第四講 設(shè)置排序條件

　　圖8與圖9所示的操作真是太簡單了！利用“數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“排序”命令進行操作就不一樣了。此命令對于數(shù)據(jù)內(nèi)容較多的數(shù)據(jù)清單特別有用，若只想對某區(qū)域進行排序，也能讓您非常滿意，因為通過它可以設(shè)備各種各樣的排序條件，并讓中文Excel 2000自動進行排序。操作時，屏幕上將顯示如圖10所示的“排序”對話框，可以使用的各選項功能如下所述。

圖10 進入“排序”對話框

1.主要關(guān)鍵字

　　通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。

2.次要關(guān)鍵字

　　通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設(shè)置的“主要關(guān)鍵字”列中出現(xiàn)了重復(fù)項，就將按次要關(guān)鍵字來排序重復(fù)的部分。

3.第三關(guān)鍵字

　　通過一份下拉菜單選擇排序字段，打開位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進行排序。如果前面設(shè)置的“主要關(guān)鍵字”與“次要關(guān)鍵字”列中都出現(xiàn)了重復(fù)項，就將按第三關(guān)鍵字來排序重復(fù)的部分。

4.有標(biāo)題行

　　在數(shù)據(jù)排序時，包含清單的第一行。

5.無標(biāo)題行

　　在數(shù)據(jù)排序時，不包含清單的第一行。

　　在使用“排序”命令時，若要排序的只是某一個區(qū)域，那么招待此命令時屏幕上會顯示“排序報警”對話框，如圖11所示。

圖11 屏幕上將顯示此對話框

　　在這個對話框中，若選擇打開“當(dāng)前選定區(qū)域排序”單選按鈕，則在單擊“排序”按鈕后將排序鄰近的相關(guān)字段。若打開“以當(dāng)前選定區(qū)域排序”則僅排序選定的區(qū)域。

　　注意：如果排序結(jié)果與所預(yù)期的不同，說明排序數(shù)據(jù)的類型有出入。若想得到最好的結(jié)果，就要確保列中所有單元格屬于同一數(shù)據(jù)類型。為了排序，輸入的數(shù)據(jù)可以是數(shù)字或文字，但應(yīng)避免在連續(xù)的單元格中交替輸入數(shù)字或文字，而確保所有數(shù)字都要以數(shù)字或文字方式輸入是排序是否成功的關(guān)鍵所在。若要將數(shù)字以文字方式輸入，如郵政編碼或產(chǎn)品編號，請在數(shù)字之前加上一個省略符號(’)，如：’610000，或在輸入之前把該列格式化為文字，或輸成中文符號，如：610000