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如何編寫《質(zhì)量手冊》、《程序文件》

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-11-29
核心提示:管理體系文件的架構(gòu)一般從上到下分為質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格4個層次,也有將作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格合并為1個層
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管理體系文件的架構(gòu)一般從上到下分為質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格4個層次,也有將作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格合并為1個層次,總體為3個層次。如何編寫實驗室體系文件呢?一起來看!
 
具體的編寫原則為:
 
滿足和充分體現(xiàn)國際和國家標(biāo)準(zhǔn)的要求;
 
符合實驗室的實際水平和特點,從管理體系的整體出發(fā),層次分明,相輔相成,協(xié)調(diào)統(tǒng)一;
 
上下層次文件要相互銜接,質(zhì)量手冊要求原則,程序文件規(guī)定具體,作業(yè)指導(dǎo)書技術(shù)性、實際操作性強。
 
一、質(zhì)量手冊
 
01.質(zhì)量手冊是闡明實驗室的質(zhì)量方針并描述管理體系的文件, 它全面地規(guī)定了實驗室的管理要求和技術(shù)要求,是指導(dǎo)實驗室全部檢驗活動的法規(guī)性、綱領(lǐng)性文件。
 
質(zhì)量手冊的結(jié)構(gòu)編排應(yīng)盡可能與認可和認證的準(zhǔn)則要素排序保持一致,編排如下:
 
封面,包括文件名、文件編號、發(fā)布時間、受控編號等;批準(zhǔn)頁,最高管理者簽發(fā)頒布手冊的通告和實施日期;修訂頁,包括序號、修訂章節(jié)號、修訂內(nèi)容、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期;公正性聲明;目錄;前言或機構(gòu)概述;質(zhì)量方針、目標(biāo)和承諾;《質(zhì)量手冊》管理,對手冊的編寫、修改、審定批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、修訂再版做出明確的規(guī)定;對各要素的描寫。
 
在手冊中對組成管理體系的各要素分章進行編寫,每一章節(jié)內(nèi)容包括:
 
目的范圍;負責(zé)和執(zhí)行部門;達到要素要求原則性、概述性的描述;開展活動的時機、地點及資源保證;支持性文件。
 
“組織(管理)”章節(jié)應(yīng)按照準(zhǔn)則的要求,明確組織結(jié)構(gòu)即領(lǐng)導(dǎo)層、管理部門、一線部門的職能及相互關(guān)系;確定對檢測工作質(zhì)量有影響的人員(管理人員、操作人員、監(jiān)督人員)所需的崗位,并規(guī)定這些崗位的職責(zé)和權(quán)限及任職條件或資質(zhì)要求。
 
手冊附件包括組織機構(gòu)圖、執(zhí)行各要素崗位職能分配表、實驗室平面圖、在職人員一覽表(學(xué)歷、職稱、職務(wù)、本職工作時間、在職工作崗位)、主要儀器設(shè)備一覽表(型號、編號、主要技術(shù)指標(biāo)、購置日期、放置地點、儀器責(zé)任人)、檢測能力表、儀器檢定周期表、程序文件目錄等。
 
02.程序文件
 
程序文件是描述實施管理體系要素所涉及到的質(zhì)量活動由誰來做,做什么,何時何地做。它是質(zhì)量手冊的支持性文件。程序文件的內(nèi)容要求與質(zhì)量手冊的規(guī)定一致,對檢測工作中的每個質(zhì)量活動環(huán)節(jié)做出具體、可行的規(guī)定。
 
每個程序的內(nèi)容包括:目的,職責(zé),工作程序,相關(guān)記錄和支持性文件。例如內(nèi)部審核程序的目的是評價日常的實際活動是否持續(xù)符合管理體系文件和評審準(zhǔn)則的要求。該程序?qū)θ绾芜M行內(nèi)審工作做出具體、細致的規(guī)定。由質(zhì)量負責(zé)人負責(zé)指定內(nèi)審組長或兼任組長,批準(zhǔn)內(nèi)審計劃和內(nèi)審報告;內(nèi)審組長負責(zé)編制內(nèi)審計劃,明確現(xiàn)場評審的方式和審核范圍、審核要素、內(nèi)審員分工,提交最終的內(nèi)審報告;內(nèi)審員要負責(zé)編制內(nèi)審檢查表并實施內(nèi)審,在審核中發(fā)現(xiàn)不符合項要填寫不符合項通知書,還要對審核發(fā)現(xiàn)的問題的糾正措施進行跟蹤驗證。在審核過程中,被審核部門應(yīng)積極配合,并對提出的不符合項按照整改要求進行整改。
 
03.作業(yè)指導(dǎo)書
 
①檢測儀器操作規(guī)程的編寫內(nèi)容
 
工作條件(對電源、水源、環(huán)境條件等要求);操作步驟(開機和關(guān)機的步驟,如何進行調(diào)節(jié)、校準(zhǔn)、樣品測試、數(shù)據(jù)處理等);儀器使用時的注意事項;儀器核查的方法和技術(shù)指標(biāo)要求、核查周期;儀器的維護;維護方法及周期;應(yīng)急措施,即發(fā)生停電、停水及意外情況時,為了防止對儀器造成損壞的應(yīng)急措施。
 
②檢測方法細則
 
當(dāng)實驗室需要建立非標(biāo)檢測方法、實驗室自制檢測方法、檢測樣品前處理和處置方法及對檢測方法需要進行補充或修改時, 應(yīng)根據(jù)不同需求編制檢測方法細則。
 
檢測方法細則一般編寫內(nèi)容有:
 
目的和依據(jù),說明編制方法的目的和編寫依據(jù);適用范圍,規(guī)定該方法的適用范圍(樣品類型、檢測參數(shù))和限制范圍;檢測方法原理或方法摘要;檢測設(shè)備、試劑及環(huán)境條件;檢測分析、樣品前處理步驟、質(zhì)量控制要求;結(jié)果計算(含質(zhì)控數(shù)據(jù));測量精密度和準(zhǔn)確度,必要時給出測量不確定度的評定;原始記錄格式。
 
③儀器自校準(zhǔn)規(guī)程的編寫內(nèi)容
 
對于尚未有國家計量檢定規(guī)程的儀器設(shè)備,實驗室在具備條件的情況下,可以采用自校方式對計量器具進行校準(zhǔn)。例如:編制校準(zhǔn)規(guī)范或程序,規(guī)定校準(zhǔn)周期,具備必要的校準(zhǔn)環(huán)境和高素質(zhì)的計量人員,自校驗應(yīng)有經(jīng)檢定合格的計量器具或可溯源的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)作為依據(jù)。從而使校準(zhǔn)的誤差盡可能縮小。
 
自校準(zhǔn)規(guī)程內(nèi)容一般包括:標(biāo)題:“××儀器校準(zhǔn)規(guī)程”;概述;計量特性;校準(zhǔn)環(huán)境條件;校準(zhǔn)項目和校準(zhǔn)依據(jù);校準(zhǔn)依據(jù);校準(zhǔn)結(jié)果;校準(zhǔn)周期;附錄,即校驗記錄格式和附加說明;測量不確定度的評定。
 
04.記錄
 
實驗室在用記錄分為質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄,所有的記錄應(yīng)統(tǒng)一設(shè)計,簡明,規(guī)范,便于歸檔和查閱。
 
①技術(shù)記錄
 
技術(shù)記錄用于記載檢測過程中與產(chǎn)生數(shù)據(jù)相關(guān)的信息,記錄格式設(shè)計應(yīng)確保真實、客觀、包含足夠的信息量、便于記錄、易于復(fù)(再)現(xiàn)到原檢測工作。對測試全過程,無論現(xiàn)場采樣(檢測)還是實驗室檢測,必須現(xiàn)場記錄。對于一個完整的水質(zhì)檢測過程,應(yīng)包括試劑稱量記錄、標(biāo)準(zhǔn)溶液和試液的配制、標(biāo)定記錄、現(xiàn)場采樣和現(xiàn)場檢測記錄、實驗室各種測試記錄和質(zhì)控記錄、樣品保存、前處理與處置管理記錄、儀器設(shè)備使用維護及校準(zhǔn)核查記錄、試劑藥品、實驗材料等符合性檢查記錄。
 
②質(zhì)量記錄
 
質(zhì)量記錄是程序文件的對應(yīng)記錄,用于記載質(zhì)量活動管理的重要過程。應(yīng)做到便于管理,易于操作,信息完整可實現(xiàn)跟蹤檢驗。例如:內(nèi)審過程記錄包括:計劃表、內(nèi)審?fù)ㄖ獣、現(xiàn)場檢查表、發(fā)現(xiàn)不符合項匯總報告、內(nèi)審報告、跟蹤驗收整改記錄等。 
編輯:songjiajie2010

 
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