物料及產品的出入庫記錄可以在電腦上用電子表格進行嗎（定期打印紙質文本歸檔保存)？

如果是計算機化的系統(tǒng)這樣做是可以的，否則不行。

電子表格要經過驗證證實其真實性和受控性以及權限控制。對于刪除功能應嚴格控制并需在程序中明確批準，任何更改均需要有明確的可追溯記錄。

如何體現(xiàn)計算機記錄的真實性和可靠性？在質量記錄中直接使用Word和Excel可以嗎？電子記錄可以替代紙質打印記錄嗎？

《藥品生產質量管理規(guī)范（2010年修訂）》第一百六十三條規(guī)定：如使用電子數(shù)據處理系統(tǒng)、照相技術或其他可靠方式記錄數(shù)據資料，應當有所用系統(tǒng)的操作規(guī)程；記錄的準確性應當經過核對。使用電子數(shù)據處理系統(tǒng)的，只有經授權的人員方可輸入或更改數(shù)據，更改和刪除情況應當有記錄；應當使用密碼或其他方式來控制系統(tǒng)的登錄；關鍵數(shù)據輸入后，應當由他人獨立進行復核。

企業(yè)除應根據上述要求確保計算機記錄的真實性和可靠性外，另外還要滿足《中華人民共和國電子簽名法》中的相關要求。

如果在電腦中直接使用Word和Excel軟件記錄各種質量記錄，則必須制定相應的電子文件管理操作規(guī)程，未經授權的人不應進入計算機管理系統(tǒng)，確保記錄真實、及時，并能夠真實記錄數(shù)據的修訂歷史，確保數(shù)據的可追溯性。

記錄的格式應盡量避免直接使用Word或Excel格式。因為這些格式容易被修改且不易察覺。應將文檔格式轉換為PDF等不易修改的格式；而且，保存在電腦中的文檔也要按照電子文件管理操作規(guī)程管理，確保使用的版本為現(xiàn)行版本。如果采用Excel的公式進行計算，應根據設置程序的復雜性和風險程度進行相應的評價和確認，并對確認后的程序進行相應的保護，以避免出現(xiàn)難以察覺的風險，電子記錄可以替代紙質打印記錄，但應當滿足紙質打印記錄的相關屬性，如：不可隨意修改、能夠顯示記錄歷史、具有符合法規(guī)要求的電子簽名等，并應當有電子記錄管理的操作規(guī)程。

對于電子文件，例如模板要進行適當?shù)目刂啤＿@里對于數(shù)據表是否有什么特定的要求？H+V 2011年2月

數(shù)據表的模板幫助避免之前計算保留數(shù)據導致的錯誤計算。針對數(shù)據表，要檢查其準確性和可靠性（附錄11頁7.1）。數(shù)據表存貯方式要能保證適當?shù)陌姹究刂疲ǖ?章頁4.1）。

使用數(shù)據表格時，要進行哪些準確度檢查（附錄11頁5）？H+V 2011年1月

應通過適當實施的和基于風險的控制來保證數(shù)據完整性。計算和文檔應受到保護，公式不能被無意改寫。能防止無意輸入不適當?shù)臄?shù)據類型，或導致錯誤信息（例如，在數(shù)字域中輸入文字或在整數(shù)域中輸入小數(shù)）。鼓勵進行所謂“邊界測試”。

電子數(shù)據和文件的存貯時長要求是什么？H+V2011年2月

電子數(shù)據和文件的存貯要求與紙質文件沒有區(qū)別。要保證應用于電子記錄的電子簽名在整個文件的存貯期內均有效。

如果系統(tǒng)不能產生打印指示是否上次原始輸入后有數(shù)據被更改，那可以什么樣的替代控制是可以接受的？H+V2011年2月

如果供應商不支持該功能，也可以接受在規(guī)程里描述必須生成相關審計追蹤報告的打印事實，并手工鏈接到支持批放行的記錄。

Part11條款和“斷定規(guī)則要求”（在21CFR 211 中）怎么管理計算機實驗室系統(tǒng)生成的電子記錄以及藥品生產檢測有關的打印的色譜圖？

一些行業(yè)誤解“行業(yè)指南—11 部分，電子記錄；電子簽名—范疇與應用”（ 11 部分指南；164 到 171 行）的內容，意思是所有電子記錄用紙打印出來才滿足 21CFR Part 211 的斷定規(guī)則的要求。“ Part11在有限的范圍解釋下，關于在斷定規(guī)則規(guī)定的，或者遞交給 FDA 的需要維護的記錄，當使用電子記錄替代紙版記錄時，可應用 11 部分管理。另一方面，當使用計算機生成的電子版的紙版打印件時，并且紙版記錄符合所有斷定規(guī)則的要求，人員也依照紙質版執(zhí)行其受管控的活動，則在§§ 11.2(a) 和 11.2(b)要求下， FDA 不會認為人員‘使用電子記錄替代紙版記錄’。該情況下，使用計算機生成紙版記錄不會觸發(fā) 11 部分。” ThePart Part11指南也聲明（150-152 行）：“……人員必須遵守適用的斷定規(guī)則，需要維護或者遞交的記錄必須保持安全并能可靠的符合斷定規(guī)則。”

針對高效液相和氣相系統(tǒng)【以及其他計算機化系統(tǒng)涉及用戶輸入輸出，審計跟蹤（也譯作稽查報告）等】，例如 21CFR 211.68 和 21 CFR211.180(d) 斷定規(guī)則要求的那樣，電子記錄應依據這些條款保留并維護。21CFR 211.180(d)要求保留的記錄諸如“原始記錄或者真實拷貝，照片，微縮打印的紙版色譜圖拷貝，不是生成圖譜的整個原始電子數(shù)據的“真正的拷貝”，這是21 CFR 211.180(d)的要求。打印的色譜圖也不認為是生成圖譜的原始電子數(shù)據“正確的和完整的”拷貝，這也是 21 CFR 211.68 要求的。色譜圖一般不包括：進樣順序，儀器方法，積分法，或者審計跟蹤（譯者注：也有叫稽查報告的），這些都是用來生成色譜圖或與其有效性相關的信息。因此，用于藥品生產和檢測的打印版色譜圖，不滿足 21 CFR Part 211 斷定規(guī)則的要求。計算機系統(tǒng)生成的電子記錄必須在這些要求下進行維護。

我們承認有可適合用于實驗室檢測結果審核的打印版色譜圖的案例。類似的，也接受在檢查時，或者出于審核目的而提供打印的色譜圖。然而，電子記錄必須維護并且隨時可用于 QC/QA人員或者FDA 檢查員審核。

如何限制對CGMP計算機系統(tǒng)的訪問？

你必須采取適當?shù)目刂埔源_保對計算機化MPCR或其它記錄的更改，或將實驗室數(shù)據輸入計算機化記錄，僅能由授權人員執(zhí)行（§211.68(b)）。FDA建議，如果可能，通過技術手段限制更改規(guī)格、工藝參數(shù)、或制造或檢驗方法的能力（例如，通過限制更改設置或數(shù)據的權限）。FDA建議系統(tǒng)管理員的角色，包括任何改變文件和設置的權利，分配給獨立于負責記錄內容的人員。為幫助控制訪問，F(xiàn)DA建議維護一個授權人員名單以及他們對每個在使用的CGMP計算機系統(tǒng)的訪問權限。

如果這些獨立的安全角色分配不適合少數(shù)員工的小規(guī)模操作或設施，例如PET或醫(yī)用氣體設施，F(xiàn)DA建議采用交替控制策略。7 例如，在極少數(shù)情況下，相同的人員具有系統(tǒng)管理員角色，并對記錄內容負責，F(xiàn)DA建議由第二人審查配置和內容。如果第二人審查無法實現(xiàn)，F(xiàn)DA建議由該人復核配置和他/她自己的工作。

對于這類交替控制策略的討論，參見《PET藥品生產質量管理規(guī)范（CGMP）》行業(yè)指南。

為什么FDA關注計算機系統(tǒng)共用登錄賬戶的使用？

企業(yè)必須采取適當?shù)目刂埔源_保僅授權人員可以更改計算機化的MPCR或其它記錄，或將實驗室數(shù)據輸入計算機化記錄，你必須執(zhí)行文檔控制以確保這些行動歸屬于特定個人（見§§211.68(b)，211.188(b)(11)，211.194(a)(7)和(8),以及212.50(c)(10)）。當?shù)卿洃{證是共用的，無法通過登錄識別唯一的個體，該系統(tǒng)因而不符合211和212部分的CGMP要求。FDA要求系統(tǒng)控制，包括文檔控制，被設計為遵循CGMP以保證產品質量（例如，§§ 211.100和212.50）。

應如何控制空白文件？

必須有文件控制以確保產品質量（見§§ 211.100，211.160(a)，211.186，212.20(d)和212.60(g)）。FDA建議，如果使用的話，空白表格（包括但不限于，工作表、實驗室筆記本和MPCR）由質量部門或由其它文件控制方法控制。例如，可酌情發(fā)放編好號的一套空白表格，并應在所有已發(fā)放的表格完成后核對。不完整或錯誤的表格應作為永久記錄的一部分留存，并附有替換書面說明（例如，見§§ 211.192，211.194，212.50(a)和212.70(f)(1)(vi)）。

同樣地，裝訂的分頁筆記本，通過文件控制部門蓋章正式使用，以能夠檢測出非官方筆記本和筆記本頁面的任何缺失。

審計追蹤應多長時間審查一次？

FDA建議，采集關鍵數(shù)據變更的審計追蹤應在每次記錄和最終批準記錄前審查。需要定期審查的審計追蹤應包括但不限于以下內容：最終產品檢驗結果的更改歷史、樣品運行序列的更改、樣品標識的更改，以及關鍵工藝參數(shù)的更改。

FDA建議根據系統(tǒng)的復雜度和其預期用途例行審計追蹤審查。

關于審計追蹤的進一步信息請見前述1.c.審計追蹤定義。

應由誰來審查審計追蹤？

審計追蹤被認為是相關記錄的一部分。根據CGMP負責記錄審查的人員，應審查采集與記錄相關的對關鍵數(shù)據更改的審計追蹤，如他們審查其它記錄一樣（例如，§§211.22(a)，211.101(c)，211.194(a)(8)和212.20(d)）。例如，所有生產和控制記錄，包括審計追蹤，必須由質量部門審核和批準（§ 211.192）。這與FDA對企業(yè)在審核數(shù)據時在紙上劃痕標注的預期是一樣的。

電子副本可否用作紙質或電子記錄的準確復制品？

可以。電子副本可以被作紙質或電子記錄的真實有效副本，提供保存內容和原始數(shù)據意義的副本，包括相關的元數(shù)據和靜態(tài)或動態(tài)性質的原始記錄。

動態(tài)電子記錄的真實有效副本可以以原始記錄或與原始記錄兼容的格式復制和保存，提供被保存的原始記錄的內容和意義，以及現(xiàn)成可用的閱讀器和復印設備（例如，軟件和硬件，包括多媒體閱讀器）（§§211.180(d)和212.110）。

對于單機計算機實驗儀器，例如FT-IR（傅立葉變換紅外光譜）儀，保存紙質打印件或靜態(tài)記錄而不是原始電子記錄是否可接受？

如果是原始記錄的完整副本，紙質打印件或靜態(tài)記錄可滿足保存要求（見§§211.68(b)，211.188，211.194和212.60）。例如，pH計和天平在數(shù)據采集作為原始記錄期間可能產生紙質打印件或靜態(tài)圖片。在這種情況下，在采集期間的紙質打印件或靜態(tài)圖片，或真實有效副本應被保存（§211.180）。

然而，某些類型的實驗室儀器的電子記錄是動態(tài)記錄，打印件或靜態(tài)記錄無法保留動態(tài)格式，而動態(tài)格式是完整原始記錄的一部分。例如，F(xiàn)T-IR（傅立葉變換紅外光譜）產生的光譜文件可以被重新處理，但靜態(tài)記錄或打印件是固定的，不能滿足CGMP對保存原始記錄或真實有效副本的要求（§ 211.180(d)）。此外，如果未顯示全部光譜范圍，污染物可能被排除在外。

控制策略必須確保原始實驗室記錄，包括紙質和電子記錄，都受到第二人審核（§211.194(a)(8)）以確保所有檢驗結果被恰當?shù)貓蟾妗?/span>

對于PET藥品，參見《PET藥品生產質量管理規(guī)范（CGMP）》行業(yè)指南對設備和實驗室控制的討論,包括對記錄的監(jiān)管要求。

為什么FDA在警告信中援引“系統(tǒng)適用性”或試檢、預檢、或平衡運行中使用實際樣品？

FDA禁止以實現(xiàn)特定結果或克服不可接受結果為目的的取樣和檢驗（例如，檢驗不同的樣品直到獲得所需的通過結果）。這種做法，也被稱為符合性導向檢驗（testinginto compliance），是不符合CGMP的（見《制藥生產超標（OOS）檢驗結果調查行業(yè)指南》）。在某些情況下，使用實際樣品執(zhí)行系統(tǒng)適應性測試已經被用來作為符合性導向檢驗的一種方式。我們會認為在試檢、預檢或平衡運行中使用實際樣品作為一種偽裝的符合性導向檢驗手段是違規(guī)做法。

根據美國藥典（USP），系統(tǒng)適應性試驗應包括標準制備液或其它標準溶液的重復進針，以確定是否滿足精密度的要求（見USP 通則<621>色譜）。系統(tǒng)適應性試驗，包括進針制備液的鑒別和選擇依據，應根據企業(yè)建立的書面程序和批準的申請或適用的藥典專論實施。（§§ 211.160和212.60）

如果在系統(tǒng)適用性試驗中使用實際樣品，則應是經過適當鑒定的工作標準品，且應建立書面程序并遵守該程序，樣品應當來自與待檢樣品不同的批次(§ 211.160，211.165和212.60)。除有書面和科學論證排除的數(shù)據外，所有數(shù)據均應包括在保存的記錄中，并接受審核。

更多信息參見ICH行業(yè)指南Q2（R1）分析程序驗證：文本和方法。

僅保留從重新處理的實驗室色譜中得到的最終結果是否可接受？