在銀行信貸部門的日常工作中，經(jīng)常要利用會(huì)計(jì)部門提供的貸款欠息情況表，向每個(gè)貸款欠息戶發(fā)放貸款利息催收通知單催收利息。由于貸款欠息戶數(shù)量較多，采用常規(guī)的逐戶編輯打印利息催收通知單的方法勢必耗費(fèi)大量的工作時(shí)間，經(jīng)過一段時(shí)間的摸索，通過對(duì)EXCEL 2000和WORD 2000靈活運(yùn)用，找到了一條快速、準(zhǔn)確完成大批量制作貸款利息催收通知單工作的捷徑。現(xiàn)將制作過程介紹如下，供有類似要求的讀者朋友參考。

　　一、利用EXCEL 2000實(shí)現(xiàn)利息小寫金額向中文大寫金額的轉(zhuǎn)換

　　1、數(shù)據(jù)導(dǎo)入。運(yùn)行EXCEL 2000，點(diǎn)擊工具欄上“打開文件”按鈕，找到會(huì)計(jì)部門提供的貸款欠息情況表文 件后，點(diǎn)擊“打開”，EXCEL 2000自動(dòng)彈出“文本導(dǎo)入向?qū)?rdquo;3步驟之1：

　　如設(shè)置無誤，點(diǎn)擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“文本導(dǎo)入向?qū)?rdquo;3步驟之2，在這里你可以選擇合適的分隔符號(hào)，在預(yù)覽窗中可預(yù)覽分列效果，滿意后點(diǎn)擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“文本導(dǎo)入向?qū)?rdquo;3步驟之3，在這里你可以對(duì)每列數(shù)據(jù)格式進(jìn)行簡單設(shè)置(當(dāng)然可以在EXCEL 2000中進(jìn)行高級(jí)設(shè)置)，如果我們不是導(dǎo)入全部數(shù)據(jù)列，還可以選擇不導(dǎo)入某列，當(dāng)所有設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“完成”按鈕，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入EXCEL 2000中，并將文件另存為EXCEL文件格式(本文設(shè)存盤文件名為“應(yīng)交利息.XLS)。

2、格式轉(zhuǎn)換。由于在EXCEL 2000中系統(tǒng)提供的中文大寫數(shù)字格式與我們?nèi)粘Ｊ褂玫闹形拇髮懡痤~格式相差 較遠(yuǎn)，如小寫金額“138.59元”在EXCEL 2000中只能轉(zhuǎn)換成“壹佰叁拾捌.伍玖”，因此我們必須想辦法實(shí)現(xiàn)正確的格式轉(zhuǎn)換。經(jīng)過實(shí)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)通過設(shè)置中間字段，利用IF判斷函數(shù)、TRUNC截尾取整函數(shù)及TEXT函數(shù)可以很好地解決這個(gè)問題。

　　1)、打開“應(yīng)交利息.XLS”文件，在D1至G1單元格按順序增加“元位”、“角位”、“分位”、“應(yīng)交利 息(大寫)”四個(gè)字段。

　　2)、為了能將“應(yīng)交利息”C列中小寫金額轉(zhuǎn)換成中文大寫金額，我們需將小寫金額按“元位”、“角位 ”、“分位”進(jìn)行分解轉(zhuǎn)換，并在相應(yīng)位置添加“元”、“角”、“分”符號(hào)，以備將來合并之用。

　　具體分解通過下列公式實(shí)現(xiàn)：

　　D2=IF(TRUNC(C2)=0,"",TEXT(TRUNC(C2),"[DBNum2]G/通用格式")&"元")
　　E2=IF(TRUNC(C2*10)-TRUNC(C2*10,-1)=0,"",TEXT(TRUNC(C2*10)-TRUNC(C2
*10,-1),"[DBNum2]G/通用格式 ")&"角")
　　F2=IF(TRUNC(C2*100)-TRUNC(C2*100,-1)=0,"",TEXT(TRUNC(C2*100)-
TRUNC(C2*100,-1),"[DBNum2]G/通用 格式")&"分")

　　在G2單元格使用公G2=IF(AND(D2<>"",F2<>"",E2=""),D2&"零"&F2,IF(AND(D2<>"",
E2="",F2=""),D2&"整 ",D2&E2&F2))通過對(duì)元、角、分位是否為零的判斷，將元、角、分按照中文大寫金額的書寫規(guī)律進(jìn)行合并，得到所需規(guī)范的中文大寫金額。

　　使用自動(dòng)填充柄功能將D3至G11單元格公式設(shè)置好，得到如下效果圖。

　　至此我們完成了應(yīng)收利息由小 寫金額向大寫金額的轉(zhuǎn)換工作，將文件存盤后退出，進(jìn)入一步工作

二、利用WORD 2000實(shí)現(xiàn)快速批量打印利息催收通知單

　　為了實(shí)現(xiàn)快速批量打印利息催收通知單，我們必須利用WORD 2000中的郵件合并功能來幫助完成工作。

　　1、建立文檔。啟動(dòng)WORD 2000新建一空白文檔，按規(guī)定格式編輯好利息催收通知單中的固定內(nèi)容，設(shè)置好 頁面格式。

　　2、郵件合并。

　　選擇工具菜單中“郵件合并”選項(xiàng)，進(jìn)入“郵件合并幫助器”窗口；

　　點(diǎn)擊“主文檔”中“創(chuàng)建”下拉菜單中的“分類”按鈕，在彈出窗口中選擇“活動(dòng)窗口”；然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)源”中“獲取數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“打開數(shù)據(jù)源”窗口，找到剛才我們在EXCEL 2000中保存的“應(yīng)交利息.XLS”文件，點(diǎn)擊“打開”；

　　在隨后彈出的窗口中點(diǎn)擊“確定”，在接著彈出的窗口中點(diǎn)擊“編輯主文檔”按鈕來進(jìn)行給主文件添加合并域的工作。

將光標(biāo)移至需要添加合并域的位置，點(diǎn)擊“插入合并域”按鈕，從下拉列表中選擇需要插入的合并域；重復(fù)這一步驟，在所有需要插入合并域的地方插入相應(yīng)的合并域。然后點(diǎn)擊工具欄上“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕進(jìn)行檢查核對(duì)。

　　檢查無誤后，即可進(jìn)行批量打印利息催收通知單。點(diǎn)擊工具欄上“合并選項(xiàng)”按鈕，彈出“合并”窗口， 在“合并到”下拉列表中選擇“打印機(jī)”，開啟打印機(jī)后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，直接將合并的每一份利息催收通知單輸出到打印機(jī)。