Microsoft Outlook可以說是目前最好的電子郵件客戶端軟件之一，它集電子郵件管理與日程安排功能于一身，非常符合日常辦公需求，功能強大，充分體現(xiàn)微軟experices這種主張。本文將重點介紹Outlook的一些實用功能，讓它真正成為我們?nèi)粘＾k公的貼心助手。
應(yīng)用“情景模式”區(qū)分發(fā)信人
進入收件箱，點擊“工具”->“組織”按鈕，在彈出的“組織收件箱”界面中選擇“使用顏色”選項卡，在“發(fā)件人”編輯框中輸入要重點標注的朋友的名字，并設(shè)定郵件的顯示顏色，經(jīng)過這樣的設(shè)置后Microsoft Outlook就能夠?qū)χ匾笥训膩硇乓圆煌纳曙@示出來。另外還可以在“組織收件箱”界面中點擊“自動設(shè)置格式”按鈕，在這里對郵件的設(shè)定規(guī)則做進一步的設(shè)置。
“外出助理程序”成為你的好秘書
在Microsoft Outlook中單擊“工具”菜單中的“選項”中的“外出時的助理程序”項，在彈出的對話框中點選“我目前外出”選項后，點擊下方的“添加規(guī)則”，在“編輯規(guī)則”對話框中設(shè)置個性化的規(guī)則，如：選擇執(zhí)行下列操作中的“答復”選項，設(shè)定“你好，我現(xiàn)在外出，如果有急事請撥打電話13691234567”，編輯模板并保存，然后確定所要選擇的項目。經(jīng)過上述設(shè)置，如果你外出，有人給你發(fā)信了，Microsoft Outlook就可以通過外出助理程序來自動答復他們，告訴他們?nèi)缬幸氯绾闻c你取得聯(lián)系等具體內(nèi)容。
使用Microsoft Outlook過濾電子郵件
在網(wǎng)絡(luò)上，每天難免會碰到惱人的垃圾郵件，更有甚者一發(fā)一大堆，簡直無法忍受，那么如果你不想收到某人的電子郵件可以在Outlook中試試這樣的操作：
“工具”->“規(guī)則向?qū)?rdquo;->“新建”->“郵件到達時檢查”，然后在“發(fā)件人電子郵件地址中包含特定詞語”中單擊“特定詞語”，填入要阻止的E-mail地址，單擊下一步，“將其永久刪除”，并且選中“立即對已在收件箱中的郵件運行此規(guī)則”和“啟用此規(guī)則”，經(jīng)過這樣天衣無縫的設(shè)置，相信你再也不會接收到這個人的郵件了。
自動幫忙他人打印文件
我們部門的打印機經(jīng)常壞，這樣常常需要將郵件發(fā)給其他部門的同事幫忙打印，但是要跑到人家機器那里，告訴人家先用相應(yīng)程序打開文件再打印，很是覺得不好意思，反過來如果只有你的機器連著打印機，那每天你都要幫別人打印，更是耽誤自己不少功夫，其實借助Microsoft Outlook，別人發(fā)給你的郵件如果需要打印，系統(tǒng)就會自動直接執(zhí)行，不用占用寶貴的時間，更讓自己方便不少。
具體設(shè)置方法如下：1.打開Microsoft Outlook的“工具”->“規(guī)則向?qū)?rdquo;->“新建”->“由空白規(guī)則開始”->“郵件到達時檢查”->“下一步”；
2.選中“作動作標記”，點擊此下劃線，將“任何”二字刪掉，此時便可輸入您想添加的任何檢測標記了；
3.將“輸入要檢測的標志”設(shè)為“請打印”，按“確定”->“下一步”；
4.在“如何處理該郵件”中選“打印”->“完成”。
經(jīng)過上述四個步驟的設(shè)置，只要對方把需要打印的文件通過電子郵件發(fā)到你的機器上，你的打印機就可以無需你自己親自來操作，直接打印出來文件了，去告訴同事吧，相信他會更加樂意幫助你打印文件。
快速鎖定郵件不用愁
我比較懶，常常是直接把內(nèi)容寫在郵件里，發(fā)送，過幾天需要相關(guān)資料，又要翻遍“已發(fā)送郵件”去尋個蛛絲馬跡，搞得自己很狼狽，后來雖然學會了Outlook的郵件檢索功能，可是還是覺得不那么快捷，而且每次都重新設(shè)置搜索條件操作起來比較麻煩，后來一個辦公高手告訴我可以通過這樣的方法實現(xiàn)快速檢索郵件：
進入Microsoft Outlook選擇“工具”->“高級查找”，在“高級查找”對話框中填入要具體檢索的條件，然后單擊“文件”，進行“保存搜索條件”，在這里要選擇路徑并填入文件名，單擊“確定”，高級搜索設(shè)置就完成。以后如果你要搜索需要的郵件，可以不用啟動Microsoft Outlook，直接在資源管理器里雙擊設(shè)置保存好的檢索文件，程序就會自動搜索出你需要的郵件，是不是非常方便，趕快試一試吧。
讓約會的時間更簡便
Microsoft Outlook具有約會設(shè)定、任務(wù)布置和會議安排等不同的功能，但是我們在設(shè)定時間或者日期時，一般都是直接輸入日期或者自動選擇日期，其實還有一種高級用法：只要輸入表示時間的詞語就可以獲得對應(yīng)的日期，這是系統(tǒng)根據(jù)當前時間自動測算出來的，所以有一點要注意，就是確保當前系統(tǒng)時間正確，才能保證不誤事。
可以用來表示時間的詞語主要有：1.現(xiàn)在、今天、昨天、明天、前天、大前天、大后天等表示日期的常見詞，中英文均可；
2.直接輸入數(shù)字，就會默認為當月的日期，但是要注意不要超過31；
3.直接輸入象國慶節(jié)、元旦、圣誕節(jié)等表示節(jié)假日的詞語；
4.利用星期，如星期五等，中英文均可；
5.復雜一些的短語，如明天+15天，3 days later等。
不啟動Microsoft Outlook而使用便箋
很多人習慣使用黃色的即時貼或者便箋來提醒自己，結(jié)果往往是電腦crt/Index.html'>顯示器上掛的滿滿的，還經(jīng)常被惱人的秋風吹的無蹤影，誤了事，其實Outlook中的便箋就非常有用，按設(shè)置的時間彈出提醒，永遠不用擔心被風吹走，另外還可以直接當作E-mail轉(zhuǎn)發(fā)給別人，真是好用。
但是Microsoft Outlook中的便箋都是存放在便箋目錄中的，那就只能打開outlook可以享受便箋提醒，但是關(guān)了Outlook怎么辦，這一點微軟還是替廣大用戶想到了，在Microsoft Outlook寫好便箋的內(nèi)容，然后直接拖放到桌面或者你指定的某個文件夾中，這樣便箋就會變成一個后綴名為.msg的文件，以后你只要雙擊這個文件就可以不用運行outlook而直接打開便箋了，呵呵，記事貼由crt/Index.html'>顯示器上面跑到crt/Index.html'>顯示器里面了。
給個人文件夾加把安全鎖
對于多用戶的電子郵件管理，Microsoft Outlook提供了比Outlook Express更強的功能，其關(guān)鍵技術(shù)是引入了“個人文件夾(.pst文件)”這個概念。
新建個人文件夾的方法是，選擇“文件”->“新建”->“新建個人文件夾文件”，用戶就可以在Microsoft Outlook中任意新建屬于自己的個人文件夾，如果要查看個人文件夾，可以選擇“視圖”->“文件夾列表”，即可在個人文件夾列表中看到你剛才新建的文件夾。
當然因為多個用戶要使用該郵箱，就要對自己的個人文件夾進行加密，其他人無法獲得正確密碼是無法查看到該文件夾的內(nèi)容的。首先用戶需要將發(fā)送給自己的郵件都轉(zhuǎn)入到自己專用的文件夾中。方法是點擊“組織”按鈕，在“使用文件夾”選項卡中設(shè)定“將收件人為“xxx@xxxx.com”的新郵件移動至“xxx的郵件夾”，文件格式是.pst，這樣的郵件規(guī)則創(chuàng)建之后，凡是屬于你自己賬戶收到的郵件都會自動轉(zhuǎn)入到你自己建立的個人文件夾中，這樣你就可以對自己的郵件加密了。
單擊需要加密的.pst文件，再單擊“設(shè)置”，在“更改密碼”框中輸入舊密碼和新密碼，單擊“確定”。
即時獲知郵件傳送結(jié)果
如果你想要知道自己發(fā)出去的郵件結(jié)果如何或者出于禮貌告訴對方你已經(jīng)收到了郵件，當然不用每封必復，只要在“工具”菜單上，單擊“選項”，然后單擊“電子郵件選項”，點擊“跟蹤選項”，選中“已讀回執(zhí)”或“送達回執(zhí)”復選框，這樣就輕松搞定了。
如果不想對全部郵件進行此設(shè)置，那么單擊“工具”菜單的“選項”，在“投票和跟蹤選項”中，選中“請在送達此郵件后給出‘送達’回執(zhí)”或“請在閱讀此郵件后給出‘已讀’回執(zhí)”復選框即可。