在實(shí)際操作過程中，質(zhì)量與成本之間卻存在矛盾：采購方希望在滿足質(zhì)量要求的前提下，盡可能降低采購價(jià)格。然而采購成本的一味降低卻導(dǎo)致供應(yīng)商選用質(zhì)量較差的原材料，質(zhì)量問題頻繁發(fā)生，成本增加。另一方面，當(dāng)采購方要求提高產(chǎn)品質(zhì)量時(shí)，卻面臨了供應(yīng)商提價(jià)的要求。

 

       如何在采購中平衡成本與質(zhì)量的關(guān)系、如何管理采購中的質(zhì)量成本成為采購經(jīng)理們的挑戰(zhàn)。

 

 

物流采購中的質(zhì)量問題

 

 

采購過程中的質(zhì)量問題主要來自兩個(gè)方面：原材料質(zhì)量問題和供應(yīng)商質(zhì)量問題。

 

原材料質(zhì)量問題主要體現(xiàn)在產(chǎn)品的品質(zhì)和交貨上。

 

原材料的品質(zhì)問題表現(xiàn)在：

 

購入的原材料本身品質(zhì)低劣，某些性能指標(biāo)不能達(dá)到采購方的規(guī)格要求。

 

由于客戶或采購方變更采購要求，而使現(xiàn)有的元器件無法滿足新的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

 

在產(chǎn)品交貨方面，質(zhì)量問題表現(xiàn)在：

 

運(yùn)輸過程中造成的產(chǎn)品損壞、來料包裝破損、來料標(biāo)識(shí)破損或缺失、貨物錯(cuò)發(fā)和來料混裝。

 

供應(yīng)商質(zhì)量問題則主要包括三個(gè)方面：

 

⑴供應(yīng)商運(yùn)作不良導(dǎo)致供應(yīng)品質(zhì)及交貨期不穩(wěn)定;

 

⑵供應(yīng)商的投資方或合作方改變投資方向，導(dǎo)致轉(zhuǎn)產(chǎn)或退出采購方所需原材料的生產(chǎn);

 

⑶供應(yīng)商的財(cái)務(wù)不良導(dǎo)致破產(chǎn)。

 

以上各種類型的問題一旦發(fā)生，采購方必須立即采取行動(dòng)來進(jìn)行處理和補(bǔ)救，由此產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用，比如不合格產(chǎn)品的分析檢驗(yàn)費(fèi)用、退換貨的運(yùn)輸成本、改用其它替代產(chǎn)品或替代供應(yīng)商導(dǎo)致的支出增加、與供應(yīng)商聯(lián)系磋商或派人去供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查監(jiān)督的費(fèi)用，及質(zhì)量不良造成停產(chǎn)的損失費(fèi)等都屬于質(zhì)量成本。

 

 

六種措施預(yù)防質(zhì)量問題

 

 

質(zhì)量不良而造成的損失是驚人的，問題發(fā)生之后，采購方需要投入很大精力和成本進(jìn)行問題的解決和補(bǔ)救。雖說“亡羊補(bǔ)牢，猶未晚也”，但如果能以 “第一次就把事情做對(duì)”的思想來管理質(zhì)量，預(yù)防問題的發(fā)生，將更有利平衡質(zhì)量與成本二者之間的關(guān)系。

 

采購中如何預(yù)防質(zhì)量問題發(fā)生，六種措施非常有效：

 

1、建立分工明確的組織機(jī)構(gòu)

 

目前，越來越多的大型OEM公司把供應(yīng)商開發(fā)和供應(yīng)商管理職能從采購管理中分開，分別成立獨(dú)立的資源開發(fā)與資源管理部門，并設(shè)置專人對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量進(jìn)行管理。

 

供應(yīng)商質(zhì)量管理包括與供應(yīng)商績(jī)效相關(guān)的原材料品質(zhì)、成本、交貨期及服務(wù)等各項(xiàng)指標(biāo)的管理。

 

明確的分工帶來明確的職責(zé)：

 

供應(yīng)商開發(fā)工程師負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品符合性及技術(shù)工藝能力進(jìn)行初步評(píng)估;

 

供應(yīng)商質(zhì)量工程師會(huì)在生產(chǎn)過程中運(yùn)用各種系統(tǒng)工具對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量績(jī)效進(jìn)行有效的管理和定期的評(píng)估。

 

這樣的管理結(jié)構(gòu)有效地控制和預(yù)防了采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

 

2、執(zhí)行清晰的供應(yīng)商認(rèn)證程序

 

對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)真的審核與認(rèn)證是全面了解供應(yīng)商能力的最好手段。通過供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)審核，采購方可以全面了解供應(yīng)商的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)狀況、技術(shù)水平、研發(fā)能力、管理體系及信息化程度，這為避免采購風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生奠定了基礎(chǔ)。

 

審核的內(nèi)容包括質(zhì)量認(rèn)證體系、設(shè)備與工藝能力、研發(fā)能力、生產(chǎn)流程及過程控制、生產(chǎn)能力及生產(chǎn)飽和度、財(cái)務(wù)狀況、訂單管理、客戶管理及客戶服務(wù)、原材料管理、員工素質(zhì)和環(huán)保措施等。

 

3、定期評(píng)估供應(yīng)商的績(jī)效

 

對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估可以使采購方及時(shí)了解和把握供應(yīng)商各方面的情況變化，以便隨時(shí)對(duì)其技術(shù)能力、管理能力、供應(yīng)能力及各種風(fēng)險(xiǎn)做出科學(xué)的推斷。

 

主要評(píng)估的指標(biāo)包括供應(yīng)能力、國際化/本土化能力、研發(fā)與創(chuàng)新能力、主動(dòng)性與靈活性、信息化能力、品質(zhì)績(jī)效、運(yùn)送績(jī)效、倉儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)、服務(wù)績(jī)效、價(jià)格方法、財(cái)務(wù)優(yōu)勢(shì)、利潤(rùn)與庫存周轉(zhuǎn)率及潛在風(fēng)險(xiǎn)。

 

4、制定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)傳達(dá)給供應(yīng)商

 

清晰明確的需求是與供應(yīng)商溝通過程中的關(guān)鍵。在很多時(shí)候，標(biāo)準(zhǔn)不清楚是導(dǎo)致物料質(zhì)量問題的主要原因，造成了修改/更新費(fèi)用的增加及交貨期延遲。

 

5、協(xié)助供應(yīng)商改善產(chǎn)品質(zhì)量

 

在很多情況下，采購方派出質(zhì)量控制或技術(shù)人員與供應(yīng)商共同探討改善產(chǎn)品質(zhì)量的途徑，能有效提高質(zhì)量改進(jìn)的效率。雖然，這種做法表面上增加了一些成本，但它卻加快了產(chǎn)品質(zhì)量的改善速度，使企業(yè)的整體質(zhì)量成本得以下降。

 

6、提高采購人員的素質(zhì)

 

高素質(zhì)的采購團(tuán)隊(duì)能使供應(yīng)管理具有高效率，并能在追求成本降低的同時(shí)，科學(xué)地判斷和預(yù)防采購風(fēng)險(xiǎn)。

 

良好的溝通能力、對(duì)原材料市場(chǎng)的熟悉程度及市場(chǎng)敏感度決定了采購人員能否有效控制風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。有些采購人員為達(dá)到降低成本的目的，沒有針對(duì)現(xiàn)有成本進(jìn)行認(rèn)真分析，而采取一味打壓供應(yīng)商價(jià)格的方法，往往迫使供應(yīng)商選擇未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的廉價(jià)材料進(jìn)行生產(chǎn)，或降低生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果導(dǎo)致質(zhì)量事故頻繁發(fā)生，這使采購方用來處理質(zhì)量問題的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了原材料降價(jià)帶來的成本節(jié)約，得不償失。

 

因此，培養(yǎng)和提高采購人員的素質(zhì)，建立高效率的采購團(tuán)隊(duì)是非常重要的一環(huán)。

 

 

四象限分析法平衡質(zhì)量與成本

 

 

質(zhì)量改善與成本降低是否能夠達(dá)到平衡呢?四象限分析法是一個(gè)有利的工具。將供應(yīng)商的產(chǎn)品根據(jù)質(zhì)量與成本兩類因素劃分為四種類型，針對(duì)不同類型的供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施。

 

一是產(chǎn)品質(zhì)量好，但成本高。

 

這類供應(yīng)商往往掌握某些核心技術(shù)或在市場(chǎng)上處于領(lǐng)導(dǎo)地位。采購方若想得到好的價(jià)格，必須認(rèn)真分析其成本構(gòu)成，采取談判的方式爭(zhēng)取成本的降低。在這種情況下，談判前的準(zhǔn)備工作非常重要，它能幫助采購方在談判中掌握主動(dòng)權(quán)。

 

二是產(chǎn)品質(zhì)量好，且成本也令人滿意。

 

這是采購方需要極力去維護(hù)的供應(yīng)商，與其進(jìn)行定期的交流與評(píng)估，并可適當(dāng)采取一些激勵(lì)措施或與其建立長(zhǎng)期的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系來保持良好的績(jī)效。

 

三是產(chǎn)品質(zhì)量不好，但成本令人滿意。

 

采購方必須對(duì)這一類供應(yīng)商進(jìn)行分析，如果產(chǎn)品質(zhì)量問題是由可以改善的因素造成的(如工藝流程不合理、質(zhì)量記錄不完善等等)，采購方可以與供應(yīng)商一起攻關(guān)，在盡量不增加成本的前提下找到改善的最佳途徑。如果經(jīng)過努力仍無法改善或?qū)儆跓o法改善的因素造成的品質(zhì)低劣，采購方應(yīng)著手更換供應(yīng)商。

 

四是產(chǎn)品質(zhì)量不好，且成本高。

 

采購方必須立即著手尋找替代供應(yīng)商進(jìn)行更換，否則企業(yè)將被迫支付大量的額外成本。

 

 

除了四象限分析法外，還有一些常用的工具比如魚骨圖分析法、8D根本原因分析—5why和魚骨圖分析法量化分析法等能有效地幫助采購方追本溯源，找到平衡質(zhì)量和成本的最佳對(duì)策。但是，質(zhì)量成本的量化并不是一件容易的工作，如何科學(xué)地將質(zhì)量成本的管理投入進(jìn)行量化仍然是物流采購管理過程中的一個(gè)難點(diǎn)。