1  采購流程管理的內(nèi)容

 

       采購流程是采購管理中最重要的部分之一，是采購活動具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。采購流程由于采購來源、采購方式、采購對象的不同會有一定的差異，因此采購流程的設(shè)計是十分重要的。企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越多就更要重視采購流程設(shè)計。采購流程的設(shè)計適合采用閉環(huán)方法，即實(shí)施、監(jiān)控、反饋、優(yōu)化。一般采購流程包括采購計劃、采購認(rèn)證、采購訂單和管理評價四個環(huán)節(jié)。

 

在采購流程設(shè)計中要注意以下事項(xiàng)。

 

       采購流程的環(huán)節(jié)應(yīng)該與采購物品的數(shù)量、種類和區(qū)域相匹配，流程的環(huán)節(jié)過多會增加作業(yè)內(nèi)容和成本，降低工作效率；流程的環(huán)節(jié)過于簡單，則會導(dǎo)致采購過程失去控制。

 

       采購流程要保持其流暢性和一致性，避免同一采購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免同一采購文件簽字部門太多，影響工作效率。

 

       明確各項(xiàng)作業(yè)的任務(wù)、權(quán)力和責(zé)任，并明確核查辦法；同時要注意彈性原則，防止偶然事件造成作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂，如“緊急采購”等偶然事件。

 

       采購流程的設(shè)計要體現(xiàn)民主決策的思想，采購流程的設(shè)計應(yīng)該由計劃、設(shè)計、工藝、認(rèn)證、訂單、質(zhì)量管理等相關(guān)人員一起來研究決定。一個完整的采購作業(yè)流程應(yīng)該包括以下內(nèi)容：發(fā)現(xiàn)需求、編制采購計劃、選擇供應(yīng)商、擬定采購訂單、跟催貨物、驗(yàn)收貨物、支付貨款和更新記錄。

 

 

2  發(fā)現(xiàn)需求

 

       采購的起點(diǎn)是發(fā)現(xiàn)需求。對于一般企業(yè)而言，采購產(chǎn)生于企業(yè)的某一個部門的具體需求。比如，辦公室需要辦公用品；實(shí)驗(yàn)室需要實(shí)驗(yàn)器材；生產(chǎn)部門需要原材料等。

 

      每個部門具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)活動的人員應(yīng)該很清楚地了解本部門的需求：需要什么、需要多少、何時需要等。為此每個具體的部門都要提出自己的采購需求計劃，在規(guī)定的時間里提供給采購部門，由采購部門進(jìn)行集中采購來滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

 

       對于配送中心來說，采購的需求一方面來自中心內(nèi)部各部門的實(shí)際需求；另一方面則來自客戶的采購需求。配送中心的任務(wù)就是通過對采購需求的審核來確定采購計劃，比如，采購多少；何處采購、何時采購等等。

 

 

3  編制采購計劃

 

       采購計劃，是指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況、掌握企業(yè)物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物料采購活動所進(jìn)行的部署和安排。它包括認(rèn)證計劃和訂單計劃兩方面的內(nèi)容。采購計劃有廣義和狹義之分。廣義的采購計劃是指為保證供應(yīng)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動的物料的需要而編制的各種采購計劃的總稱。狹義的采購計劃是指年度采購計劃，是企業(yè)計劃年度內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營活動中所需要采購的各種物料的數(shù)量和時間所作出的安排。采購計劃是企業(yè)生產(chǎn)計劃的一部分，是企業(yè)年度計劃與目標(biāo)的組成部分。編制一個完整的采購計劃主要包括以下八個環(huán)節(jié)：

 

1.準(zhǔn)備認(rèn)證計劃

 

       采購認(rèn)證是企業(yè)采購人員對采購單位進(jìn)行考察并建立采購關(guān)系的過程。制定采購計劃需要與認(rèn)證部門協(xié)作進(jìn)行。準(zhǔn)備認(rèn)證計劃是整個采購計劃工作的起點(diǎn)，也是做好采購計劃的基礎(chǔ)，主要包括四個方面的內(nèi)容：接收客戶提交的批量需求計劃、接收余量需求計劃、熟悉認(rèn)證的環(huán)境資料、制定認(rèn)證計劃說明書。

 

2.評估認(rèn)證需求

 

       這是編制采購計劃的第二步，主要是分析所采購物料的基本情況，比如，數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、涉及的金額等。由于在具體的規(guī)格要求交給供應(yīng)商之前，采購部門是能見到它的最后一個部門，因此，需要對其進(jìn)行最后的檢查。如果采購部門的工作人員對申請采購的產(chǎn)品或服務(wù)不熟悉，就會導(dǎo)致檢查無效。所以采購部門的評估一定要建立在專業(yè)基礎(chǔ)之上，以保證采購的科學(xué)性。

 

3.計算認(rèn)證容量

 

它主要包括四個方面的內(nèi)容。

 

(1)分析項(xiàng)目認(rèn)證資料，即對需要采購的物料項(xiàng)目進(jìn)行分析認(rèn)證，這是采購計劃人員的一項(xiàng)重要任務(wù)。一般來說熟練的分析幾種物料的認(rèn)證資料是能夠做到的，要分析成千上萬種的物料，其難度就要很大，甚至是不可能。這就要求采購人員不僅要熟悉業(yè)務(wù)，而且還要學(xué)會利用專業(yè)力量來分析采購物料的情況。

 

(2)計算總體認(rèn)證容量，就是通過對供應(yīng)商訂單容量的分析來確定采購市場中總體的采購產(chǎn)品或服務(wù)的總量。

 

(3)計算承接認(rèn)證容量，在總體認(rèn)證容量的基礎(chǔ)上確定配送中心可以利用的供應(yīng)商的數(shù)量和供應(yīng)商能夠提供所要采購產(chǎn)品和服務(wù)的數(shù)量。

 

(4)確定剩余認(rèn)證容量，某物料的剩余認(rèn)證容量，是所有供應(yīng)商群體的剩余認(rèn)證容量的總和。

 

4.制定認(rèn)證

 

計劃制定認(rèn)證計劃主要包括：

 

(1)把需求與市場容量對比進(jìn)行綜合平衡，一般情況下市場供應(yīng)的某種物料的容量與配送中心的需求是有差異的。一種情況是供大于求，另一種情況則是供小于求。如果是后一種情況就需要采購部門進(jìn)行綜合平衡，確定剩余的采購容量，進(jìn)而尋找新的供應(yīng)商，開辟新的供貨渠道。

 

(2)制定認(rèn)證計劃，配送中心經(jīng)過對比和平衡之后要制定物料的需求認(rèn)證計劃，并以此為根據(jù)做好訂單計劃。認(rèn)證物料數(shù)量的公式如下：

 

       認(rèn)證物料數(shù)量=開發(fā)樣件需求數(shù)量+檢驗(yàn)檢測需求數(shù)量+樣品數(shù)量+機(jī)動數(shù)量

 

5.準(zhǔn)備訂單計劃

 

這是訂單環(huán)節(jié)的第一步，它主要有四個方面的內(nèi)容。

 

(1)預(yù)測市場需求，要想制訂比較準(zhǔn)確的訂單計劃，必須要掌握客戶訂單和市場需求計劃，進(jìn)一步將其分解便得到生產(chǎn)需求計劃。

 

(2)確定生產(chǎn)需求，企業(yè)的生產(chǎn)需求是根據(jù)生產(chǎn)計劃確定的。采購計劃人員要深人生產(chǎn)實(shí)際，學(xué)習(xí)和掌握生產(chǎn)計劃及工藝知識，從而了解生產(chǎn)物料需求，確定企業(yè)的生產(chǎn)需求。

 

(3)準(zhǔn)備相關(guān)的訂單環(huán)境資料，包括訂單物料的供應(yīng)商信息、訂單比例信息、包裝信息、訂單周期。配送中心一般采用計算機(jī)信息系統(tǒng)管理物資采購訂單環(huán)境信息。

 

(4)制定訂單計劃說明書，主要包括：訂單計劃說明書(物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期等)，還有附表(市場需求計劃、生產(chǎn)需求計劃、訂單環(huán)境資料)。

 

6.評估訂單需求

 

       只有準(zhǔn)確的評估物資采購訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制定出好的訂單計劃。它主要包括三個方面的內(nèi)容：分析市場需求、分析生產(chǎn)需求、確定訂單需求。

 

7.計算訂單容量

 

       計算訂單容量是采購計劃中的重要組成部分。只有準(zhǔn)確地計算出訂單容量，才能對比需求和容量，經(jīng)過綜合平衡，最后制定出正確的訂單計劃。計算訂單容量包括四個方面內(nèi)容：分析項(xiàng)目供應(yīng)資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩余訂單容量。

 

8.制定訂單計劃

 

       這是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的一個環(huán)節(jié)。訂單計劃做好之后就可以按照計劃進(jìn)行采購工作。一份訂單的內(nèi)容包括下單數(shù)量和下單時間兩個方面的內(nèi)容。

 

下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-計劃入庫量現(xiàn)有庫存+安全庫存量

 

下單時間=要求到貨時間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖時間

 

 

4  選擇供應(yīng)商

 

供應(yīng)商的選擇是采購管理成功的關(guān)鍵因素。

 

       一個合適的供應(yīng)商能提供合適的、高質(zhì)量的、足夠數(shù)量的、合理價格的、準(zhǔn)時交貨的物資供應(yīng)，并具有良好的售后服務(wù)。

 

供應(yīng)商的選擇必須做出基本的決策。

 

一是決定自制還是外購；

 

二是選擇外購要進(jìn)行一系列評估來確定供應(yīng)商。

 

        為有效地進(jìn)行采購，配送中心的采購部門必須考慮供應(yīng)商旅行合同情況的記錄、自己所購物料項(xiàng)目的分類表等。選擇好物料的供應(yīng)商后，配送中心的相關(guān)采購人員就要發(fā)出采購訂單。

 

 

5  擬定采購訂單

 

       有些情況下，物流配送中心與供應(yīng)商簽有某種商品的銷售協(xié)議，這樣的話，雙方就可以按銷售協(xié)議供貨了。如果沒有銷售協(xié)議，配送中心就要進(jìn)行采購訂單的擬定工作。采購訂單必須是書面形式，即使采購訂單是通過電話發(fā)出的，隨后也要補(bǔ)上書面的訂單。

 

 

6  貨物跟催

 

       采購訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，配送中心要對貨物訂單進(jìn)行跟蹤或催貨。在一些企業(yè)中甚至?xí)�設(shè)有專職的跟蹤和催貨人員。跟蹤是對采購訂單所做的例行追蹤，以便能確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。跟蹤也有利于及時發(fā)現(xiàn)采購中的問題，例如，產(chǎn)品質(zhì)量問題，發(fā)運(yùn)環(huán)節(jié)問題等。配送中心發(fā)現(xiàn)問題后可以及時與供應(yīng)商溝通，盡早解決問題。

 

       催貨是對供應(yīng)商施加壓力，使其更好地履行發(fā)運(yùn)承諾。如果供應(yīng)商不能很好地履行采購協(xié)議，配送中心應(yīng)該采取相應(yīng)的措施，包括威脅取消訂單及以后的交易活動。一般來說供應(yīng)商是經(jīng)過嚴(yán)格程序選擇的，因而其遵守采購協(xié)議的信用是可靠的，催貨僅適用于采購訂單的一小部分。但是，在物資匱乏或競爭激烈的時候，催貨有很重要的意義。

 

 

7  驗(yàn)收貨物

 

       許多配送中心都設(shè)立專門的驗(yàn)收貨物的職能部門。

 

貨物驗(yàn)收的基本目的是：

 

確保發(fā)出訂單采購的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)；

 

檢查到達(dá)的貨物是否完好無損；

 

確保到貨的數(shù)量與訂購數(shù)量一致；

 

將貨物運(yùn)送到指定的倉庫存儲或轉(zhuǎn)運(yùn)。

 

       在貨物驗(yàn)收時，有時會發(fā)生貨物短缺現(xiàn)象。這一情況可能是運(yùn)輸過程丟失造成的；也可能是發(fā)運(yùn)時數(shù)量就不足；所有這些情況驗(yàn)收部門要寫出詳細(xì)的報告交給供應(yīng)商。

 

 

8  支付貨款和更新記錄

 

       貨物驗(yàn)收完畢，采購部門將按照采購協(xié)議支付供應(yīng)商的貨款。此環(huán)節(jié)主要注意發(fā)票的審核。

 

 

       經(jīng)過以上所有步驟之后，對于一次完整的采購作業(yè)，最后還要更新采購部門的采購記錄。這一工作是把采購部門與采購訂單有關(guān)的文件副本進(jìn)行匯集和歸檔，并把其中想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。需要保存的記錄主要有采購訂單目錄、采購訂單卷宗、采購商品文件、供應(yīng)商歷史文件、投標(biāo)歷史文件、采購協(xié)議(合同)等。