01 質(zhì)量記錄過程中常見的問題與對策
記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件,是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運行過程,而過程結(jié)果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性,記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。
在記錄過程中常見的問題
盲:記錄的設置、設計目的、功能不明,不是為管理、改進所用,而是為了應付檢查。
亂:記錄的設置、設計隨意性強,缺乏體系考慮,記錄的填寫,保管收集混亂,責任不清。
散:保存、管理分散,未作統(tǒng)一的規(guī)定。
松:記錄填寫、傳遞、保管不嚴,日常疏于檢查,達不到要求,無人考核,且丟失和涂改現(xiàn)象嚴重。
空:該填不填,空格很多,缺乏嚴肅性,法定性。
錯:寫錯別字,語言表達不清,填寫錯誤。
記錄的充分性和必要性:記錄作為基礎性和依據(jù)性文件,應盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。為此,組織既要從總體上評價記錄的充分性,力求使原始記錄完整,同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍,要注意并非記錄越多越好,正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
記錄的真實性和準確性:真實準確的記載質(zhì)量信息,才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù),因此,在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時,應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。
記錄的規(guī)范化和標準化:應盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標準,參考先進組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標準化,在建立質(zhì)量管理體系過程中,應當對現(xiàn)行的進行清理,廢立多余的記錄,修改不適用的記錄,沿用有價值的并增補必需的,應使用適當?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定,按要求統(tǒng)一編號,使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào),實現(xiàn)記錄的標準化管理。對于同一種活動的記錄格式應當是固定的,不能隨意變更,造成混亂,即使需要修改,也應規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。
記錄用筆要求:記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,不應用紅筆,這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
記錄的原始性:記錄要保持現(xiàn)場運作,如實記錄,這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記,當周的活動當周記。做到及時和真實,不允許添加點滴水分,使記錄真實可靠。記錄保持其原始性,不可以重新抄寫和復印,更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。
記錄的清晰準確:記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設置的,即是證據(jù),首先要屬實,要做到屬實,就要將過程做到位并運作事實記得正確和清晰,語言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。
筆誤的處理:在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后,不要在筆誤處亂寫亂畫,甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋,正確的處理筆誤的方法,是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,用原使用的筆墨畫一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
空白欄目的填寫:有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。怎么處置呢?空白欄目不能不填,其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄者已經(jīng)關注到這一欄目,只是無內(nèi)容可填,就以一橫線代之,如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫,亦可用一斜線代之。
簽署要求:記錄中會包含各種類型的簽署,有作業(yè)后的簽署,有認可、審定、批準等簽署,這些簽署都是這原則、權限和相互關系的體現(xiàn),是記錄運作中不可少的組成部分,任何簽署都應簽署全名,同時盡可能的清晰易辨,不允許有姓無名或有名無姓情況存在。
記錄的標識:應具有唯一性標識,為了便于歸檔和檢索,記錄應具有分類號和流水號。標識的內(nèi)容應包括:記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。
記錄的貯存和保管:記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或?qū)iT的主管部門負責,應建立必要的保管制度,保管方式應便于檢索和存取,保管環(huán)境應適宜可靠,干燥、通風,并有必要的架、箱,應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)和丟失。保管以及記錄的保存期限問題,如果外部沒有要求的,組織可針對不同產(chǎn)品的特點和法規(guī)要求做出相應規(guī)定,如果合同對記錄提出要求,則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下,記錄的保存期限為2年,主要的記錄應保存3年,重要的記錄應長期保存。
記錄的檢索:一項質(zhì)量活動往往涉及到多項記錄的內(nèi)容和表格,為了避免漏項,應當對記錄進行編目,編目具有引導和路徑作用,可以便于記錄的查閱和使用,使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目,合同或是產(chǎn)品實現(xiàn)后過程,可以考慮建立一個總編目,按產(chǎn)品實現(xiàn)的進度進行排列。對于記錄內(nèi)容較多,質(zhì)量活動聯(lián)系復雜的記錄,也可設置分項編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗收合格后方可進行,如果歸檔資料不全,負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據(jù)和原始信息,要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找,記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法,編制電子索引,可以提高檢索和查閱的效率。
記錄的處置:超過規(guī)定保存期限的記錄,應統(tǒng)一進行處理,重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài),如實反映質(zhì)量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結(jié)果,證實產(chǎn)品滿足技術標準、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度,反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行,產(chǎn)品、過程和整個體系的運行是否達到了預期的要求。
質(zhì)量記錄報表填寫注意事項
質(zhì)量記錄用于記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果,是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀依據(jù),為采取糾正和預防措施提供依據(jù),有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。
05、質(zhì)量記錄填寫有以下事項需要注意
1. 報表填寫必須完整,盡可能詳細,對所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚,如不能填寫的內(nèi)容要用斜線(/)劃掉,特別是簽名欄的填寫,要寫全名。
2. 記錄要求準確清晰,不得潦草,更不得隨便在記錄上亂涂亂畫,記錄背面也一樣,特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度,不清晰者要進行重填。
3. 記錄不得隨便進行更改,需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉,然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容,同時在旁邊進行簽名,并寫上日期。值得注意的是:
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如是數(shù)字錯誤,應將整個數(shù)字劃掉,不能僅將數(shù)字中寫錯的位數(shù)劃掉。
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簽名時要注意寫全名,不能僅寫一個字或?qū)懩持魅、某?jīng)理、某先生、某小姐等。
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填寫日期時要寫全年月日,例如文件的起草日期為2014年2月1日可寫為1/2.14或2014/2/1、2014.2.1等。
4. 不準使用涂改液,也不能使用修正紙等,不準用鉛筆填寫,一般不準用紅色筆跡填寫,尤其是簽名。
5. 記錄報表的日期和流水號要寫全,便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日,如2014年2月1日;流水號的填制必須按固定的編號規(guī)則進行,流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為:年份/月份/流水號,如2014年2月的第15份報表的流水號為14/02/015。