一、目的
為了及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞和處理公司在質(zhì)量、食品安全、環(huán)境管理、安全管理方面的有關(guān)信息,促成工作目標(biāo)有效完成,制定本程序。
二、適用范圍
適用于公司內(nèi)部的信息交流與協(xié)商處理,以及公司各部門與外部各相關(guān)方的信息交流與處理。
三、權(quán)責(zé)
1、公司管理者代表:
負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)對(duì)內(nèi)、對(duì)外有關(guān)質(zhì)量、食品安全方面信息的處理。
2、EHS小組組長(zhǎng):
負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)對(duì)內(nèi)、對(duì)外有關(guān)環(huán)境、職業(yè)健康安全方面信息的處理。
3、質(zhì)量和食品安全專員:
負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外有關(guān)質(zhì)量、食品安全方面信息的收集、傳遞和處理。
4、EHS專員:
負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外有關(guān)環(huán)境、消防、交通、職業(yè)健康等安全方面信息的收集、傳遞和處理,并負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外有關(guān)壓力容器等特種設(shè)備安全方面信息的收集、傳遞和處理。
五、作業(yè)內(nèi)容
1、外部溝通
a) 與供應(yīng)商、承包方的溝通
b) 與顧客就產(chǎn)品信息(包括預(yù)期用途有關(guān)的說(shuō)明、貯存要求、保質(zhì)期等)、質(zhì)詢、合同或訂單處理、信息反饋(包括顧客抱怨)的溝通;
c) 與衛(wèi)生防疫部門、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門等食品主管部門的溝通;
d) 體系更新時(shí)對(duì)其他組織(如行業(yè)協(xié)會(huì)、同行業(yè)廠商等)的影響
2、與外部交流的信息
a)與環(huán)境監(jiān)測(cè)站、生態(tài)環(huán)境局、應(yīng)急管理管理局、市場(chǎng)監(jiān)督管理局、地方勞動(dòng)部門、總工會(huì)、消防局、公安局、供電局
b)市場(chǎng)監(jiān)督管理局、海關(guān)等當(dāng)?shù)卣、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等單位之間傳遞的信息(包括上傳下達(dá)的文件、資料和監(jiān)測(cè)、檢查的結(jié)果等);
c)政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息,產(chǎn)品質(zhì)量、食品安全、環(huán)境、安全法律法規(guī)、條例等;
d)涉及其他相關(guān)方的信息(如供應(yīng)商物料的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等)和相關(guān)方反饋的信息及其投訴等;
e)各部門直接從外部獲取和向外部傳遞的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、食品安全、安全管理等方面的其他外部信息。
3、外部信息處理
相關(guān)部門在獲得外部信息后,先判定信息使用范圍,并向相關(guān)責(zé)任人報(bào)告。
4、信息收集
反饋方式信息的收集、傳遞與處理可采用書面資料、電子媒體、召開會(huì)議、討論交流、通訊等方式進(jìn)行。
5、內(nèi)部溝通內(nèi)容
a)產(chǎn)品或新產(chǎn)品信息;
b)原料、包材和服務(wù)信息;
c)生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備;
d)生產(chǎn)場(chǎng)所、設(shè)備位置、周邊環(huán)境;
e)清潔和衛(wèi)生方案;
f)包裝、儲(chǔ)存;
g)人員資格水平和職責(zé)權(quán)限分配;
h)法律法規(guī)要求;
i)與食品安全危害和控制措施有關(guān)的知識(shí);
j)顧客、行業(yè)和其他要求;
k)來(lái)自外部相關(guān)方的咨詢;
l)表明與產(chǎn)品有關(guān)的食品安全危害的抱怨;
m)影響食品安全的其他條件(如檢測(cè)方法、條件等)。
6、內(nèi)部信息
a)正常信息,如管理要求、方針目標(biāo)、績(jī)效測(cè)量和監(jiān)視記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告及體系正常運(yùn)行時(shí)的信息;
b)不符合信息,如體系內(nèi)部審核的不合格報(bào)告、日常檢查不合格情況、糾正和預(yù)防措施處理單等;
c)緊急信息,如出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇災(zāi)害、臺(tái)風(fēng)、工傷事故、事件等情況下的信息;
d)其他內(nèi)部信息,如員工的建議等。
7、信息處理
a)各部門收集到的有關(guān)環(huán)境、職業(yè)健康安全等外部信息,及時(shí)傳遞給EHS專員;食品安全、質(zhì)量管理外部信息,及時(shí)傳遞給品控部;需要向外傳遞的信息必須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人員審批后,再按規(guī)定向外傳遞。
b)當(dāng)接收到監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時(shí),按照《糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施控制程序》相關(guān)要求進(jìn)行處理。
c)直接從外部獲取的環(huán)境、職業(yè)健康安全、食品安全、質(zhì)量有關(guān)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等管理信息時(shí),按《文件控制程序》中外部文件的要求處理。
d)相關(guān)信息轉(zhuǎn)化成文件按《文件控制程序》中文件制定、修訂等要求進(jìn)行。
8、溝通渠道與方法
依據(jù)不同的對(duì)象內(nèi)容采取不同的的方法,如:會(huì)議、公告、電話、短信、報(bào)告表、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單 、郵件和傳真等等。
五、相關(guān)文件
記錄控制程序
六、相關(guān)記錄
報(bào)告表
內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單
溝通記錄