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供應商管理、選擇流程及采購管理流程

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-02-26  來源:SCM采購供應鏈從業(yè)者
核心提示:供應商管理、選擇流程及采購管理流程
第1章  總則
 
 
第1條  目的
 
本著以下3個目的,特制定本規(guī)定。
 
1.使對供應商的管理有章可循。

2.及時對供應商進行考核和評價,激勵供應商提高供應質量。
 
       3.定期與供應商進行互訪,保持良好的供應關系,保證本公司采購的順利進行。
 
第2條  適用范圍
 
       凡本公司有關供應商管理的相關事項,除另有規(guī)定外,均依照本規(guī)定進行處理。
 
第3條  管理職責
 
       本公司供應商管理由采購部負責,生產(chǎn)部、資材部和財務部等相關部門應當予以配合。
 
 
第2章  供應商管理原則和相關制度
 
 
第4條  供應商開發(fā)原則
 
1.供應商開發(fā)程序包括供應商資訊收集、供應商基本資料表填寫、供應商接洽、供應商問卷調(diào)查、樣品鑒定、提出供應商調(diào)查申請。
 
2.供應商開發(fā)的基本準則是“QCDS”原則,也就是質量、成本、交付與服務并重的原則。
 
第5條  供應商調(diào)查原則和管理制度
 
1.由采購部牽頭組成供應商調(diào)查小組,分別對供應商的價格、品質、技術、生產(chǎn)管理等作出審核(審核標準參照第9條考核項目),選出合格的供應商。
 
2.供應商調(diào)查必須秉承公平、公正的原則,以免本公司的利益受到侵害。
 
第6條  供應商考核與監(jiān)督原則
 
1.與供應商簽訂合約之后,應當定期、不定期地對供應商進行跟蹤監(jiān)督管理。
 
2.供應商復核結果將用于對供應商的評級,根據(jù)等級實施不同的管理,以幫助落后供應商進行改進,激勵供應商提供更好的產(chǎn)品和服務(參考第11條及第12條)。
 
第7條  供應商關系管理原則
 
       采購部必須與供應商保持一定頻率的互訪,我司有義務幫助供應商提高改善,以促進與供應商建立起戰(zhàn)略關系,保證其對本公司的戰(zhàn)略供應。
 
 
第3章  供應商考核與監(jiān)督管理
 
 
第8條  考核對象
 
       凡列入我公司“合格供應商名單”的所有供應商均為本公司供應商監(jiān)督與考核的對象。
 
第9條  考核項目(主要針對前期供應商考核)
 
       采購部應供應商就價格、技術、品質、生產(chǎn)管理等項目作出評價。
 
1價格評核,對供應商所提供之物料價格,由采購部依下列因素作評核:
 
1)原料價格。
 
2)加工費用。
 
3)估價方法。
 
4)付款方式。
 
2技術評核,對供應商之生產(chǎn)技術,由生產(chǎn)部依下列因素作評核:
 
1)技術水準。
 
2)技術資料管理。
 
3)設備狀況。
 
4)工藝流程與作業(yè)標準。
 
3品質評核,對供應商之品質,由資材辦依下列因素作評核:
 
1)品管組織與體系。
 
2)品質規(guī)范與標準。
 
3)檢驗之方法與記錄。
 
4)糾正與預防措施。
 
4生管評核,對供應商之生產(chǎn)管理,由生管部依下列因素作主核:
 
1)生產(chǎn)計劃體系。
 
2)最短及最長之交貨期限。
 
3)進度控制方法。
 
4)異常排除能力。
 
第10條  考核頻率
 
1.采購專員應負責對關鍵、重要材料、加工件的供應商每季度進行一次考核,對普通材料的供應商每半年進行一次考核。
 
2.采購主管負責每年對合格供應商進行一次復查,復查流程和供應商調(diào)查相同。
 
3.如果供應商出現(xiàn)品質、交貨日期、價格、服務等方面的重大問題時,可以隨時對其進行復查。
 
第11條  監(jiān)督管理評分制度
 
1.評鑒項目:品質評鑒(40分),交期評鑒(25分),價格評鑒(15分),服務評鑒(15分),其他評鑒(5分)
 
2.評分辦法
 
2.1品質評鑒:由品管部依進料驗收的批次合格率評分,每個月進行一次。
 
       計算:進料批次合格率=(檢驗合格批數(shù) /總交驗批數(shù))×100%   
 
評分:    得分 = 40×進料批次合格率
 
2.2交期評鑒:由采購部依訂單規(guī)定的交貨日期進行評分。
 
       如期交貨得分25分;延遲1~2日每批次扣2分;延遲3~4日每批次扣5分;延遲5~6日每批次扣10分;延遲7日以上不得分。
 
       本項得分以0分為最低分。采購部每月將同一供應商當月各批訂單交貨評分進行平均,得出該月的交期評鑒得分。
 
2.3價格評鑒:由采購部依據(jù)供應商價格水準評分。
 
價格公平合理,報價迅速:10分;
 
價格尚屬公平,報價緩慢:8分;
 
價格稍微偏高,報價迅速:6分;
 
價格稍微偏高,報價緩慢:3分;
 
價格甚不合理或報價十分低效:0分。
 
2.4服務評鑒
 
2.4.1抱怨處理評分
 
由品管部對供應商之抱怨處理予以評分,評分如下:
 
誠意改善:8分。
 
尚能誠意改善:5分。
 
改善誠意不足:2分。
 
置之不理:0分。
 
2.4.2 退貨交換行動評分
 
由采購部對不良退貨交換行動評分:
 
按期更換 :7分。
 
偶爾拖延:5分。
 
經(jīng)常拖延:2分。
 
置之不理:0分。
 
2.5其他評鑒
 
       由采購部匯總資材、生管、財務或其他單位對供應商之評價、抱怨,予以評分,滿分5分。
 
第12條  考核結果處理
 
1.供應商評分每月考核一次,各項得分匯入《供應商評分表》.,依照第10條考核頻率對得分進行平均。
 
2.考核標準和考核結果應由采購專員以書面形式通知供應商,考核評分以及相應級別處理如下表所示。
 
供應商考核結果處理表
 
級別 分值 獎懲情況表
A級 90分及以上
酌情增加采購,優(yōu)先采購,特殊情況下可辦理免檢,貨款優(yōu)先支付
 
B級 80~89分 要求其對不足的部分進行整改,并將整改結果以書面形式提交,對其采購策略維持不變
C級 70~79分 減少對其的采購量,并要求其對不足部分進行整改、將整改結果以書面形式提交,采購部對其糾正措施和結果進行確認后決定是否繼續(xù)正常采購
D級 60~69分 從“合格供應商名單”中刪除,終止與其的采購供應關系
 
3.對評價考核為B級和C級的供應商進行必要的輔導,D級供應商如果想重新向本公司供貨,應重新按照新供應商選擇的流程對其作調(diào)查評核或令其參加本公司招標。
 
第13條  交期監(jiān)督
 
       采購專員應對合格的供應商進行交貨期監(jiān)督,跟蹤供應商實際進展狀況,要求其準時交貨,必要時可去供應商工廠了解實際情況,同時記錄由供應商原因引起的各種超額費用(人工,交通等)。
 
第14條  質量監(jiān)督
 
1.采購部應對合格的供應商進行質量監(jiān)督,由質量部和采購部對合格供應商的供貨質量作記錄,出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時應對供應商提出警告,連續(xù)兩批產(chǎn)品均不合格時,應暫停向其采購。
 
2.責令不合格供應商查明原因并提高產(chǎn)品質量,如果有所改進,再另行決定是否繼續(xù)采購。如果供應商不能在限期內(nèi)提高產(chǎn)品質量,則由采購部經(jīng)理報總經(jīng)辦批準之后,終止與其合作。
 
3.由于供應商產(chǎn)品存在隱性質量問題,造成客戶投訴及索賠,由供應商進行賠付。
 
 
 
第4章  供應商互訪與維護
 
 
第15條  互訪制度
 
       采購專員應對其負責的供應商進行維護,經(jīng)常與供應商進行互訪和檢查,以便增強彼此間的交流合作、掌握最新的市場信息和產(chǎn)品發(fā)展趨勢。
 
第16條  互訪頻率
 
       采購專員對銷售規(guī)模較大的A、B級供應商必須保證1次/季度的互訪,對C級供應商保證1次/半年的互訪。互訪中應當溝通雙方的合作狀況、對出現(xiàn)的問題提出解決方案、交流各自企業(yè)的信息并提出下一步的合作計劃,特別對于長期合作的整機供應商要多溝通,多反饋,協(xié)助供應商提高產(chǎn)品質量。
 
第17條  互訪形式以及要求
 
1.電話互訪,限于日常性事務溝通。
 
2.上門拜訪,限于專項任務及重點問題。
 
3.大型商務會晤,限于整體策略性、方向性、規(guī)模性的洽談。
 
第18條  互訪標準
 
采購專員與供應商進行互訪時應遵循以下7條標準。
 
1.采購專員外出拜訪供應商必須經(jīng)采購部經(jīng)理以上人員同意。
 
2.采購部經(jīng)理、采購主管需要指導采購專員拜訪供應商,并定期參加商務會談。
 
3.確保與供應商間的信息溝通,包括產(chǎn)品信息、市場信息、銷售信息等。
 
4.遵守公司的各項規(guī)定,堅持原則,做好保密工作。
 
5.注意外出拜訪時的個人著裝。
 
6.高級客人來訪時,采購部門人員應做好接待工作,注意維護公司形象,做好桌牌、資料的展示、檢查幻燈片及禮品等是否布置到位。
 
7.采購人員與供應商進行正式商務談判時必須填寫備忘錄并建立檔案。
 
第19條  其他形式的供應商維護
 
       公司采購、質保,可對供應商進行業(yè)務指導和培訓,但應注意公司產(chǎn)品核心或關鍵技術不擴散、不泄密。
 
 
第5章  供應商檔案管理
 
 
第20條  建立供應商檔案
 
       為了便于管理,必須對所有供應商建立資料檔案,由采購部設專人管理供應商的檔案資料。
 
第21條  收集供應商資料
 
1.公司簽訂采購合同后,一般應在3個月內(nèi),由采購專員將該供應商的材料進行收集、整理。
 
2.因故不能按期整理的,應由責任人作出書面說明,由采購主管定期催辦。
 
3.整理的檔案應包括涉及該供應商的全部文件材料和記錄。采購現(xiàn)場錄制的音像資料,也應作為輔助檔案資料保存。
 
4.公司采購檔案不符合要求的,責任采購專員應盡快補齊相應材料,保證檔案的完整、真實、有效。
 
第22條  變更供應商檔案
 
       若供應商發(fā)生經(jīng)營狀況重大變化以及重要擔保、重大合同糾紛或訴訟、信用等級和資質變化等可能影響履約能力的重大事項,責任采購專員應及時要求其向采購部提供書面報告,并及時更新供應商檔案資料。
 
第23條  查閱供應商檔案
 
       相關人員在調(diào)閱供應商檔案時,應先向總經(jīng)理提出申請,申請批準后,方可進行查閱,查閱完之后應當及時歸還。
 
 
第6章  附則
 
 
第24條 本規(guī)定的制、修、止
 
       本規(guī)定由采購部制定,經(jīng)公司常務會議討論后,呈請總經(jīng)理批準后生效,修訂和廢止亦同。
 
第25條  生效日期
 
本規(guī)定自    年  月  日起生效。

編輯:foodqm

 
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