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干貨丨內(nèi)審員的作用和職責分析

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-03-22
核心提示:內(nèi)審員,有人認為就是內(nèi)審時走走形式,完成任務(wù),所以,誰來當內(nèi)審員?安排幾個內(nèi)審員?內(nèi)審員的培訓等一系列問題也就走走形式,
內(nèi)審員,有人認為就是內(nèi)審時走走形式,完成任務(wù),所以,誰來當內(nèi)審員?安排幾個內(nèi)審員?內(nèi)審員的培訓等一系列問題也就走走形式,其實不然。

實驗室的內(nèi)審員,除肩負內(nèi)審任務(wù)外,往往還是本實驗室管理體系建設(shè)的骨干。不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定,還要對本實驗室管理體系的建立和實施起著重要的支持和推動作用。

內(nèi)部審核簡稱“內(nèi)審”,是一種內(nèi)部評價活動,這種評價是通過內(nèi)審員的審核工作完成的。實驗室的內(nèi)審員,其發(fā)揮的作用及審核能力與素質(zhì)如何,直接影響一個實驗室內(nèi)部管理體系審核的效果。實驗室的內(nèi)審員,不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定,還要對本實驗室管理體系建立和實施起著重要的支持和推動作用。

那么,實驗室的內(nèi)審員應(yīng)當發(fā)揮哪些作用呢?有以下幾個方面:

監(jiān)督作用

管理體系的運行需要持續(xù)地進行監(jiān)督,這樣才能有效、及時地發(fā)現(xiàn)問題并采取改進措施,這種持續(xù)監(jiān)督主要是通過內(nèi)審進行的,而內(nèi)審的實施正是這支內(nèi)審員隊伍擔當?shù)摹?/span>

所以,從某種意義上說,內(nèi)審員對管理體系的有效運行起著監(jiān)督員的作用。

參謀作用

在內(nèi)審時,內(nèi)審員發(fā)現(xiàn)某些不符合項,要求受審核部門及時采取措施,對不符合項進行處置,消除產(chǎn)生不符合的原因。

此時,他必須向受審核部門解釋為什么這是一不符合項,這樣對方才能針對不符合項找出原因,采取措施。

在受審部門考慮糾正措施時,內(nèi)審員可以提出一些改進意見供其選擇。當受審核部門提出糾正措施計劃時,內(nèi)審員應(yīng)決定是否可以認可,并說明認可或不認可的理由。

在糾正措施計劃實施時,內(nèi)審員要主動關(guān)心實施的過程,必要時給予指導(dǎo)。這一切都說明內(nèi)審員在內(nèi)審工作中,絕不僅僅是一個“裁判員”,還應(yīng)為改進管理體系想辦法、出主意,成為一名優(yōu)秀的“參謀”。

紐帶作用

內(nèi)審員在內(nèi)審中與各部門的員工有著廣泛的交流和接觸,既可以收集員工對質(zhì)量管理方面的意見、要求和建議,通過質(zhì)量負責人向領(lǐng)導(dǎo)反映,又可以把領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)于質(zhì)量方面的方針、政策和意圖向員工傳達、解釋和貫徹,起一種溝通和聯(lián)絡(luò)的作用。

接口作用

由于內(nèi)審員經(jīng)常被派往分包方或供應(yīng)商去進行第二方審核,在審核中貫徹本實驗室對分包方或供應(yīng)商的要求,同時也可反映分包方的實際情況和要求,起接口作用。

當?shù)降谌浆F(xiàn)場評審時,內(nèi)審員常常擔任聯(lián)絡(luò)員,從中了解對方的評審要求,評審方式和方法,向質(zhì)量負責人或最高管理者反映,同時也可向?qū)Ψ浇榻B本實驗室的實際情況,起內(nèi)外接口作用。

帶頭作用

內(nèi)審員在實驗室都有各自的本職工作。內(nèi)審員的資格是經(jīng)過專門培訓而獲得的,他們經(jīng)常參加內(nèi)審活動,對該實驗室管理體系的要求有更深刻的了解,更懂得應(yīng)該如何做好本職工作。

所以內(nèi)審員應(yīng)以身作則,認真貫徹和執(zhí)行有關(guān)管理體系的要求,在全體員工中起模范帶頭作用,成為貫徹實施管理體系的骨干。

內(nèi)審員是本實驗室管理體系建設(shè)的骨干,要發(fā)揮自身的作用,就要提高自身的能力,特別是現(xiàn)場審核時的審核方式。

內(nèi)審員在審核中可以采用多種工作方法,這些方法往往是在工作中不斷積累起來的,各人有各人的技巧,從而形成了個人的風格。即審核技巧。內(nèi)審員既然是客觀證據(jù)的收集者,在現(xiàn)場審核中主要的手段就是看、問、聽和分析。

內(nèi)審員用來作分析判斷的基礎(chǔ)是各種信息,而信息是通過看、問、聽而得來的。這里僅就最基本的方法,做一簡單介紹:

一是少講、多看、多聽、多問。內(nèi)審員在現(xiàn)場的時間有限,而需要采集的信息量又很大。信息(客觀證據(jù))只能通過看、問、聽獲得,因此只有少講才能多獲取信息。

二是選擇正確的對象提問。問題應(yīng)該向負責進行該項質(zhì)量活動的部門或個人提出,而不應(yīng)向無關(guān)的部門或個人提問,否則就會文不對題,浪費時間。

三是正確提出問題。內(nèi)審員應(yīng)明確地針對要了解的問題提問,用不著像商業(yè)或外交談判中那樣采用旁敲側(cè)擊的方式,更不要提出外行或錯誤的問題。在現(xiàn)場審核過程中,可采用封閉式和開放式相結(jié)合的方法進行提問。

四是提問與索看相結(jié)合。內(nèi)審員在提問時經(jīng)常會問及文件及實際執(zhí)行情況,這時可在提問中同時索取需要觀看的文件或提出觀看現(xiàn)場,這樣就等于臨時又增加了一些檢查的樣本,對檢查起了補充作用。問看結(jié)合的做法,既可使審核步步深入,又可避免單純問答的那種單調(diào)的方式,比較有效。

五是注意觀察易被遺忘的角落。內(nèi)審前各部門一定會做出相應(yīng)的準備,因此重點的文件框等一定會收拾得整整齊齊,但在某些地方常常會發(fā)現(xiàn)作廢的文件、未經(jīng)檢定校準的儀表等等不該存放在現(xiàn)場的東西,所以觀察視野要開闊一些,檢查要細致些。

六是創(chuàng)造一個良好的氣氛。為使審核順利進行,內(nèi)審員應(yīng)注意創(chuàng)造一個良好的氣氛,使審核成為仿佛是在進行工作研究,而不使對方總感到自己是處于受審地位。

為此,內(nèi)審員應(yīng)平等、和氣待人,注意聽人說話,認真記筆記,不時點頭、注視、附和等方式對受審方談話表示感興趣等等。凡是要請對方出示文件或找一般工作人員談話時,都應(yīng)爭得對方領(lǐng)導(dǎo)的同意。

如發(fā)現(xiàn)了不符合項,要求受審方負責人認可時,要耐心說明理由。如果對方態(tài)度粗暴,也不要與之爭吵,但仍然要以事實為依據(jù),耐心討論。若發(fā)現(xiàn)自己錯了,要馬上承認,并表示歉意,只有這樣對待,才能使審核順利進行。

七是注重內(nèi)部團結(jié)。在評價某一具體的不符合項時,要恰如其分,留有余地。對缺陷的責任,應(yīng)強調(diào)考慮控制管理體系文件的原因,而不宜過分追究個別部門和個人的一時責任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創(chuàng)造一個和諧的氣氛,而且有利于實驗室內(nèi)部的團結(jié)與建設(shè)。

八是保證審核結(jié)果的有效性。在設(shè)計檢查表時,要合理策劃樣本,保證樣本的代表性,從而保證審核結(jié)果的有效性。在策劃編制檢查表時,既要注意依據(jù)審核準則策劃查什么,也要注意根據(jù)不同的情況策劃更方便、有效的檢查方法以及合理的樣本量。

否則,到現(xiàn)場審核時由于工作緊張和時間有限,審核方法和樣本量策劃不周,容易導(dǎo)致審核不充分,影響審核結(jié)果的有效性。 
編輯:songjiajie2010

 
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