如果協(xié)同工作的伙伴是在另一個(gè)地方，那么提供審閱的文檔和審 閱后的文檔都必須通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到對(duì)方機(jī)器上。這就需要發(fā)送文檔。 如果要其他人在同一時(shí)刻能收到文檔的副本，請(qǐng)使用電子郵件發(fā)送 它。
如果要其他人逐一聯(lián)機(jī)審閱文檔的副本，請(qǐng)傳送它而不要發(fā)送 它。可將文檔逐一發(fā)送給收件人，使他們可看到原來(lái)的修訂和批注， 也可同時(shí)發(fā)送給所有收件人。可允許只修改文檔的某些部分。傳送 了文檔后，可跟蹤它的情況。當(dāng)所有的收件人審閱完文檔后，會(huì)自 動(dòng)地將它們返回給原作者。
發(fā)送者也可以把文檔副本發(fā)送到一個(gè)公用文件夾中，用戶和其他 審閱者都可以打開(kāi)該文檔，各審閱者從公用文件夾中將文檔提出來(lái) 審閱。它一般用于處理需要廣泛分發(fā)的文檔，例如公函等，或者在 不能確定審閱者時(shí)使用。要使用這種方式，必須安裝了Microsoft Exchange Server。
10.4.1 發(fā)送文檔
發(fā)送文檔，即是把Word 作為電子郵件編輯器來(lái)寫(xiě)郵件。發(fā)送文 檔有兩種方式，一種是作為正文方式發(fā)送，另一種是作為附件來(lái)發(fā)送。如果文章是短文檔，可以作為正文發(fā)送；否則以附件發(fā)送。具 體操作步驟如下：
（1）打開(kāi)要發(fā)送的文檔。
（2）選擇【文件】菜單中的【發(fā)送】菜單項(xiàng)，如果是以正文方 式發(fā)送，則從其級(jí)聯(lián)菜單中選擇【郵件收件人】菜單項(xiàng)；如果以附 件方式發(fā)送文檔，則從其級(jí)聯(lián)菜單中選擇【郵件收件人（以附件形 式）】菜單項(xiàng)，就可將郵件信息發(fā)送給要接受此文檔的人。以正文 方式發(fā)送文檔和以附件形式發(fā)送文檔的界面如圖10-12 所示。word文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703918585.gif">
（3）編輯發(fā)送文檔的審閱者名單，如果有多個(gè)審閱者，中間可 以用分號(hào)隔開(kāi)。
（4）如果是以正文發(fā)送文檔，單擊【發(fā)送副本】按鈕即可，如 果是以附件形式發(fā)送文檔，則單擊【發(fā)送】按鈕發(fā)送文檔。
10.4.2 傳送文檔
傳送文檔有兩種情況，一種是文檔的原始發(fā)送者，他負(fù)責(zé)把文檔 發(fā)送出去，經(jīng)過(guò)審閱后再返回到他的手中；另一種是用戶只是傳送 文檔環(huán)路上的一位審閱者，他提出審閱意見(jiàn)后，把文檔傳送到下一 位審閱者。
如果用戶是文檔的發(fā)件人，則必須創(chuàng)建一份傳送名單，然后再開(kāi) 始傳送文檔，具體步驟如下：
（1）打開(kāi)要傳送的文檔。
（2）選擇【文件】菜單中的【發(fā)送】菜單，然后從其級(jí)聯(lián)菜單 中單擊【傳送收件人】菜單項(xiàng)，打開(kāi)如圖10-13 所示的對(duì)話框。word文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703919748.gif">
（3）單擊【地址】命令，在彈出的如圖10-14 所示的【通訊簿】 對(duì)話框中選定傳送文檔的收件人。word文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703919643.gif">
（4）在【鍵入名稱或從列表中選擇】框中鍵入收件人的姓名， 或者從列表框中選擇收件人的姓名，然后單擊【收件人】按鈕，把 選定的姓名復(fù)制到【郵件收件人】列表框中。然后單擊【確定】按 鈕，返回【傳送名單】對(duì)話框。
注意：
只有建立通訊簿后，才可以從通訊簿中選擇收件人姓名。用戶也 可以在【通訊簿】對(duì)話框中單擊【新聯(lián)系人】按鈕添加新的收件人 姓名。
（5）如果要傳送文檔的同時(shí)，需要加入一些消息說(shuō)明，請(qǐng)?jiān)凇鞠?息正文】下面的文本框中輸入消息即可。
（6）選定【同時(shí)傳送給所有接受者】作為傳送方式，再選擇合 適的保護(hù)方式和其他選項(xiàng)。
（7）如果要傳送文檔，請(qǐng)單擊【傳送】命令。
（8）如果不傳送文檔時(shí)要關(guān)閉對(duì)話框，請(qǐng)單擊【添加名單】命 令，說(shuō)明只是添加傳送名單，暫時(shí)不發(fā)送該文檔。
用戶可選定組的別名作為收件人姓名。但是，這一組中所有成員 只作為一個(gè)收件人考慮。如果要將文檔逐一傳送給組中的成員，或 者將文檔傳送給個(gè)別的成員而不是整個(gè)組，則可改變順序來(lái)完成， 收件人將按照修改后的收件人列表中的順序接收傳送來(lái)的文檔。首 先在列表中選定所需的收件人姓名，然后單擊適當(dāng)?shù)募^。
如果是收件人之一，請(qǐng)按照下列過(guò)程操作：
（1）打開(kāi)要傳送的文檔。
（2）如果要將文檔傳送給名單上的下一個(gè)人，請(qǐng)選擇【文件】 菜單中的【發(fā)送】菜單項(xiàng)，然后從其級(jí)聯(lián)菜單中單擊【傳送收件人】 命令，打開(kāi)【傳送名單】對(duì)話框。
（3）如果要改變收件人的順序，選定要移動(dòng)的收件人的姓名，然后單擊適當(dāng)?shù)囊苿?dòng)箭頭。
（4）選定【依次傳送給每個(gè)接受者】作為傳送方式，然后單擊 【傳送】按鈕。