行業(yè):飲料
主要產(chǎn)品:果蔬汁漿類飲料
公司規(guī)模:200人以上
作為飲料供應(yīng)商,公司每年面對(duì)的客戶審核基本在40+次,再加上公司擁有的體系證書的審核,平均下來,基本就是每周最少一次審核,寫一點(diǎn)自己迎接供應(yīng)商審核的經(jīng)驗(yàn)。
1、確認(rèn)審核老師的行程
確認(rèn)供應(yīng)商客戶(以下簡(jiǎn)稱客戶)行程,主要包括確認(rèn)來訪人員的數(shù)量,是否需要接送,確認(rèn)這些目的,是為了做好接待工作,給審核老師一個(gè)初步好印象;
然后要看一下審核老師來自于哪幾個(gè)部門,以便于準(zhǔn)備審核資料的時(shí)候,有個(gè)側(cè)重點(diǎn):一般客戶,會(huì)是質(zhì)量和采購(gòu)作為主審老師,銷售陪同。再者有客戶會(huì)由自己專門的QA來審核;
再有,客戶可能會(huì)指定第三方依據(jù)客戶自己的準(zhǔn)則進(jìn)行審核,這種審核就屬于比較嚴(yán)格的審核了,審核老師會(huì)配備各種審核工具:比如白手套、強(qiáng)光手電、磁鐵等等。
2、準(zhǔn)備審核資料
確認(rèn)好審核老師的行程資料之后,要開始準(zhǔn)備審核資料了,正常來說,每個(gè)客戶只針對(duì)自己的產(chǎn)品進(jìn)行審核,資料也是圍繞這一塊進(jìn)行確認(rèn)驗(yàn)證,所以要找客服或者銷售確認(rèn)客戶采購(gòu)的產(chǎn)品類別,依據(jù)類別,依次打印工藝流程圖、公司平面布局圖、車間設(shè)備布局圖、公司蟲鼠害布局圖,然后加上白紙,所有資料用板夾夾在一起,然后放上審核專用筆,在審核老師到來之前,將資料早早的給審核老師放在會(huì)議室里。
3、審核應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備
接下來,如果是一般客戶,有提供審核清單,那就比較簡(jiǎn)單了,提前對(duì)接好各部門的人員,告知審核時(shí)需要提供的資料,等待審核時(shí),電話或者微信,立馬就能提供資料。
再者那如果客戶沒有審核清單,就要靠自己微薄的經(jīng)驗(yàn),把所有相關(guān)資料再次檢查確認(rèn)了,從工藝流程圖,對(duì)應(yīng)生產(chǎn)記錄,清洗記錄,入庫(kù)記錄、發(fā)貨記錄,到人員培訓(xùn)記錄、健康記錄,再到原料的規(guī)格書、驗(yàn)收要求,成品的規(guī)格書、檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)要求,對(duì)原料供應(yīng)商的管理、對(duì)包材供應(yīng)商的管理,這些其實(shí)都是日常的管理,但是每個(gè)客戶對(duì)產(chǎn)品的要求都不一樣,有些細(xì)節(jié)性的東西就要仔細(xì)核對(duì)了,比如說客戶特別關(guān)注的微生物,要和相關(guān)人員進(jìn)行確認(rèn),做到心中有數(shù),這樣老師在要資料的時(shí)候,就能立即明白老師關(guān)注的點(diǎn)在哪個(gè)地方。但是難就難在,審核之前,對(duì)接部門的人,都有自己的日常工作,未必會(huì)配合!
最難的就是第三方的審核了,這種老師的專業(yè)程度,簡(jiǎn)直“令人發(fā)指”,對(duì)于這種專業(yè)的老師,最正常的是拆設(shè)備、拆過濾器、拆灌裝機(jī),我們經(jīng)歷過拆手部烘干器、拆洗衣機(jī)、拆風(fēng)淋機(jī)的,對(duì)于這種審核,沒有其他辦法,嚴(yán)陣以待,根據(jù)供應(yīng)商管理準(zhǔn)則,公司的設(shè)備、相關(guān)的記錄,一個(gè)一個(gè)慢慢來吧,相對(duì)來說,這種審核,會(huì)提前很久通知。
4、審核接待
現(xiàn)在就說到客戶到公司了,公司會(huì)有一個(gè)訪客須知,關(guān)于在審核期間要注意的事項(xiàng),比如生產(chǎn)車間內(nèi)不允許客戶攜帶手機(jī)進(jìn)車間等等,會(huì)在審核開始之前就對(duì)老師宣貫,然后管理層配合審核老師,簡(jiǎn)單開個(gè)首次會(huì)議,介紹一下參會(huì)人員,公司概況;
然后依據(jù)老師的安排,首先現(xiàn)場(chǎng)對(duì)生產(chǎn)車間、化驗(yàn)室、成品倉(cāng)庫(kù)、化學(xué)品倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行審核,陪同期間,審核老師也許會(huì)根據(jù)成品倉(cāng)庫(kù)內(nèi)成品或者發(fā)貨產(chǎn)品明細(xì),要求發(fā)起一次追溯。
然后依據(jù)審核準(zhǔn)則開始索要資料,剩下的就沒有什么可以說的,全靠臨場(chǎng)應(yīng)變能力了。
5、小結(jié):
本來是想寫關(guān)于供應(yīng)商分級(jí)管理的,結(jié)果寫成了迎接供應(yīng)商審核的套路,公司現(xiàn)在有FSSC22000、ISO2200、HACCP、ISO9001、HALAL、KOSHER、有機(jī)認(rèn)證等各種證書的認(rèn)證,本身運(yùn)行的也很好,寫的不好,是本人水平有限,與公司無關(guān)哈。