對一個(gè)電腦用戶來說,文字處理工作是必要的。出于某些目的,我們常常需要對自己的文檔進(jìn)行保護(hù)。這里所說的“保護(hù)”有兩層含義。第一、確保自己文檔中的信息不被其他未授權(quán)用戶看到;第二、避免宏病毒、誤操作及其他各種原因使文檔文件受損,保證文檔的完整性,F(xiàn)在我就以使用Word多年的經(jīng)驗(yàn)(雖然有點(diǎn)自賣自夸),談?wù)劚Wo(hù)Word 2000(以下簡稱Word)文件的方法和措施。
隱藏文檔紀(jì)錄
當(dāng)我們打開Word時(shí),首先會看到什么?對了,只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件”菜單,默認(rèn)情況下會列出最近使用過的4個(gè)文件。這樣,我們打開過的文件會完全暴露在外,無需查找也能輕易被別人發(fā)現(xiàn)。
出于保密需要,我們往往不希望別人看到自己最近編輯過的文件,要達(dá)到這樣的目的,只要在“工具”→“選項(xiàng)”→“常規(guī)”選項(xiàng)卡中不選中“列出最近所用文件”即可。
這樣做就沒人能發(fā)現(xiàn)最近被使用過的文件了?答案當(dāng)然是否定的。在一般情況下,Windows的“開始”菜單中“文檔”子菜單會列出用戶最近使用過的所有文件,對敏感內(nèi)容應(yīng)及時(shí)予以清除。我們可以通過點(diǎn)擊“開設(shè)”→“設(shè)置”→“任務(wù)欄和開始菜單”→“高級”選項(xiàng)卡中的“清除”按鈕(這是Windows 2000下的方法,Windows 98下的操作類似)?墒牵l繁的清除也太麻煩,再說,有時(shí)候忘記清除怎么辦,有沒有一勞永逸的辦法呢?我們可以通過修改注冊表來實(shí)現(xiàn)。
在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個(gè)名為“NoRecentDocsHistory”的DWord值,將其鍵值設(shè)置為1,可使“文檔"菜單中的內(nèi)容不再改變。或者在上述分支下新建一個(gè)名為“NoRecentDocsMenu”的二進(jìn)制值,并將其鍵值設(shè)置為“01 00 00 00”,重新啟動后“文檔”菜單將從“開始”菜單中消失。
躲開他人視線
現(xiàn)在我們可以開始安心編輯文件了。不好,突然有人走了過來——有時(shí)我們不希望別人看到自己正在編輯的文檔。如果直接關(guān)掉Word等會還要重新打開編輯的文檔,對已經(jīng)設(shè)置了“不顯示最近使用文件”的用戶來說,要是目錄很深,那可慘了……其實(shí)有一種簡單的辦法:首先用“Ctrl+A”選中全文,再用工具欄中的“字體顏色”按鈕將字體設(shè)置為白色。如果嫌步驟太多,可以自己錄制一條宏命令:選擇“工具”→“宏”菜單中的“錄制新宏”命令,在彈出的對話框中輸入宏名(隨你自己定,比如“隱藏”),按下將宏指定到鍵盤的按鈕,在彈出的對話框中指定執(zhí)行這個(gè)宏所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇,但不要和已有的快捷鍵組合沖突)。等別人走開以后,我們再按下Ctrl+Z組合鍵即可(其實(shí),這是利用“撤銷”命令的原理實(shí)現(xiàn)的)。
給文檔設(shè)置密碼
漫長的文字錄入工作終于完成了,如果不希望那些未經(jīng)授權(quán)的用戶使用你的保存文件,就應(yīng)該給它設(shè)置密碼。打開“文件”→“另存為”→點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“常規(guī)選項(xiàng)”,在密碼欄中輸入密碼,確認(rèn)輸入后即可。這里要說明的是,Word提供了兩種類型的密碼用于文件保護(hù):
“打開權(quán)限密碼” ——限制未經(jīng)授權(quán)的用戶打開文檔;
“修改權(quán)限密碼”——限制未經(jīng)授權(quán)的用戶對文檔作修改,沒有修改權(quán)限密碼的用戶只能以只讀方式打開文檔。這兩種密碼是相互獨(dú)立的,可以根據(jù)自己的需要分別設(shè)定。密碼的最大長度為15個(gè)字符,并區(qū)分字母大小寫。另外,選中 “建議以只讀方式打開文檔”選項(xiàng),這樣文檔被打開前會出現(xiàn)建議用戶以只讀方式打開的提示,如果我們選擇“否”不接受建議,文檔仍以常規(guī)方式打開。需要提醒大家,別以為加了密碼就萬事OK了,對許多破解Office文檔密碼的軟件來說,長度太短或較有規(guī)律的Office文檔密碼可以說不堪一擊。所以,真正需要加密的重要文檔,我們還需多加留心,盡量使用數(shù)字、字母大小寫混合加密。
加密后的小措施
即使文檔已經(jīng)進(jìn)行過加密保護(hù),我只要動動鼠標(biāo),仍然可以了解你的文檔的一些內(nèi)容。用鼠標(biāo)右擊文檔,在彈出菜單中選擇“屬性”,可在“摘要”選項(xiàng)卡的標(biāo)題項(xiàng)中看到文檔的部分正文內(nèi)容。這是為什么呢?
原來很多人習(xí)慣在編輯一個(gè)新文檔的時(shí)候先直接輸入正文,然后再給文檔起標(biāo)題。這樣一來,Word就會自動將正文的前幾十個(gè)字作為文檔摘要信息保存下來。所以為了使自己的隱私得到更好的保護(hù),我們要養(yǎng)成首先輸入文章標(biāo)題或是及時(shí)手工更改標(biāo)題的習(xí)慣。如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息,還應(yīng)在“工具”→“選項(xiàng)”→“用戶信息”選項(xiàng)卡里做一些修改工作(包括“用戶姓名”、“姓名縮寫”、“通訊地址”等)。
方便安全的審閱
經(jīng)過上述方法處理文檔,可以說基本是安全的。但是,我們完成一篇文檔后,可能還需要交給他人審閱,使用“工具”→“保護(hù)文檔”命令可對原文檔進(jìn)行保護(hù)。這樣,他人在文檔原稿上所做的修改都以用修訂標(biāo)記或批注標(biāo)記的形式記錄下來。另一種方法是使用“版本”功能:選中“文件”→“另存為”→點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“保存版本”,以后再選擇“文件”菜單中的“版本”命令,就能在彈出的對話框中選擇所需的舊版本進(jìn)行查看和處理。
宏病毒防范
Word提供了對宏病毒的警告保護(hù),用戶可以選擇“工具”→“宏”→“安全性”命令,在彈出對話框(圖4)中設(shè)置各種安全級別。建議設(shè)置為“高”或“中”,使Word禁止非可靠來源文檔中宏的運(yùn)行,或在運(yùn)行前給出警告提示,讓用戶選擇運(yùn)行與否。但是某些軟件(比如IBM ViaVoice 2000)可能會強(qiáng)制你將其設(shè)置為“低”。另外,需要提醒大家的是Word只能從一定程度上預(yù)防宏病毒而不能殺毒,所以要真正杜絕宏病毒,應(yīng)該使用防病毒軟件。
突發(fā)事件下的文檔保護(hù)
有時(shí)候可能由于突發(fā)事件(比如斷電、死機(jī))導(dǎo)致文檔未能保存,難道就讓所做的一切都付之東流?我們應(yīng)盡量利用Word提供的“自動保存”功能,在“工具”→“選項(xiàng)”→“保存”選項(xiàng)卡中設(shè)定“自動保存間隔時(shí)間”,不要把這個(gè)間隔時(shí)間設(shè)置得太短,否則頻繁的保存,一來浪費(fèi)時(shí)間,二來損傷硬盤。設(shè)置好后,再碰到上述情況,Word的自動恢復(fù)功能會在下次使用Word時(shí)自動打開恢復(fù)文件,恢復(fù)文件中包含了最后一次自動保存功能對文檔所作的修改。若是Word沒有自動打開恢復(fù)文件,我們可手工將其打開;謴(fù)文件的后綴名為asd,其路徑在“工具”→“選項(xiàng)”→“文件位置”選項(xiàng)卡中查找,對于Windows 9x/Me一般為“WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夾,對于Windows 2000一般為“Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord”文件夾。
Word還提供了文檔備份的功能。選中“工具”→“選項(xiàng)”→“保存”選項(xiàng)卡中的“保留備份”選項(xiàng),在將當(dāng)前的修改內(nèi)容保存到原文檔的同時(shí),Word會自動保留一個(gè)備份文檔(備份文檔是以wbk為后綴名的)。
好了,說了這么多,可能大家已經(jīng)發(fā)現(xiàn),原來對于文檔文件的保護(hù)工作,并非一定要通過加密軟件才能完成的,Word自身已經(jīng)為我們提供了不少功能,只要我們平時(shí)注意積累,就會讓自己的文檔越來越安全。