樣品和對照品的來源、批號(hào)及效期。
常見問題：
記錄不完整：
① 方法學(xué)研究中未記錄樣品的批號(hào)/供試品來源信息。不同工藝研究階段樣品的雜質(zhì)情況有可能不同，在原始記錄和申報(bào)資料中，進(jìn)行有關(guān)物質(zhì)研究時(shí)，尤其要注明所用樣品的批號(hào)。在方法開發(fā)及研究階段，要重視所用的樣品信息，記錄所使用樣品的批號(hào)，做到樣品的可追溯性，保證方法的適用性。
② 質(zhì)量研究原始資料中，未見相關(guān)對照品、雜質(zhì)對照品來源、批號(hào)、標(biāo)化等信息，且在進(jìn)行有關(guān)物質(zhì)、異構(gòu)體、含量測定等計(jì)算時(shí)，均未對使用的對照品純度等信息進(jìn)行標(biāo)示。
③ 原始記錄中沒有原研制劑的相關(guān)信息。
④未見異構(gòu)體檢查時(shí)用消旋體對照品的來源記錄及標(biāo)化記錄。研究所用消旋體對照品多為自制，其制備記錄常常在原始記錄核查時(shí)，沒有與其他記錄同時(shí)提交。這一情況的發(fā)生，往往反映了原始記錄存檔工作不規(guī)范，沒有對研究中涉及的記錄等及時(shí)歸檔，造成遺漏。
造成供試品、樣品來源信息缺失的原因常見的有以下幾種情況：
①粗品是合成室提供，質(zhì)量研究所使用的合成粗品未記錄粗品來源、批號(hào)、含量等信息；
②小試樣品、空白輔料等由制劑室提供，空白試驗(yàn)、專屬性試驗(yàn)、輔料干擾試驗(yàn)、強(qiáng)制降解試驗(yàn)等質(zhì)量研究中使用輔料、空白、陰性空白等，原始資料中未見相關(guān)的試制記錄、來源及批號(hào)。尤其在研究復(fù)方制劑，空白處方可能不同，一定要明確空白輔料的配制情況；
③外包、委托試驗(yàn)要注意留存試制記錄、相互之間物料的交接、郵寄記錄和憑證，以便溯源及作為證明性的文件使用。尤其對原、輔料進(jìn)行了特殊處理，而申報(bào)單位沒有相應(yīng)的條件時(shí)，更應(yīng)該保存相應(yīng)的證明性文件。如某原料藥微粉化處理外包完成，原始記錄中缺少樣品交接、微粉后樣品粒度分布檢測評(píng)價(jià)的相關(guān)內(nèi)容，造成制劑中對原料粒度要求不夠明確。
儀器設(shè)備名稱、型號(hào)、儀器編號(hào)：
（1）詳細(xì)記錄試驗(yàn)所使用儀器設(shè)備的名稱、型號(hào)，儀器編號(hào)，即對實(shí)驗(yàn)所用儀器設(shè)備可溯源。
（2）實(shí)驗(yàn)室有多臺(tái)同型號(hào)或同類別的儀器時(shí)，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，賦予每臺(tái)儀器唯一性信息，并在實(shí)驗(yàn)記錄中詳細(xì)注明儀器使用的情況。同一研究課題在不同儀器上同時(shí)進(jìn)行同一試驗(yàn)項(xiàng)目時(shí)，尤其要在實(shí)驗(yàn)記錄上注明各試驗(yàn)是在哪臺(tái)儀器上進(jìn)行的。
如：在質(zhì)量研究中，使用大量相同型號(hào)儀器、色譜柱，實(shí)驗(yàn)人員僅記錄了儀器型號(hào)、色譜柱填料、色譜柱長度直徑等內(nèi)容，但未標(biāo)注具體唯一標(biāo)識(shí)，造成各試驗(yàn)及圖譜儀器使用情況無法追溯；在HPLC檢測條件摸索中，更換色譜條件時(shí)，僅從圖譜看，平衡時(shí)間不夠，實(shí)際的情況是為節(jié)約時(shí)間，提前在另一臺(tái)液相色譜儀上沖洗色譜柱；還有的出現(xiàn)兩張圖譜時(shí)間重疊情況，實(shí)際是在兩臺(tái)同型號(hào)的液相色譜儀上同時(shí)進(jìn)行檢測，但實(shí)驗(yàn)記錄上均未詳細(xì)記錄，疑似存在真實(shí)性問題。
（3）在試驗(yàn)中如果用到了特殊的儀器設(shè)備、器皿等，也應(yīng)特別注明。如：某試驗(yàn)，因樣品的特殊性應(yīng)采用鉑金坩堝，在測定熾灼殘?jiān)鼤r(shí)記錄中沒有體現(xiàn)，無法證明其試驗(yàn)過程和結(jié)果的真實(shí)性。
自制試劑的配制方法、配制時(shí)間和保存條件等。
使用按照藥典或確定的標(biāo)準(zhǔn)配置的溶液時(shí)，也應(yīng)詳細(xì)記錄溶液的配置時(shí)間、配制過程，包括稱樣量、溶劑的加入體積等。
常見問題：沒有記錄取樣量、操作步驟等，無法判斷溶液濃度的準(zhǔn)確性。如：氯化物的鑒別試驗(yàn)原始記錄不完整，僅寫依法測定；重金屬檢查中，無標(biāo)準(zhǔn)鉛濃度及取樣量的記錄；比旋度、鑒別、酸度及溶液的澄清度與顏色所使用的溶液，均無取樣量及稀釋過程記錄。在進(jìn)行這類試驗(yàn)時(shí)，往往是在統(tǒng)一模板中記錄，模板只根據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了具體的操作方法，如：取樣量、樣品配制濃度、檢查方法等，但在操作部分沒有設(shè)計(jì)相應(yīng)的空格記錄上述信息。
對于緩沖溶液、流動(dòng)相、儲(chǔ)備液、標(biāo)準(zhǔn)液等即使是經(jīng)常配制的，每次在配制時(shí)都應(yīng)該記錄各試劑的實(shí)際稱樣量、溶劑使用體積、簡單配制步驟等，以保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。對于多次使用的試劑、溶液，更應(yīng)該注意要標(biāo)注配制日期、效期、批號(hào)、保存條件等。
5、實(shí)驗(yàn)環(huán)境
根據(jù)實(shí)驗(yàn)的具體要求，對環(huán)境條件敏感的實(shí)驗(yàn)，應(yīng)記錄當(dāng)天（時(shí)）的天氣情況和實(shí)驗(yàn)的微小氣候（如光照、通風(fēng)、潔凈度、溫度及濕度等）。
（1）沒有記錄環(huán)境情況，導(dǎo)致不確定因素增加，對于一些實(shí)驗(yàn)的異常情況，無法確定原因。此外，受環(huán)境影響的試驗(yàn)，如無相應(yīng)記錄，無法判斷試驗(yàn)的準(zhǔn)確性。如：含量測定為非水滴定，滴定液的溫度，測定時(shí)的溫度都沒有相關(guān)記錄；非水滴定含量項(xiàng)下高氯酸滴定液濃度未進(jìn)行溫度校正；比旋度測定一般測定溫度要求20℃，原始記錄無相應(yīng)試驗(yàn)時(shí)的溫度記錄。
（2）穩(wěn)定性試驗(yàn)、影響因素試驗(yàn)、破壞試驗(yàn)沒有取、放樣記錄，沒有記錄樣品的存放條件，未記錄樣品的包裝情況，沒有記錄放樣、取樣時(shí)間。如：對光敏感的試驗(yàn)，未記錄避光情況；影響因素試驗(yàn)、光照破壞試驗(yàn)中光照試驗(yàn)未記錄光照強(qiáng)度。雖然按照《原料藥與藥物制劑穩(wěn)定性試驗(yàn)指導(dǎo)原則》，影響因素試驗(yàn)一般是去除包裝進(jìn)行試驗(yàn)的，穩(wěn)定性試驗(yàn)是采用上市包裝，但在進(jìn)行具體試驗(yàn)時(shí)，尤其在考察樣品穩(wěn)定性的初期階段以及包裝材料篩選時(shí)應(yīng)明確記錄放樣時(shí)樣品的狀態(tài)。
（3）穩(wěn)定性試驗(yàn)方案中規(guī)定了穩(wěn)定性試驗(yàn)放樣條件，在原始記錄中沒有填寫具體的放樣條件，只是寫明了試驗(yàn)?zāi)康模?/strong>如：加速、長期、影響因素光照、高濕、高溫40℃，高溫60℃等，在原始記錄中沒有填寫具體的放樣條件。未記錄放樣時(shí)是否去除包裝。雖然試驗(yàn)方案中規(guī)定了相應(yīng)的條件，但在進(jìn)行試驗(yàn)時(shí)，要記錄每個(gè)觀測點(diǎn)的溫濕度、光照等數(shù)據(jù)，觀測頻率要根據(jù)控制環(huán)境的設(shè)備的穩(wěn)定性情況來定，并應(yīng)進(jìn)行過相應(yīng)的驗(yàn)證。
（4）穩(wěn)定性試驗(yàn)、影響因素試驗(yàn)取出樣品后，未立即檢測的，缺少樣品取出后的放置方式和條件。如：影響因素10天取樣時(shí)，由于其他課題的試驗(yàn)正在進(jìn)行，取樣后未立即測定（如92.5%RH10天取樣后放置至14天測定）也沒有記錄存放條件。
（5）熱循環(huán)試驗(yàn)只有實(shí)驗(yàn)方案，無具體操作步驟。對于熱循環(huán)試驗(yàn)，除在實(shí)驗(yàn)方案中明確試驗(yàn)方法和步驟外，還應(yīng)在試驗(yàn)過程中詳細(xì)記錄試驗(yàn)的操作步驟，包括溫度、取放樣時(shí)間等，以保證試驗(yàn)的可重復(fù)性，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如熱循環(huán)試驗(yàn)歷時(shí)12天，經(jīng)2℃～8℃2天，40℃2天，3次循環(huán)，條件變更無具體記錄，無具體時(shí)間、條件等記錄，無取樣記錄。
6、實(shí)驗(yàn)方法
常規(guī)方法在首次實(shí)驗(yàn)記錄時(shí)注明來源，簡述步驟；改進(jìn)、創(chuàng)新方法應(yīng)詳細(xì)記錄實(shí)驗(yàn)步驟和操作細(xì)節(jié)。要記錄確定方法的依據(jù)，包括提供文獻(xiàn)資料及與早期試驗(yàn)的關(guān)聯(lián)。在進(jìn)行工藝、質(zhì)量、動(dòng)物試驗(yàn)方法學(xué)摸索試驗(yàn)時(shí)，應(yīng)記錄方法有哪些改變、改變目的、考察指標(biāo)等。
7、實(shí)驗(yàn)過程
具體操作、觀察到的現(xiàn)象，異常現(xiàn)象的處理及其產(chǎn)生原因，影響因素的分析等。對于藥學(xué)實(shí)驗(yàn)，在實(shí)驗(yàn)過程中應(yīng)具體記錄的內(nèi)容為
物料：固體，應(yīng)記錄具體的稱量量；液體記錄體積；溶液配制方式：加熱、振搖、磁力攪拌、超聲等。工藝：物料的前處理、投入的物料名稱和量、投入方式和步驟、操作步驟、各工藝參數(shù)、現(xiàn)象、得到的物料量、異常情況及處理等。中間體的監(jiān)控：監(jiān)控時(shí)間點(diǎn)、方法、現(xiàn)象和結(jié)果、圖譜等。質(zhì)量和穩(wěn)定性研究：空白和校正情況、取樣量、溶液稀釋和配制步驟、測定步驟、測定數(shù)據(jù)、現(xiàn)象、異常情況及處理等。常見問題包括以下方面。
（1）以實(shí)驗(yàn)方案設(shè)計(jì)或?qū)嶒?yàn)方法代替記錄，未對實(shí)驗(yàn)過程進(jìn)行記錄。如在溶出度線性試驗(yàn)中，原始記錄和申報(bào)資料中均描述為：“……精密量取續(xù)濾液1ml至25ml量瓶中，加溶出介質(zhì)至刻度，搖勻，作為溶液①。分別精密量取溶液①5ml、25ml、1ml、5ml，分別置……”，所述使用溶液①的量為36ml，超過了所配溶液的量（25ml）；以實(shí)驗(yàn)方案代替實(shí)驗(yàn)記錄，實(shí)驗(yàn)時(shí)未及時(shí)記錄，與實(shí)驗(yàn)方案相比有變化的地方，記錄中未注明。如果從實(shí)驗(yàn)的可重現(xiàn)性進(jìn)行核查，疑似存在真實(shí)性問題。方案或?qū)嶒?yàn)方法中樣品、溶劑、濃度等量一般以“……左右”或“約……”等表示，而實(shí)驗(yàn)過程中實(shí)際的取樣稱量、體積、溫度等必須是具體的測定數(shù)值。
（2）實(shí)驗(yàn)過程沒有取樣量、操作步驟，測定數(shù)據(jù)，只記錄了實(shí)驗(yàn)結(jié)果，記錄不完整。如果不是在線記錄重量、體積、溫度等，一般應(yīng)該有即時(shí)的數(shù)據(jù)記錄。如在工藝摸索中，考察物料的流動(dòng)性，只記錄了結(jié)果：“流動(dòng)性差、不易操作”，無具體數(shù)據(jù)。
在實(shí)際研究中，相關(guān)人員是通過樣品的休止角及流動(dòng)時(shí)間對樣品的流動(dòng)性進(jìn)行的評(píng)價(jià)的，只有通過比較休止角及流動(dòng)時(shí)間，才能在處方篩選過程中，對變化的趨勢作出判斷，才能對各處方的流動(dòng)性、操作性做出比較。
（3）未及時(shí)記錄實(shí)驗(yàn)中操作等的變化，影響結(jié)果的準(zhǔn)確性。如有關(guān)物質(zhì)檢測限，原始記錄和申報(bào)資料進(jìn)樣量均為20μl，圖譜顯示進(jìn)樣量為10μl。實(shí)際情況是有關(guān)物質(zhì)檢測限測定中，當(dāng)樣品稀釋至第三步時(shí)，根據(jù)圖譜中信噪比情況估計(jì)減半樣品濃度可接近檢測限。試驗(yàn)中為簡化操作步驟，直接將20μl進(jìn)樣量減少為10μl進(jìn)行考察，但在記錄中由于慣性思維仍按照進(jìn)樣量為20μl計(jì)算為0.42ng（稱樣量10.45mg/稀釋體積500000ml×進(jìn)樣量20μl=0.42ng），實(shí)際圖譜顯示進(jìn)樣量為10μl，所以檢測限應(yīng)為0.21ng。
（4）在一些合成工藝摸索實(shí)驗(yàn)中，對中間體的控制采用HPLC法，只是提供了圖譜和數(shù)據(jù)，沒有相關(guān)的方法。對方法的適用性和有效性無從判斷。
（5）在進(jìn)行處方篩選時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄各處方中原輔料的使用量、配制過程及工藝參數(shù)，這些都是處方篩選的目標(biāo)。如處方篩選原始記錄中，不同處方的設(shè)計(jì)方案沒有具體操作數(shù)據(jù)，如處方中各輔料無具
（6）體稱量數(shù)據(jù)，粘合劑無具體配制過程；原料藥投料缺少折算公式。
生產(chǎn)工藝缺乏系統(tǒng)的研究過程的描述和總結(jié)，缺乏從小試到放大生產(chǎn)的整個(gè)研究過程的推進(jìn)的體現(xiàn)。在小試到中試放大過程中工藝參數(shù)、原輔料的變化等都應(yīng)該有明確的記錄，有變化的理由等說明，減少隨意性，保證科學(xué)性。如制劑中試放大樣品制備委托其他公司進(jìn)行，從小試到中試放大工藝參數(shù)等進(jìn)行了調(diào)整變化，未說明變化的具體情況，也沒有說明變化的原因。
（7）需要進(jìn)行空白試驗(yàn)或系統(tǒng)適用性試驗(yàn)的，應(yīng)對空白試驗(yàn)或系統(tǒng)適用性試驗(yàn)進(jìn)行記錄，包括溶液配制、操作步驟、結(jié)果等。如空白滴定未記錄具體的體積及相應(yīng)的電位值，僅給出了0.1ml，且僅作一次空白，每個(gè)方法學(xué)驗(yàn)證未按要求做空白校正，甚至中間精密度（由另一個(gè)檢驗(yàn)員測定）也未進(jìn)行空白校正。
（8）實(shí)驗(yàn)前需要進(jìn)行校正的儀器設(shè)備，應(yīng)該記錄校正情況，包括使用的試劑、簡述校正步驟、校正結(jié)果等。熔點(diǎn)儀、pH計(jì)、滲透壓等使用前需要進(jìn)行校正，應(yīng)記錄校正過程和結(jié)果；采用其他試驗(yàn)的數(shù)據(jù)或方法，應(yīng)記錄來源，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（9）使用UV、IR、HPLC等儀器測定時(shí)，一定要及時(shí)記錄，包括樣品的配制過程，以保證所用的樣品、溶劑、溶液濃度等是正確的。只留有圖譜，不能說明圖譜代表的就是所測的樣品，應(yīng)與原始記錄相對應(yīng)。如UV鑒別試驗(yàn)，申報(bào)資料中提及對照品、輔料進(jìn)行UV掃描并給出結(jié)果，但原始記錄中未見相關(guān)試驗(yàn)記錄，試驗(yàn)無法溯源，對其真實(shí)性產(chǎn)生質(zhì)疑。
(10)在研究過程中，所有的研究內(nèi)容（成功的或失敗的）、圖譜等都應(yīng)該保留并詳細(xì)記錄，保證研究軌跡清楚且可溯源，以說明所確定方法的可行性、結(jié)果的準(zhǔn)確性；儀器的維修、保養(yǎng)記錄也要注意留存，以便于在有異�，F(xiàn)象時(shí)進(jìn)行影響因素分析。
(11)在進(jìn)行輔料干擾試驗(yàn)、回收率等研究時(shí)，要對空白輔料的配制有詳細(xì)的記錄，包括稱量、配制過程等；應(yīng)該對所配制的標(biāo)準(zhǔn)溶液、儲(chǔ)備液、輔料等進(jìn)行編號(hào)，在以后使用時(shí)，也要記錄相應(yīng)的編號(hào)，通過編號(hào)可以回溯，找到配制記錄。
(12)按照藥典附錄進(jìn)行的試驗(yàn)和不需要作方法學(xué)研究的檢查項(xiàng)目.如：熔點(diǎn)、溶解度、pH值、氯化物、可見異物、不溶性微粒等，要按照規(guī)定的方法進(jìn)行操作，注意及時(shí)記錄實(shí)驗(yàn)方法，同時(shí)要記錄環(huán)境溫濕度、取樣量、溶劑使用量、具體的操作步驟、現(xiàn)象等，保證最終數(shù)據(jù)是按照規(guī)范操作方法的要求得到的，以證明數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
8、實(shí)驗(yàn)結(jié)果
準(zhǔn)確記錄計(jì)量觀察指標(biāo)的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和定性觀察指標(biāo)的實(shí)驗(yàn)變化。對于需要準(zhǔn)確記錄實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的，除非是在線記錄，均應(yīng)該在讀取每個(gè)數(shù)據(jù)時(shí)，及時(shí)記錄在試驗(yàn)記錄本上，并且在記錄中明確給出計(jì)算方法和公式。使用Excel進(jìn)行計(jì)算，提交的原始記錄中應(yīng)該附有打印的相應(yīng)測量數(shù)據(jù)、計(jì)算結(jié)果及表格，計(jì)算機(jī)中應(yīng)該保存有相應(yīng)的原始文檔，在現(xiàn)場核查時(shí)應(yīng)該能夠溯源。
常見問題：
①原始記錄中沒有峰面積的記錄、無計(jì)算公式，只有結(jié)果，缺少原始性。大部分實(shí)驗(yàn)結(jié)果都是在電腦上用Excel計(jì)算。無峰面積的記錄是由于數(shù)據(jù)表格是粘貼在記錄中，沒有粘牢，造成數(shù)據(jù)表丟失。
②含量測定研究未給出計(jì)算公式，且未按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求計(jì)算：未扣除干燥失重計(jì)算含量。
③試驗(yàn)時(shí)數(shù)據(jù)記錄臨時(shí)記錄在草稿本或一張紙上，事后謄寫。
9、結(jié)果分析
每次（項(xiàng)）實(shí)驗(yàn)結(jié)果應(yīng)做必要的數(shù)據(jù)處理和分析，并有明確的文字小結(jié)。尤其處方工藝篩選、質(zhì)量研究方法篩選和驗(yàn)證工作中，應(yīng)該在每次試驗(yàn)結(jié)束后，對研究結(jié)果進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，包括：從現(xiàn)有實(shí)驗(yàn)結(jié)果可以得到的結(jié)論，方法是否可行，尚需要進(jìn)行哪些優(yōu)化，下一步工作的目標(biāo)等。

10、實(shí)驗(yàn)人員