后一周內(nèi)完成。
六、驗證記錄的審查:
官方驗證人員對驗證記錄的審查主要根據(jù)驗證活動的頻率進(jìn)行。
1、在對驗證記錄審查時須確定記錄中是否包含以下重要的內(nèi)容:
⑴ 檢測設(shè)備的校準(zhǔn)和成品果蔬汁的檢測是否按照HACCP計劃規(guī)定的方式和頻率進(jìn)行;
⑵ 在對關(guān)鍵限值監(jiān)控時,如果關(guān)鍵限值發(fā)生偏離,驗證記錄中是否有采取的糾偏行動;
2、 在對驗證記錄審查時還應(yīng)確定記錄中是否包含以下內(nèi)容:
⑴ 是否有實際觀察值;
⑵ 是否有校準(zhǔn)和檢測日期;
⑶ 是否有校準(zhǔn)和檢測者的簽名;
⑷ 是否有果蔬汁名稱和生產(chǎn)批號;
⑸ 是否有生產(chǎn)加工企業(yè)名稱和地址;
⑹ 是否有企業(yè)復(fù)核人的簽名和時間。
七、虛假記錄:
官方人員對HACCP計劃驗證的一個重要方面就是查找果蔬汁生產(chǎn)加工企業(yè)的記錄有無虛假。虛假記錄的發(fā)現(xiàn)可通過以下途徑:
1、驗證人員對果蔬汁生產(chǎn)加工企業(yè)的現(xiàn)場檢查時通過對操作人員操作行為的觀察和與其進(jìn)行交談,可以發(fā)現(xiàn)操作人員的實際操作與記錄形成是否一致。如計劃要求濃縮蘋果清汁生產(chǎn)加工中巴氏滅菌的溫度和時間的監(jiān)控頻率為30分鐘一次,但在檢查時發(fā)現(xiàn)剛剛生產(chǎn)開始時操作人員已將全天的溫度和時間填到記錄中,這種記錄與HACCP計劃要求不相符。
2、驗證人員對各種記錄審查時也可發(fā)現(xiàn)虛假記錄,虛假記錄的類型有:
⑴ 監(jiān)控時間間隔有明顯的規(guī)律性;
⑵ 記錄的數(shù)據(jù)過于穩(wěn)定;
⑶ 監(jiān)控記錄異常整潔;
⑷ 一份記錄在不同班次形成時,記錄的筆跡或墨水顏色相同;
⑸ 機械化或自動記錄條件下記錄沒有儀器留下的特有標(biāo)記痕跡;
⑹ 不可以出現(xiàn)的其它情況。如用修正液涂改后填上有關(guān)記錄等。
3、官方驗證人員審查記錄時發(fā)現(xiàn)虛假的最好辦法是查看各種記錄是否相互“銜接”。
4、驗證人員如果懷疑某一記錄是偽造時,應(yīng)盡快將其復(fù)印,保留證據(jù),以防企業(yè)將虛假記錄移除或更換。
5、 在驗證過程中如發(fā)現(xiàn)虛假記錄應(yīng)讓生產(chǎn)加工企業(yè)做出解釋。在某些情況下如果懷疑生產(chǎn)加工企業(yè)有隱瞞問題的跡象時應(yīng)與檢驗檢疫機構(gòu)的其它人員討論證實后告訴企業(yè)的管理部門。需要強調(diào)的是企業(yè)偽造虛假記錄的屬于違法行為。
八、復(fù)印記錄:
官方驗證時復(fù)印記錄的目的是:
1、記載記錄中的虛假行為,留存虛假記錄以便將其作為造假的證據(jù)。
2、記錄存在問題時,將發(fā)現(xiàn)有問題的記錄留存以便查找或解決問題。
3、向官方驗證機構(gòu)提供信息資料。
4、方便下次驗證檢查。