1.釆購(gòu)計(jì)劃

 

　　根據(jù)企業(yè)使用部門(mén)的需求計(jì)劃，在核實(shí)過(guò)釆購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，并與相關(guān)計(jì)劃員或其它負(fù)責(zé)人 溝通確認(rèn)無(wú)誤，并存單保存后，做出最終的釆購(gòu)計(jì)劃。

 

2.詢價(jià)和還盤(pán)

 

　　此環(huán)節(jié)主要工作有以下兩大塊：

 

　　1) 發(fā)詢價(jià)函：了解好供應(yīng)商后，需發(fā)詢價(jià)函，讓供應(yīng)商對(duì)價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、售后服務(wù)等確認(rèn)后加蓋公章回傳；

 

　　2) 議價(jià)：綜合考慮價(jià)格、交貨的及時(shí)度、付款方式等方式找出二三家，進(jìn)一步商談，以達(dá)到最能保障公司利益的企業(yè)進(jìn)行合作。

 

　　需要注意的是：要求多家供方報(bào)價(jià)單盡可能做細(xì)致，能做到細(xì)節(jié)出處最好，起到知道所釆購(gòu)物品來(lái)龍去脈的效果，并利用所有途徑去驗(yàn)證，這樣后面還價(jià)也有理有據(jù)容易達(dá)到預(yù)期。

 

3.做釆購(gòu)訂單、合同

 

　　在詢價(jià)議價(jià)完成后，接下來(lái)要做的就是做訂單了。訂單做好后要與各供應(yīng)商提供的書(shū)面 報(bào)價(jià)、比價(jià)表及先前做好的釆購(gòu)計(jì)劃、計(jì)劃確認(rèn)單等等裝訂到一起。

 

　　接下來(lái)需要做另一個(gè)版本文件，即合同。合同版本基本是固定的，但要結(jié)合公司的要求 以及與供方談判的結(jié)果以及不同的材料不同的要求而變化。

 

4.跟蹤貨物

 

　　在此環(huán)節(jié)，要了解整個(gè)供應(yīng)過(guò)程是否正常，了解接貨人的聯(lián)系方式、地址，并及時(shí)通知 供應(yīng)商;另一方面，供應(yīng)商發(fā)貨后，還要了解承運(yùn)人的聯(lián)系方式等。這樣便于隨時(shí)跟蹤貨物在途中的狀態(tài)。

 

5.組織倉(cāng)儲(chǔ)接貨

 

　　這個(gè)環(huán)節(jié)主要是要注意通知庫(kù)管人員做好接貨準(zhǔn)備，比如要了解貨物何時(shí)到貨、是否有隨貨單據(jù)等等。很多企業(yè)采購(gòu)對(duì)此會(huì)制定出一個(gè)統(tǒng)一的走貨單版本，要求發(fā)貨方抄送到相關(guān)部門(mén)，采購(gòu)實(shí)時(shí)跟進(jìn)。

 

6.組織質(zhì)檢驗(yàn)貨

 

　　這個(gè)環(huán)節(jié)主要需要做以下具體工作:合同簽訂后及時(shí)通知檢驗(yàn)部門(mén)，讓其做好驗(yàn)收準(zhǔn)備，包括儀器、實(shí)驗(yàn)器材、試劑、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)(其中入廠標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)標(biāo)、合同標(biāo)準(zhǔn)、部分物資按供應(yīng)商企業(yè)標(biāo)準(zhǔn))，以便貨到后及時(shí)驗(yàn)收并出具驗(yàn)收合格單。

 

　　總之，做好前期檢驗(yàn)、中期檢驗(yàn)、后期檢驗(yàn)。避免到貨才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題影響其他。

 

7.貨物達(dá)到要求后倉(cāng)儲(chǔ)入庫(kù)

 

　　產(chǎn)品驗(yàn)收合格后，根據(jù)驗(yàn)收合格單，庫(kù)房開(kāi)具入庫(kù)單，釆購(gòu)員需收集入庫(kù)單、檢斤單、質(zhì)檢報(bào)告單等做好付款準(zhǔn)備。主要強(qiáng)調(diào)各環(huán)節(jié)資料轉(zhuǎn)接順暢，并互通知悉。

 

8.結(jié)算

 

　　付款前一定要把相關(guān)單據(jù)提前備好，以便按照合約及時(shí)付款，即“說(shuō)到哪里做到哪里“誠(chéng)信”是相互的，對(duì)你對(duì)他都重要。

 

　　付款準(zhǔn)備的資料如下：付款申請(qǐng)單、發(fā)票、入庫(kù)單、質(zhì)檢單、檢斤單、合同或訂單等。

 

　　采購(gòu)員要起到公司財(cái)務(wù)和供應(yīng)商之間的橋梁作用，適時(shí)提出有利于自己的結(jié)算方式。