混亂的文件編號(hào),正在慢慢毀掉你的體系管理
實(shí)驗(yàn)室的文件那么多,如何給實(shí)驗(yàn)室的文件進(jìn)行編號(hào)?實(shí)驗(yàn)室的文件的編號(hào)規(guī)則是什么?有沒(méi)有統(tǒng)一的要求?實(shí)驗(yàn)室的文件編號(hào)能不能得到現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審專(zhuān)家的認(rèn)可?
CNAS-CL01
4.3.2.3 實(shí)驗(yàn)室制訂的管理體系文件應(yīng)有唯一性標(biāo)識(shí)。該標(biāo)識(shí)應(yīng)包括發(fā)布日期和/或修訂標(biāo)識(shí)、頁(yè)碼、總頁(yè)數(shù)或表示文件結(jié)束的標(biāo)記和發(fā)布機(jī)構(gòu)。
那么,如何制定實(shí)驗(yàn)室文件的編號(hào)?
實(shí)驗(yàn)室的文件編號(hào)的要求為:
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需要有唯一性編號(hào);
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包含發(fā)布日期;
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包含修訂標(biāo)識(shí);
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頁(yè)碼,總頁(yè)碼;
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文件結(jié)束的標(biāo)記;
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文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)。
實(shí)驗(yàn)室文件的編號(hào)可以由實(shí)驗(yàn)室自己制定規(guī)則,只要滿(mǎn)足上述要求即可。上述要求在整份文件中共同體現(xiàn),而不是把上述內(nèi)容揉到一個(gè)編號(hào)里面。
如何管理好實(shí)驗(yàn)室檔案?
檔案管理程序和要求
1.檔案管理人員的職責(zé)
(1)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真登記造冊(cè),分類(lèi)整理,統(tǒng)計(jì)歸檔和保管,不得遺失和損壞。保證及時(shí)準(zhǔn)確地提供技術(shù)資料和數(shù)據(jù),為本單位的質(zhì)量管理和服務(wù)社會(huì)提供可靠保證。
(2)各科室檢測(cè)人員應(yīng)認(rèn)真主動(dòng)地做好所用規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)的搜集和整理工作,檢測(cè)原始記錄在檢定證書(shū)出具前由質(zhì)保辦保存歸檔。
(3)其它質(zhì)量和技術(shù)類(lèi)管理文件及記錄等,應(yīng)予記錄完成后交由質(zhì)保辦歸檔并保存。
(4)如果實(shí)驗(yàn)室合并或撤銷(xiāo),或者檔案管理人員變更時(shí),應(yīng)及時(shí)做好檔案管理工作的移交程序,以保證檔案管理工作的安全準(zhǔn)確完整。
2.實(shí)驗(yàn)室檔案如何控制
單位各種文件均有唯一性標(biāo)識(shí),需要建立受控文件和非受控文件清單,注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)放范圍、發(fā)放日期、生效日期等必要信息,同時(shí)在文件封面加蓋受控和非受控公章,做到動(dòng)態(tài)管理。
檔案內(nèi)容管理
1.技術(shù)檔案
(1)各科室使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、計(jì)量檢定規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和校準(zhǔn)規(guī)范等。
(2)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和配套設(shè)備的檢定證書(shū)、校準(zhǔn)證書(shū)、說(shuō)明書(shū)、合格證、設(shè)備使用和維修紀(jì)錄、周期檢定計(jì)劃、期間核查計(jì)劃和記錄等。
(3)各科室與計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的技術(shù)資料,如:申請(qǐng)書(shū)、履歷書(shū)、技術(shù)報(bào)告、原始記錄、檢定證書(shū)和電子版記錄等。
2.質(zhì)量檔案
(1)質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、各類(lèi)規(guī)章制度、管理體系評(píng)審計(jì)劃和內(nèi)審計(jì)劃、質(zhì)量控制記錄等。(2)環(huán)境條件控制記錄、證書(shū)報(bào)告合格記錄、合同評(píng)審和服務(wù)協(xié)議記錄等。
3.建設(shè)檔案
(1)單位年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案和員工信息管理等。
(2)人事檔案、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施管理臺(tái)賬、人員錄用和勞動(dòng)紀(jì)律考核記錄等。
借閱和管理
1.檔案借閱要求
(1)上級(jí)部門(mén)考核復(fù)查或認(rèn)評(píng)需要提供資料時(shí),經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后,方能提供。
(2)各科室人員借閱資料時(shí),經(jīng)辦理借閱登記手續(xù)后,并說(shuō)明借閱時(shí)限,并及時(shí)歸還。
(3)其他單位或個(gè)人借閱時(shí),應(yīng)提供書(shū)面申請(qǐng),經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后,方可借閱,借閱人不得遺失和損壞,如有上述情況發(fā)生,視情節(jié)酌情賠償。
2.檔案管理辦法
(1)檔案按類(lèi)別歸檔保存,購(gòu)置的儀器設(shè)備資料、檢定證書(shū)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料及相關(guān)技術(shù)資料應(yīng)及時(shí)歸檔。
(2)所有資料和原始數(shù)據(jù)不得帶出實(shí)驗(yàn)室和復(fù)印,特殊情況經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。
(3)電子版記錄統(tǒng)一保管并有備份和密碼,防止閱讀和修改及計(jì)算機(jī)病毒等人為原因造成丟失。
補(bǔ)充:儀器設(shè)備檔案應(yīng)包括哪些內(nèi)容
一般實(shí)驗(yàn)室都會(huì)做儀器設(shè)備的檔案,儀器設(shè)備檔案具體要包含哪些內(nèi)容,準(zhǔn)則并沒(méi)有強(qiáng)制要求,在準(zhǔn)則中要求的是設(shè)備校準(zhǔn)和驗(yàn)證結(jié)果的記錄,一般來(lái)說(shuō)儀器設(shè)備檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容
(供參考,實(shí)驗(yàn)室可以根據(jù)實(shí)驗(yàn)室自己的情況做調(diào)整)
1儀器設(shè)備履歷表,包括儀器設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)或規(guī)格、制造商、出廠編號(hào)、儀器設(shè)備唯一性識(shí)別號(hào)、購(gòu)置日期、驗(yàn)收日期、啟用日期、放置地點(diǎn)、用途、主要技術(shù)指標(biāo)、保管人等等;
2儀器購(gòu)置申請(qǐng)、說(shuō)明書(shū)原件、產(chǎn)品合格證、保修單;
3驗(yàn)收記錄、安裝調(diào)試報(bào)告;
4檢定、檢定記錄,儀器設(shè)備檢定校準(zhǔn)的計(jì)劃,下次校準(zhǔn)、檢定的時(shí)間;
5儀器設(shè)備操作規(guī)程及維護(hù)規(guī)程(必要時(shí));
6保養(yǎng)維護(hù)和運(yùn)行檢查計(jì)劃;
7使用記錄(定期歸檔);
8保養(yǎng)維護(hù)記錄;
9運(yùn)行檢查記錄;