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記錄填寫要求和注意事項(xiàng)

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-02-16  來源:食品質(zhì)量管理公眾號  作者:網(wǎng)絡(luò)
核心提示:記錄填寫要求和注意事項(xiàng)
  記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件,是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運(yùn)行過程,而過程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性,記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。
 
  記錄的填寫要求:
 
  1、記錄用筆要求
 
  記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,不應(yīng)用紅筆,這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
 
  2、記錄的原始性
 
  記錄要保持現(xiàn)場運(yùn)作、如實(shí)記錄,這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記,當(dāng)周的活動(dòng)當(dāng)周記。做到及時(shí)和真實(shí),不允許添加點(diǎn)滴水分,使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性,不可以重新抄寫和復(fù)印,更不可以在過程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。
 
  3、記錄的清晰準(zhǔn)確
 
  記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的。即是證據(jù),首先要屬實(shí),要做到屬實(shí),就要將過程做到位并確保事實(shí)記得正確和清晰,語言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。
 
  4、筆誤的處理
 
  在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后,不要在筆誤處亂寫亂畫,甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理筆誤的方法,是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,用原使用的筆墨畫一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
 
  5、空白欄目的填寫
 
  有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填,怎么處置呢?空白欄目不能不填,其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目,只是無內(nèi)容可填,就以一橫線代之,如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫,亦可用一斜線代之。
 
  6、簽署要求
 
  記錄中會(huì)包含各種類型的簽署,有作業(yè)后的簽署,有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署,這些簽署都是原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn),是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分,任何簽署都應(yīng)簽署全名,同時(shí)盡可能的清晰易辨,不允許有姓無名或有名無姓情況存在。
 
  質(zhì)量記錄填寫有以下事項(xiàng)需要注意:
 
  1、報(bào)表填寫必須完整,盡可能詳細(xì),對所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚,如不能填寫的內(nèi)容要用斜線(/)劃掉,特別是簽名欄的填寫,要寫全名。
 
  2、記錄要求準(zhǔn)確清晰,不得潦草,更不得隨便在記錄上亂涂亂畫,記錄背面也一樣,特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度,不清晰者要進(jìn)行重填。
 
  3、記錄不得隨便進(jìn)行更改,需要更改時(shí)正確的做法是先將錯(cuò)誤的地方用一條橫線劃掉,然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容,同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名,并寫上日期。值得注意的是:
 
 。1) 如是數(shù)字錯(cuò)誤,應(yīng)將整個(gè)數(shù)字劃掉,不能僅將數(shù)字中寫錯(cuò)的位數(shù)劃掉。
 
  (2) 簽名時(shí)要注意寫全名,不能僅寫一個(gè)字或?qū)懩持魅、某?jīng)理、某先生、某小姐等。
 
 。3) 填寫日期時(shí)要寫全年月日,例如文件的起草日期為2019年12月1日可寫為1/12.19或2019/12/1、2019.12.1等。
 
  4、不準(zhǔn)使用涂改液,也不能使用修正紙等,不準(zhǔn)用鉛筆填寫,一般不準(zhǔn)用紅色筆跡填寫,尤其是簽名。
 
  5、記錄報(bào)表的日期和流水號要寫全,便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日,如2019年12月1日;流水號的填制必須按固定的編號規(guī)則進(jìn)行,流水號的填寫位置在報(bào)表的右上角。推薦的編號格式為:年份/月份/流水號,如2019年12月的第15份報(bào)表的流水號為19/12/015。
編輯:foodqm

 
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