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質(zhì)量記錄，是指企業(yè)進行的質(zhì)量活動所留下的記錄。是用以證明質(zhì)量體系有效運行客觀證據(jù)。
質(zhì)量記錄是獲得必要的產(chǎn)品質(zhì)量及有效實施質(zhì)量體系各要素的客觀證據(jù)。
ISO標準描述的質(zhì)量體系，要求供方應(yīng)制定質(zhì)量記錄的標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管和處理程序，并貫徹執(zhí)行。
定義：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動證據(jù)的文件。
一、特點
1. 可操作性
指導操作性使用的一種文件，因而明確、具體、實用。
2. 可檢查性
質(zhì)量記錄反映操作者的實際操作活動，具有數(shù)量化和特征化，因而可以檢查和評價。
3. 可追溯性
要需要追蹤了解查明原因時對通過質(zhì)量記錄查明情況，從而可以有針對性地采取預(yù)防和糾正措施。
4. 可見證性
為企業(yè)進行內(nèi)部或外部質(zhì)量體系審核提供證據(jù)，它可以證實是否已實施了規(guī)定的質(zhì)量體系要求及實施的程度。另外質(zhì)量記錄也可以反映對不合格采取了哪些糾正措施。
5. 系統(tǒng)性
記錄了整個質(zhì)量活動的完整過程，因而具有連續(xù)性，也為管理者分析質(zhì)量問題、質(zhì)量發(fā)趨勢提供依據(jù)，同時也為質(zhì)量成本分析、統(tǒng)計技術(shù)的運用提供了依據(jù)。
二、作用
記錄與文件的不同，記錄可以提供產(chǎn)品、過程和質(zhì)量管理體系符合要求及有效性運作的證據(jù)，具有可追溯性、證據(jù)并據(jù)此采取糾正和預(yù)防措施的作用。
（1）為質(zhì)量活動及達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)；
（2）為正確有效地控制和評價產(chǎn)品質(zhì)量提供客觀證據(jù)；
�。�3）為評價質(zhì)量體系的有效性提供客觀證據(jù)；
�。�4）為采取預(yù)防和糾正措施提供重要依據(jù)；
�。�5）為評價和驗證質(zhì)量活動提供信息；
（6）質(zhì)量手冊及質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。
控制內(nèi)容：標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置。
三、記錄的設(shè)計和編制意義
1、記錄的充分性和必要性
記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。
為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
2、記錄的真實性和準確性
真實準確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時，應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準確地獲取所需的質(zhì)量信息。
填寫記錄應(yīng)實事求是、嚴肅認真。
3、記錄的規(guī)范化和標準化
應(yīng)盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標準，參考先進組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標準化，在建立質(zhì)量管理體系過程中，應(yīng)當對現(xiàn)行的進行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應(yīng)使用適當?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實現(xiàn)記錄的標準化管理。
對于同一種活動的記錄格式應(yīng)當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。
4. 記錄的填寫要求和注意事項
�。�1）記錄用筆要求
記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。
用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
�。�2）記錄的原始性
記錄要保持現(xiàn)場運作，如實記錄，這就是原始性。
原始就是最初的第一手的。
原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。
做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。
記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。
（3）記錄的清晰準確
記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的，即是證據(jù)，首先要屬實，要做到屬實，就要將過程做到位并運作事實記得正確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。
不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。
�。�4）筆誤的處理
在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
�。�5）空白欄目的填寫
有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。
怎么處置呢？
空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。
（6）簽署要求
記錄中會包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。
5. 填寫要求
�。�1）質(zhì)量記錄填寫要清楚，字跡要清晰，不得使用鉛筆填寫，不得隨意更改，如質(zhì)量記錄因筆誤需更改，當事人應(yīng)在更改處字上劃一橫線并更正及簽名認可或備注欄中簽名認可。
�。�2）填寫質(zhì)量記錄內(nèi)容要求真實、完整。
�。�3）記錄完畢后，責任人應(yīng)簽名，簽名時須填寫全名。
（4）質(zhì)量記錄的表格上所有須填的欄目，均應(yīng)進行相應(yīng)填寫，若有不適用的欄目應(yīng)加劃斜線。
6. 記錄的管理和控制
（1）記錄的標識
應(yīng)具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號和流水號。
標識的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。
�。�2）記錄的貯存和保管
記錄應(yīng)當按照檔案要求立卷貯存和保管。
記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負責，應(yīng)建立必要的保管制度，保管方式應(yīng)便于檢索合存取，保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠，干燥、通風，并有必要的架、箱，應(yīng)做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)合丟失。
管以及路的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點合法規(guī)要求做出相應(yīng)規(guī)定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。
一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應(yīng)保存3年，重要的記錄應(yīng)長期保存。
�。�3）記錄的檢索
一項質(zhì)量活動往往涉及到多項記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項，應(yīng)當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。
對于一個項目，合同或是產(chǎn)品實現(xiàn)后過程，可以考慮建立一個總編目，按產(chǎn)品實現(xiàn)的進度進行排列。對于記錄內(nèi)容較多，質(zhì)量活動聯(lián)系復雜的記錄，也可設(shè)置分項編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權(quán)拒收。
記錄中包含了大量有用的體系運行證據(jù)和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關(guān)部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
�。�4）記錄的處置
超過規(guī)定保存期限的記錄，應(yīng)統(tǒng)一進行處理，重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。
記錄必須如實記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài)，如實反映質(zhì)量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結(jié)果，證實產(chǎn)品滿足技術(shù)標準、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行，產(chǎn)品、過程和整個體系的運行是否達到了預(yù)期的要求。
7. 貯存要求
�。�1）質(zhì)量記錄的貯存條件應(yīng)可靠、安全、防止損壞、變質(zhì)或丟失。
（2）質(zhì)量記錄未經(jīng)批準不得復印、銷毀。
有關(guān)產(chǎn)品檢驗、實驗的質(zhì)量記錄復印須蓋受控文件專用章，并由文控中心登記；其它部門質(zhì)量記錄復印由本部門在質(zhì)量記錄原件上注明分發(fā)份數(shù)和抄送部門。
�。�3）各部門歸檔管理的質(zhì)量記錄應(yīng)按月或在質(zhì)量活動結(jié)束后收集分類、按編號順序裝訂成冊。
（4）借閱質(zhì)量記錄須相關(guān)部門負責人同意后方可借閱，并按期歸還
8. 歸檔要求
�。�1）由品管部保管的質(zhì)量記錄，在各質(zhì)量活動結(jié)束之前交到品管部時按受控文件進行控制，在質(zhì)量活動結(jié)束后交品管部存檔。
（2）由各部門歸檔管理的質(zhì)量記錄，由各部門收集保管。
9. 銷毀
�。�1）質(zhì)量記錄超過保存期時，由各科室填寫《記錄銷毀申請》，經(jīng)管理者代表審核、中心領(lǐng)導批準后，由各科室在質(zhì)管科監(jiān)督下進行銷毀。
�。�2）如有某種原因需保留超過保存期的質(zhì)量記錄，應(yīng)整理成為質(zhì)量檔案保存。
10. 質(zhì)量記錄過程中常見的問題與對策
大多數(shù)企業(yè)都通過了質(zhì)量認證，雖然說體系運行已很成熟，但存在的問題仍然不容忽視。
不重視科學程序的作用，憑經(jīng)驗辦事，產(chǎn)生逆反心理，認為記錄是束縛自己的繩索，關(guān)注度下降，思想松懈，這些都是企業(yè)通過認證后的通病。主要表現(xiàn)為：
在記錄過程中常見的問題
盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應(yīng)付檢查。
亂：記錄的設(shè)置、設(shè)計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。
散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。
松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴重。
空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。
錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。
11. 質(zhì)量記錄報表填寫注意事項
質(zhì)量記錄用于記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果，是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀依據(jù)，為采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)，有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。
質(zhì)量記錄填寫有以下事項需要注意：
�。�1）報表填寫必須完整，盡可能詳細，對所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚，如不能填寫的內(nèi)容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。
�。�2）記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進行重填。
（3）記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。
值得注意的是：
（1）如是數(shù)字錯誤，應(yīng)將整個數(shù)字劃掉，不能僅將數(shù)字中寫錯的位數(shù)劃掉。
（2）簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或?qū)懩持魅�、某�?jīng)理、某先生、某小姐等。
�。�3）填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2014年2月1日可寫為1/2.14或2014/2/1、2014.2.1等。
�。�4）不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。
（5）記錄報表的日期和流水號要寫全，便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2020年2月1日；流水號的填制必須按固定的編號規(guī)則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2020年2月的第15份報表的流水號為20/02/015。
