對物流服務(wù)的需求是隨著企業(yè)的發(fā)展而變化的，一種良好的專業(yè)化的物流服務(wù)可以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，甚至可以帶動某些地區(qū)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的齊頭并進(jìn)。對于有大量貨物流動的企業(yè)，如果計(jì)劃使用外部資源運(yùn)行物流，選擇好物流供應(yīng)商是至關(guān)重要的，它可以幫助企業(yè)，以相對合理的成本控制物料及成品的流動，對整條供應(yīng)鏈進(jìn)行—體化管理，從而使企業(yè)集中更多的精力用在產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量保證和開拓市場。
1、物流供應(yīng)商的作用和職責(zé)
在選擇物流供應(yīng)商(簡稱供應(yīng)商)之前，應(yīng)從運(yùn)行整體供應(yīng)鏈的角度(即從原材料到廠家，成品到客戶)明白供應(yīng)商的作用和職責(zé)。
——按生產(chǎn)廠家(簡稱“廠家”)要求與原材料供應(yīng)商聯(lián)系提貨，與客戶聯(lián)系送貨。
——具備操作空運(yùn)、海運(yùn)、公路、鐵路運(yùn)輸、空海聯(lián)運(yùn)的能力；
——在某—區(qū)域或全國范圍內(nèi)做貨物分撥；
——辦理海關(guān)清關(guān)業(yè)務(wù)(制單、報(bào)關(guān)、墊付關(guān)稅等)；
——保險(xiǎn)：受廠家委托代辦保險(xiǎn)和理賠；
——財(cái)務(wù)支持：有足夠的周轉(zhuǎn)金保證日常運(yùn)作、甚至代買部分原材料；
——信息傳遞(網(wǎng)絡(luò)化)和文件的管理；
——采購和管理好二級供應(yīng)商(如車隊(duì)等)；
——持續(xù)性改進(jìn)。
明白物流供應(yīng)商的職責(zé)和作用，是為了更好地確定服務(wù)需求。
2、如何選擇物流供應(yīng)商
選擇物流供應(yīng)商應(yīng)做到公平、公正、公開，建議對長期穩(wěn)定的大宗物流業(yè)務(wù)應(yīng)以物流部為主邀請相關(guān)部門(如財(cái)務(wù)、采購、銷售)，通過公開招標(biāo)的方式選擇。具體可分成三個(gè)階段。
第一階段：文件準(zhǔn)備、發(fā)標(biāo)、供應(yīng)商回復(fù)、初步報(bào)價(jià)分析該階段的主要目的是：使投標(biāo)者通過閱讀廠家所提供的文件，全面理解業(yè)務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍運(yùn)量、報(bào)價(jià)須知等。該文件除應(yīng)該詳細(xì)介紹業(yè)務(wù)內(nèi)容外，還需要對服務(wù)范圍和需求做完整的表述，其包括：
1.對運(yùn)輸時(shí)間、操作時(shí)間的定義；
2.服務(wù)承諾：如24小時(shí)一天，7天一周，365天一年，即每時(shí)每刻都能聯(lián)系到該物流供應(yīng)商；
3.價(jià)格要求；
4.倉儲要求；
5.清關(guān)服務(wù)(如果有進(jìn)出口業(yè)務(wù))；
6.對區(qū)域性或更大范圍的服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)要求；
7.信息系統(tǒng)要求；
8.對操作空運(yùn)、海關(guān)散貨、公路散貨的能力要求；
9.貨物到達(dá)出現(xiàn)延誤的索賠要求。
為了更好地比較各個(gè)競標(biāo)者報(bào)價(jià)，廠家有必要先設(shè)計(jì)好統(tǒng)一的報(bào)價(jià)表，并要求各競標(biāo)者按統(tǒng)一表格報(bào)價(jià)。
建議該表格應(yīng)包括：
1.不同運(yùn)輸噸位在不同服務(wù)類型和運(yùn)輸工具的報(bào)價(jià)及相應(yīng)的時(shí)間。比如：空運(yùn)，按不同的重量區(qū)間，從不同的城市到某—點(diǎn)的門到門、門到港、港到港的報(bào)價(jià)，其中可分成最優(yōu)先，次之……；
2.不同情況下的服務(wù)價(jià)格(如正常時(shí)間、周末、節(jié)假日、緊急定單)；
3.倉儲價(jià)格：進(jìn)出庫、儲存、裝卸、重新包裝；
4.運(yùn)行信息系統(tǒng)的費(fèi)用；
5.保險(xiǎn)費(fèi)率；
6.清關(guān)服務(wù)。
總而言之，報(bào)價(jià)表應(yīng)能全面反映整體價(jià)格及分項(xiàng)內(nèi)容，單項(xiàng)的服務(wù)以分項(xiàng)價(jià)為準(zhǔn)，整體價(jià)格應(yīng)當(dāng)是相關(guān)分項(xiàng)價(jià)格的總和，報(bào)價(jià)不能允許有任何死角或隱性內(nèi)容，即No hidden cost。
竟標(biāo)者收到文件后，應(yīng)按規(guī)定時(shí)間予以回復(fù)是否可以滿足服務(wù)要求，附上報(bào)價(jià)單和公司介紹。
廠家收到競標(biāo)者的回復(fù)和報(bào)價(jià)單后，應(yīng)對回復(fù)內(nèi)容和報(bào)價(jià)單做初步分析，以明白各竟標(biāo)者的總體水平和各自之間的差距。
建議從如下幾個(gè)方面對報(bào)價(jià)做初步分析：
1.是否已充分理解整體業(yè)務(wù)的范圍；
2.是否提供了整體價(jià)格及分項(xiàng)內(nèi)容；
3.價(jià)格水平；
4.運(yùn)輸及各個(gè)環(huán)節(jié)的操作時(shí)間；
5.對出現(xiàn)延誤的處理辦法和索賠承諾。
第二階段：全面評估
這一階段分成兩大步驟：1.對問答卷評估，2.對硬件設(shè)施評估。
所謂問答卷，其方法是：根據(jù)第一階段中供應(yīng)商的回復(fù)和報(bào)價(jià)情況，將各種要求變成最簡單的問題，競標(biāo)者只需填寫Yes或No。根據(jù)回復(fù)，廠家能較快地了解競標(biāo)者的業(yè)務(wù)能力。這種做法可根據(jù)業(yè)務(wù)范圍的大小，設(shè)計(jì)不同層面的問卷。
現(xiàn)舉例某公司內(nèi)陸倉儲、運(yùn)輸?shù)牡?mdash;輪問卷。
A：payment issue
——所有發(fā)票以人民幣結(jié)算；
——對到付運(yùn)費(fèi)不允許收取額外費(fèi)用或傭金；
——如需代買包裝材料，不能要求事先預(yù)收訂金；
——直接開發(fā)票不允許通過代理，公路運(yùn)輸是增值稅發(fā)票；
——提供發(fā)票清單，列明每項(xiàng)費(fèi)用細(xì)目(與報(bào)價(jià)單一致)。
B：pricing issue
——不能有最低收費(fèi)；
——對緊急訂單不能額外收費(fèi)；
——周末或節(jié)假日的運(yùn)行費(fèi)用與平日相同；
——不能有任何隱性價(jià)格。
C：Service Coverage issue
——在每一個(gè)分撥點(diǎn)能提供運(yùn)輸及專業(yè)性客戶服務(wù)；
——除正常查詢外能提供24小時(shí)／天、7天／周的緊急查詢；
——有操作、運(yùn)輸、儲存危險(xiǎn)品的執(zhí)照；
——免費(fèi)提供現(xiàn)場服務(wù)，如果廠家需要；
——在每—個(gè)倉庫有固定的聯(lián)系人；
——向客戶和廠家提供貨物出運(yùn)信息的預(yù)報(bào)。
除以上例舉的三點(diǎn)，問答卷還應(yīng)涉及到時(shí)間、散貨操作、倉庫、車隊(duì)、延誤索賠，等內(nèi)容。
收到問答卷后，應(yīng)做如下分析：
——各競標(biāo)者有多少Yes和No；
——對重要要求回答N0的有幾家，理由是否合理；
——回答是否真實(shí)地反映了其現(xiàn)行的能力及網(wǎng)絡(luò)。
與此同時(shí)，廠家應(yīng)公布目標(biāo)價(jià)，以便競標(biāo)者調(diào)整其報(bào)價(jià)。
設(shè)定目標(biāo)價(jià)的原則：
——當(dāng)前的市場水平(不同區(qū)域)；
----重點(diǎn)業(yè)務(wù)和客戶群分布；
——未來2至3年內(nèi)發(fā)展計(jì)劃；
——公司Saving的計(jì)劃；
----所要求的服務(wù)水平(包括lead time)。
收到新報(bào)價(jià)后，建議廠家從以下幾個(gè)方面分析：
——與目標(biāo)價(jià)格的差異；
——在關(guān)鍵區(qū)域或大運(yùn)量上的價(jià)格水平；
——與相關(guān)價(jià)格的Lead time；
——能帶來的Saving總量；
——最大的受益點(diǎn)和潛在的風(fēng)險(xiǎn)；
——是否存在隱性報(bào)價(jià)；
——發(fā)展?jié)摿Α?
綜合問卷回復(fù)結(jié)果和報(bào)價(jià)情況，對價(jià)格偏高，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能覆蓋主要區(qū)域，使用代理商過多，運(yùn)行附加條件多，回復(fù)No較多的公司可以刪除。
所謂對硬件設(shè)施的評估是整個(gè)采購過程中最重要的環(huán)節(jié)。特別是有分撥業(yè)務(wù)的廠家，一定要事先考查分撥點(diǎn)的能力。通過對競標(biāo)者主要網(wǎng)點(diǎn)(辦公室、人員、倉庫、車隊(duì))的實(shí)際考查，以當(dāng)面問答的形式從不同側(cè)面全面了解該公司的現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)發(fā)展的潛力、整體管理水平。建議廠家以至少2人一組的形式對競標(biāo)者在不同地區(qū)，同時(shí)開展考查，采用同一問卷和打分標(biāo)準(zhǔn)，小組成員獨(dú)立打分不得商討，以保證整個(gè)考查的公正性。根據(jù)本人的經(jīng)驗(yàn)，可以將問卷事先發(fā)給競爭者，做必要準(zhǔn)備。2000年夏季，我們用2周時(shí)間對4個(gè)競標(biāo)者在五個(gè)城市的20個(gè)倉庫進(jìn)行評估。對當(dāng)時(shí)倉庫管理及設(shè)備設(shè)施情況有了基本的了解，雖然我們的問題和考查要點(diǎn)是依據(jù)公司業(yè)務(wù)要求而擬定的，多少有些特殊性，但還是能反映出當(dāng)時(shí)國內(nèi)主要地區(qū)的倉庫狀況。特別是東西部的差距較大。
在考查中我們還發(fā)現(xiàn)，大部分當(dāng)?shù)氐木W(wǎng)點(diǎn)缺少嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的管理，許多問題回答得很明確，但要求出示相關(guān)文件或操作記錄，就沒有或不完整了。比如我們問：倉庫發(fā)現(xiàn)火災(zāi)時(shí)，有無內(nèi)部操作人員的逃逸出口和指示標(biāo)記，對方說：有。延著標(biāo)記到門口，發(fā)現(xiàn)門是鎖著。又比如：有一家公司當(dāng)?shù)厝斯蛦T收到我們問卷后在電腦上很快做了倉庫平面圖和進(jìn)出庫作業(yè)流向，由于疏忽，只做了出庫流向，沒有進(jìn)庫流向，像個(gè)“聚寶盆”。凡此種種，雖然是一些很小的方面，但能反映出整體的水平，對打分很有影響。通過這種形式，我們還能看出各競標(biāo)者當(dāng)?shù)毓镜娜藛T素質(zhì)，對做最后決定會起相當(dāng)?shù)淖饔�。采購物流供�?yīng)商是采購一種長期的服務(wù)，人員的素質(zhì)甚至高于設(shè)施對未來業(yè)務(wù)的影響，它是可持續(xù)性發(fā)展的第一要素。
下面介紹我們的倉庫考查問卷：
倉庫看似很簡單，但現(xiàn)代物流需要的是良好的設(shè)施、設(shè)備、完整的管理和可持續(xù)性發(fā)展的潛力。該問卷共有近60個(gè)問題涉及到設(shè)施、設(shè)備、管理、人員、組織機(jī)構(gòu)、日常運(yùn)行、信息系統(tǒng)、地理位置、車隊(duì)、消防等等。主要分成五大類，現(xiàn)將部分要點(diǎn)列出：
1.基本情況
——倉庫的平面圖，地面承重，凈高、柱距；
——安全管理(如：人員貨物進(jìn)出)、消防(消防培訓(xùn)、設(shè)施維護(hù)、距消防隊(duì)的距離、噴淋防火、防盜報(bào)警等)；
——地理位置(距高速公路、機(jī)場、港口的距離)周邊交通狀況、海拔高度；
——倉庫內(nèi)的設(shè)備(鏟車、貨架、打包機(jī)、升降平臺等)；
——燈光情況、防雨情況、各季節(jié)平均溫度、濕度、降水量
2.倉庫的管理
——組織機(jī)構(gòu)，緊急情況的決定權(quán)和對策；
——內(nèi)部貨物擺放原則，分區(qū)原則，進(jìn)出庫流程，物流線路；
——貨物重新包裝(打印標(biāo)簽、再包裝等)
——庫存控制，管理的程序(如：看板、可視性等)；
——KPI的記錄；
——貨物破損、丟失的處理程序；
——對shipping window(收發(fā)貨時(shí)間“窗口”)的理解和應(yīng)用。
3.信息系統(tǒng)
——訂單處理；
——庫存更新，在線查尋；
——在途貨物追蹤；
——公司內(nèi)部及與外部的信息交換方式；
——電話、傳真的配置情況。
4.車隊(duì)
——車輛配置；
——簽約車隊(duì)的情況；
——對長途運(yùn)輸車輛的管理，在途監(jiān)控；
——主要城市間固定貨運(yùn)班車。
5.其它
——為客戶做Cost saving的實(shí)例；
——目前的客戶群、業(yè)務(wù)總量；
——管理人員英文水平(可否進(jìn)行正常交流)；
——對精益制造理論的理解。
對考查結(jié)果打分，可以從兩個(gè)方面分析：1.比較總分；2.將上述考查點(diǎn)按重要程度分成高、中、低，比較各競標(biāo)者在最高程度的得分。
完成對硬件設(shè)施的評估后，結(jié)合第—輪問答卷的情況，有的公司可以設(shè)計(jì)第二輪問答卷，對服務(wù)承諾、報(bào)價(jià)和倉庫考查中發(fā)現(xiàn)的問題做進(jìn)一步核準(zhǔn)。競標(biāo)者應(yīng)做出Yes或No的答復(fù)，對現(xiàn)有問題確認(rèn)改進(jìn)時(shí)間。到此已完成全面評估的工作，可根據(jù)硬件設(shè)施得分情況、價(jià)格水平、二輪問卷的答案，決定進(jìn)入下—輪的競標(biāo)者名單。
第三階段：案例研討，內(nèi)部討論，談判，最終決定
該階段，廠家可以根據(jù)未來主要業(yè)務(wù)范圍，提供2—3個(gè)典型案例。進(jìn)入本輪的競標(biāo)者，可以利用第一次正式的面對面機(jī)會全面介紹公司的服務(wù)理念、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，并基于現(xiàn)行的操作水平對案例提出解決方案和接手項(xiàng)目后的運(yùn)行計(jì)劃。建議競標(biāo)者緊緊圍繞最重要的環(huán)節(jié)如：cost saving，inventory control，lead time，這些既基本又不易控制好的項(xiàng)目，展示你的長處，提出解決方案和改進(jìn)措施。曾經(jīng)有—家公司，各方面都很強(qiáng)，評估分?jǐn)?shù)高于其它竟標(biāo)者，但在最后一輪案例研討上，過于強(qiáng)調(diào)它的優(yōu)勢，而沒有把自身的強(qiáng)項(xiàng)與案例的解決方案聯(lián)系起來，給廠家留下的印象是：“你的案例小菜一碟”，致使被淘汰出局。
對于廠家而言，這同樣是全面考查竟標(biāo)者整體素質(zhì)的機(jī)會。你們可以要求，重要網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)員或經(jīng)理參加案例研討(但不宜超6人)，檢驗(yàn)競標(biāo)者的團(tuán)隊(duì)水平。通常投標(biāo)階段，競標(biāo)者以市場經(jīng)理為主導(dǎo)的，而對于廠家來說，主要的是了解未來運(yùn)作團(tuán)隊(duì)。在案例研討會上，廠家的采購小組，對每個(gè)競標(biāo)者的展示內(nèi)容、團(tuán)隊(duì)水平、案例解決方案打分。
完成案例研討后，廠家結(jié)合前面二輪問答卷的結(jié)果、設(shè)施評估、案例研討分析、價(jià)格水準(zhǔn)盡快進(jìn)行內(nèi)部討論，結(jié)合自身業(yè)務(wù)的發(fā)展，對使用不同競標(biāo)者做出分析。主要從幾個(gè)方面：
1.最大的受益點(diǎn)是什么；
2.最大的風(fēng)險(xiǎn)是什么；
3.系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)是否滿足要求；
4.報(bào)價(jià)總體水平，是否可以有更多的saving；
5.可持續(xù)發(fā)展的增長點(diǎn)；
6.團(tuán)隊(duì)素質(zhì)。
走到這一步，廠家可以與最有可能獲得此項(xiàng)業(yè)務(wù)的競標(biāo)者展開談判，包括進(jìn)一步確認(rèn)各項(xiàng)服務(wù)承諾、報(bào)價(jià)、設(shè)施的改進(jìn)計(jì)劃，項(xiàng)目啟動運(yùn)行的計(jì)劃，使雙方的理解達(dá)到一致。同時(shí)也要進(jìn)行商務(wù)條款的談判。通過前面幾個(gè)階段大量細(xì)致的工作，應(yīng)當(dāng)說大部分的合同條款已被涉及到。法律部門有必要介入，以保證合同條款符合慣例和所在國的法律。如果沒有大的差異，可以決定誰獲得此項(xiàng)業(yè)務(wù)。
雖然上述過程顯得復(fù)雜、費(fèi)時(shí)，但對于一項(xiàng)大宗業(yè)務(wù)，長期合同(3年)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真選擇好未來的合作伙伴。它不一定是最大最好的，但一定是最適合最能理解你的要求，愿意隨著你一起成長的物流公司，最終達(dá)到Win—Win。
應(yīng)當(dāng)說明，以上的介紹只是方法，不是理論，不—定具有廣泛的意義。