審核是在企業(yè)、供應(yīng)商內(nèi)開展的一種質(zhì)量監(jiān)督活動,是指為滿足用戶使用要求,以產(chǎn)品、工序和體系為目標(biāo),通過獨立的、公正的、系統(tǒng)的評定,判斷交貨產(chǎn)品質(zhì)量,考核工序適應(yīng)性和評定體系的有效性,以便及時暴露問題,改進工作,增強質(zhì)量保證體系的自身保證能力而開展的企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)餐活動。
1、審核策劃
過程的順序;
關(guān)鍵點的關(guān)注;
時間的有效分配;
合理的人員配置(獨立性和專業(yè)性的要求);
審核時機的確定和把握。
2、應(yīng)該注意的事
策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方,不要造成突然襲擊;
允許別人做充分的準(zhǔn)備;
不要嚴(yán)重干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè),審核時間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整。
3、檢查表是重要的,但不一定是詳細的
可以幫助你把握節(jié)奏,體現(xiàn)你的重點關(guān)注;
內(nèi)容表達可僅是提示性的,詳略取決于你的經(jīng)驗;
不能照本宣科,提問應(yīng)講究技巧;
內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時);
檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。
4、構(gòu)思檢查表的三個要點
日常工作是如何處理的;
當(dāng)某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時/體系是否還工作;
當(dāng)出現(xiàn)危機時/事物是否仍在控制下。
5、進入現(xiàn)場前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的
目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟;
同時進一步明確審核中的重點關(guān)注;
相互提醒審核中應(yīng)特別注意的事項。
審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處;
因而與人打交道得十分小心;
不能讓對方反感而導(dǎo)致你審核的失。
記。呵f不能把審核做成是審查。
6、記住樣本選擇的原則
為了達到目標(biāo);
密切相關(guān)的;
有代表性;
樣本量:3<n<12。
7、有效的工作方式
聽:聆聽、傾聽,聽你所關(guān)心的;
看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;
查:學(xué)會抽樣查看,學(xué)會證實;
問:不脫離你的主題,詢問你所關(guān)心的事;
記錄:是不可缺少的,尤其是對問題點應(yīng)予詳細地記錄。
8、有效的審核順序
交談——提問
描述——聽取
文件——依據(jù)
證明——有效證據(jù)
9、現(xiàn)場審核中導(dǎo)致失敗的情況
同仁面前舉止過于刻板,讓人不自在;
沒有以平常心進行有效溝通,以為高人一等;
提問缺乏技巧,讓人可用簡單的YES或NO回答之;
缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問題;
不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味只查資料做記錄;
不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;
做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭;
滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;
審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào),各行其是。
10、高層審核是個難題
職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;
知識水平上可能比你高;
看問題的層次和深度可能和你不一樣;
但也不排除有低水平、低認識的人。
11、關(guān)鍵的一步,需要你做什么?
事先做充分的準(zhǔn)備;
標(biāo)準(zhǔn)和文件是你的依據(jù);
應(yīng)該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;
學(xué)會用經(jīng)濟語言,而避免用生硬的名詞、術(shù)語;
必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益;
你需要是會溝通又有一定知識面的人。
12、同級溝通也不輕松
坦誠心打動人,千萬別讓人感覺來攪渾;
是完善體系,而不是給別人難看,所以應(yīng)換位思考,體諒別人的難處;
對發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
以事論事,別扯入人際關(guān)系;
失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報告穿小鞋;
當(dāng)你犯錯時,道歉是必須的;
總之,友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。
13、與作業(yè)人員溝通應(yīng)該注意
禮貌待人;
現(xiàn)場中作業(yè)人員是忙碌的,不宜花很長的時間;
要用聽得懂的語言;
不能要求工人背出文件要求;
對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解;
交談時避免打斷說話或反駁,對誤解要有耐心;
不能當(dāng)著工人面前做記錄。
14、現(xiàn)場審核要有深度
前后左右審核思路應(yīng)能貫穿;
抽查可以某個產(chǎn)品形成的個案層層展開(從訂單-設(shè)計-采購-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù));
必須關(guān)注產(chǎn)品形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),并以足夠的專業(yè)能力作支持;
法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點關(guān)注;
體系的信心支撐來自于自我完善,這一點各部門均予以強化關(guān)注;
對組織內(nèi)已知的問題點應(yīng)予以重點審核;
管理中的難點、重點,應(yīng)有足夠的經(jīng)驗去識別和判斷;
對發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
15、審核發(fā)現(xiàn)的形成應(yīng)抓大放小
不要吹毛求疵,應(yīng)該懂得持續(xù)改進,小事以提醒的方式告之;
要抓住體系中的大缺失,以幫助別人能改進后有所提高;
對重復(fù)性發(fā)生的小問題,應(yīng)該當(dāng)作系統(tǒng)問題提出,這不能因小而放。
16、審核發(fā)現(xiàn)記錄和報告
記錄應(yīng)該是可追溯即可重查;
報告不能有數(shù)量限制,否則不能對體系做完整判斷;
不要害怕讓審核機構(gòu)發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部,糾正措施才是至關(guān)重要的;
形成的報告應(yīng)得到受審核部門的確認。
17、不合格報告三要素
標(biāo)準(zhǔn)的要求;
體系文件的要求;
上次審核中集中的問題點;
管理中的重點和難點;
已知該部曾發(fā)生過的管理問題。
18、不合格報告撰寫要求
正確性;
完整性;
清楚;
簡潔。
19、糾正措施內(nèi)審的根本落腳點
原因分析很重要,根本原因須找到;
分清糾正和糾正措施的區(qū)別;
受審方是糾正措施的主導(dǎo)者,但內(nèi)審員應(yīng)該是輔導(dǎo)員;
限時檢查(驗證)是關(guān)鍵。
20、評價審核能力和績效很必須
為下次審核提供改進的基礎(chǔ);
促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功;
使受審核方有一個良好的感受,提高對內(nèi)審的內(nèi)心贊成度;
體系審核真正做到審核增值。