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日常記錄的各類表格是實驗室管理體系文件中的組成部分，與記錄屬于同一層級，是對已完成的檢驗工作各環(huán)節(jié)的真實記載，也是開展檢驗活動的見證性文件。但因為記錄表格種類多、數(shù)量大，檢驗檢測機構(gòu)目前編制的表格仍存在不科學(xué)、不依規(guī)的問題，所以本期整理了實驗室常用記錄表格編制的重點內(nèi)容，希望對大家有所幫助！
| 01.編制記錄表格的要求
| 02.記錄表格的分類及目錄
| 03.編制中常存在的問題
| 04.針對其改進(jìn)的建議
一、編制記錄表格的要求
實驗室日常要真實、完整、準(zhǔn)確地記錄各項檢測活動，就需要編制好一套簡潔、實用且符合實際工作要求的記錄表格，首先要了解的就是記錄表格規(guī)范編制的要求：
1.記錄表格的充分性
記錄表格應(yīng)盡可能全面地反映檢測工作的全過程以及管理體系的運行狀態(tài)和效果，為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。但這并不意味著記錄越多越好，原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”，體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準(zhǔn)確、及時的原則。
在編制記錄表格時，要從總體上評價記錄的充分性，除依據(jù)檢測標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的必需信息外，記錄應(yīng)包括：采樣或抽樣、樣品制備、儀器設(shè)備、環(huán)境條件、檢測地點、檢測時間、檢測依據(jù)、檢測人員、核驗人員等內(nèi)容，確保全面、有效地記錄質(zhì)量信息。
2.記錄表格的實用性
對于事實上無法獲得的數(shù)據(jù)，或現(xiàn)有條件得到的數(shù)據(jù)是不真實的，以及那些不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供依據(jù)的信息，不應(yīng)體現(xiàn)在記錄表格中。所以，記錄除應(yīng)按照統(tǒng)一要求設(shè)計外，還應(yīng)廣泛吸收其他實驗室的經(jīng)驗，緊密結(jié)合本單位實際情況來設(shè)計。
3.記錄表格的規(guī)范性
標(biāo)準(zhǔn)化的記錄格式應(yīng)統(tǒng)一，以便于填制、統(tǒng)計和分析，同時也為使用計算機進(jìn)行信息管理打下基礎(chǔ)，如有國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的記錄表格模板，應(yīng)優(yōu)先使用規(guī)定的統(tǒng)一格式。同時，要保證記錄的填寫規(guī)范、正確、清楚，以滿足可追溯性的要求。
4.記錄表格的方便性
在檢驗檢測實際工作中，經(jīng)常有怕麻煩，做了工作不填表的現(xiàn)象。因此，在記錄表格設(shè)計上應(yīng)力求信息全面且使用方便。
在確定每一記錄的內(nèi)容時，應(yīng)考慮記錄的方便性，同時保證記錄檢索方便。在保證信息全面的情況下，需要手工填寫的內(nèi)容盡可能少，盡可能簡單。
并不是每個崗位都要用到全部記錄表格，實驗室內(nèi)部應(yīng)有明確的說明。必要時，對某些較復(fù)雜的記錄表格要規(guī)定填寫說明。
二、記錄表格的分類及目錄
1.記錄表格的分類
記錄一般分為管理記錄和技術(shù)記錄兩大類，相關(guān)記錄表格也圍繞這兩類工作來編制、記錄。
管理記錄：指實驗室管理活動中所產(chǎn)生的記錄，如合同評審、內(nèi)部審核、管理評審、文件發(fā)放、會議簽到等。
技術(shù)記錄：是指進(jìn)行檢測所得的數(shù)據(jù)和信息的累積，也是檢測是否達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量或過程參數(shù)所表明的信息。具體信息一般應(yīng)包括：項目名稱、時間、地點、編碼或序號、相關(guān)人員（包括檢驗人、核驗人）、儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施、采用方法、實施過程、樣品描述等。
2.常用記錄表格目錄
（1）《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》等法律法規(guī)宣貫記錄；
（2）監(jiān)督員對檢測工作監(jiān)督記錄表格；
（3）管理體系文件宣貫記錄表格；
（4）方針和目標(biāo)的貫徹與實施情況統(tǒng)計記錄表格；
（5）文件批準(zhǔn)、發(fā)布、分發(fā)、管理、更改、歸檔等記錄表格；
（6）采購文件審批、供應(yīng)商評價和供應(yīng)品符合性檢查記錄表格；
（7）實驗室從客戶處搜集反饋資料記錄表格；
（8）實驗室針對客戶申訴和投訴所開展的調(diào)查與糾正措施記錄表格；
（9）糾正措施(原因分析、實施、監(jiān)控、驗證)相關(guān)記錄表格；
（10）措施(啟動、控制)相關(guān)記錄表格；
（11）內(nèi)部審核(計劃、通知、檢查表、首次會議、不符合項報告、末次會議、內(nèi)審報告、跟蹤驗證)記錄表格；
（12）管理評審(會議記錄、管理評審報告、改進(jìn)措施、跟蹤驗證)記錄表格；
（13）員工崗前培訓(xùn)和資格確認(rèn)記錄表格；
（14）員工教育、培訓(xùn)和技能考核記錄表格；
（15）實驗室環(huán)境條件的監(jiān)控記錄表格；
（16）儀器設(shè)備使用記錄表格；
（17）實驗室選擇使用新檢測方法記錄；
（18）采用非標(biāo)準(zhǔn)方法確認(rèn)及客戶同意記錄；
（19）數(shù)據(jù)控制記錄；
（20）合同評審記錄；
（21）儀器設(shè)備的檢定、校準(zhǔn)、核查記錄；
（22）儀器設(shè)備(含標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì))日常使用、維護、管理、檢定和校準(zhǔn)狀態(tài)、期間核查記錄；
（23）內(nèi)部校準(zhǔn)設(shè)備量值溯源記錄；
（24）抽(取)樣品處置(標(biāo)識系統(tǒng)，樣品接收、管理)記錄；
（25）檢測樣品處置(標(biāo)識系統(tǒng)，樣品接收、管理)記錄；
（26）實驗室內(nèi)部質(zhì)量控制及方法評審記錄；
（27）各種原始檢測記錄、報告副本；
（28）其它記錄。
三、編制中常存在的問題
1.遺漏必要的記填項
遺漏必要的記填項，是檢驗檢測機構(gòu)編制記錄的常見問題。例如：許多檢驗檢測機構(gòu)編制的食品類菌落總數(shù)測定的記錄/表格，遺漏了檢測潔凈環(huán)境(潔凈度)這個重要的記填項。
使用遺漏了必要記填項的記錄表格，將會造成相關(guān)信息數(shù)據(jù)不能予以記填，難以“確保每一項檢驗檢測活動技術(shù)記錄的信息充分”，也不利于“該檢驗檢測在盡可能接近原始條件情況下能夠重復(fù)”。
2.記錄一律表格化
為了簡化檢測記錄的記寫，有的檢驗檢測機構(gòu)把記錄一律表格化。但是，并非每項活動的記錄都適于表格化填寫，也非每項活動的每個內(nèi)容都適于編入表格。例如：不少管理活動的記錄，因需要記寫的內(nèi)容較多，而不適于表格化。
3.不當(dāng)簡化與合并
部分檢驗檢測機構(gòu)在編制記錄表格時，刻意為了簡化記錄表格而忽略某些本不該忽略的記填項。
有的檢驗檢測機構(gòu)還把若干個(通常是相關(guān)的)檢測項目參數(shù)的檢測記錄，合并在同一個檢測記錄表格里，這樣做可能會造成類似“遺漏”的后果。
4.啟用不依規(guī)
部分檢驗檢測機構(gòu)的有關(guān)部門(人員)不經(jīng)相應(yīng)的審批程序而臨時使用新編制/修訂的記錄表格。
由于未經(jīng)審批程序，新編制/修訂的記錄表格未在管理部門備案，其在管理體系內(nèi)的文件編號等難以保證符合體系文件規(guī)定。此外，還可能造成該記錄表格多個版本并行混用的現(xiàn)象。
四、針對其改進(jìn)的建議
檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)對有關(guān)員工，尤其新入職的檢驗檢測人員，進(jìn)行記錄表格相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，加強員工對記錄表格重要性的認(rèn)識，規(guī)范記錄表格的編制、啟用、記填和更改。具體的改進(jìn)建議如下：
1.完整編制記錄表格
尤其在編制檢測相關(guān)記錄表格時，要跟相關(guān)技術(shù)人員充分商討，確保記錄表格包括相應(yīng)活動尤其是檢測的各個環(huán)節(jié)和每個必要的記填項，避免出現(xiàn)某個環(huán)節(jié)和必要記填項的遺漏。
2.適當(dāng)表格化表格
表格適用于填寫數(shù)字、符號或簡短的文句。對于需要記寫較多字符或文句的，編制成記錄較為適宜，避免過度表格化。
3.控制簡化合并
編制記錄表格時，不能為了簡化記錄表格，而忽略某些應(yīng)該記填的環(huán)節(jié)或記填項。
對于間接檢測的項目參數(shù)，由于要對被檢對象(樣品)進(jìn)行特定的處理，借助于一定的儀器設(shè)備和試劑材料，最后將檢測的觀測值代入特定的公式計算才得到檢測結(jié)果，鑒于這類檢測的復(fù)雜性和合并帶來的不便，應(yīng)當(dāng)對每個間接檢測的項目參數(shù)，分別編制檢測記錄表格，嚴(yán)格控制不當(dāng)?shù)暮喜⒕幹啤?br />
4.依規(guī)啟用表格
記錄表格在編制、修訂后應(yīng)按照本機構(gòu)質(zhì)量管理體系既定的《文件控制程序》啟用，即先辦理編制和修訂記錄表格的申請和批準(zhǔn)手續(xù)之后，方可啟用新編制/修訂的記錄表格，并將原記錄表格同時予以作廢，防止多版本的記錄表格混用，而致記錄表格的失控。
文章來源：網(wǎng)絡(luò)
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| 04.針對其改進(jìn)的建議
一、編制記錄表格的要求
實驗室日常要真實、完整、準(zhǔn)確地記錄各項檢測活動，就需要編制好一套簡潔、實用且符合實際工作要求的記錄表格，首先要了解的就是記錄表格規(guī)范編制的要求：
1.記錄表格的充分性
記錄表格應(yīng)盡可能全面地反映檢測工作的全過程以及管理體系的運行狀態(tài)和效果，為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。但這并不意味著記錄越多越好，原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”，體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準(zhǔn)確、及時的原則。
在編制記錄表格時，要從總體上評價記錄的充分性，除依據(jù)檢測標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的必需信息外，記錄應(yīng)包括：采樣或抽樣、樣品制備、儀器設(shè)備、環(huán)境條件、檢測地點、檢測時間、檢測依據(jù)、檢測人員、核驗人員等內(nèi)容，確保全面、有效地記錄質(zhì)量信息。
2.記錄表格的實用性
對于事實上無法獲得的數(shù)據(jù)，或現(xiàn)有條件得到的數(shù)據(jù)是不真實的，以及那些不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供依據(jù)的信息，不應(yīng)體現(xiàn)在記錄表格中。所以，記錄除應(yīng)按照統(tǒng)一要求設(shè)計外，還應(yīng)廣泛吸收其他實驗室的經(jīng)驗，緊密結(jié)合本單位實際情況來設(shè)計。
3.記錄表格的規(guī)范性
標(biāo)準(zhǔn)化的記錄格式應(yīng)統(tǒng)一，以便于填制、統(tǒng)計和分析，同時也為使用計算機進(jìn)行信息管理打下基礎(chǔ)，如有國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的記錄表格模板，應(yīng)優(yōu)先使用規(guī)定的統(tǒng)一格式。同時，要保證記錄的填寫規(guī)范、正確、清楚，以滿足可追溯性的要求。
4.記錄表格的方便性
在檢驗檢測實際工作中，經(jīng)常有怕麻煩，做了工作不填表的現(xiàn)象。因此，在記錄表格設(shè)計上應(yīng)力求信息全面且使用方便。
在確定每一記錄的內(nèi)容時，應(yīng)考慮記錄的方便性，同時保證記錄檢索方便。在保證信息全面的情況下，需要手工填寫的內(nèi)容盡可能少，盡可能簡單。
并不是每個崗位都要用到全部記錄表格，實驗室內(nèi)部應(yīng)有明確的說明。必要時，對某些較復(fù)雜的記錄表格要規(guī)定填寫說明。
二、記錄表格的分類及目錄
1.記錄表格的分類
記錄一般分為管理記錄和技術(shù)記錄兩大類，相關(guān)記錄表格也圍繞這兩類工作來編制、記錄。
管理記錄：指實驗室管理活動中所產(chǎn)生的記錄，如合同評審、內(nèi)部審核、管理評審、文件發(fā)放、會議簽到等。
技術(shù)記錄：是指進(jìn)行檢測所得的數(shù)據(jù)和信息的累積，也是檢測是否達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量或過程參數(shù)所表明的信息。具體信息一般應(yīng)包括：項目名稱、時間、地點、編碼或序號、相關(guān)人員（包括檢驗人、核驗人）、儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施、采用方法、實施過程、樣品描述等。
2.常用記錄表格目錄
（1）《實驗室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》等法律法規(guī)宣貫記錄；
（2）監(jiān)督員對檢測工作監(jiān)督記錄表格；
（3）管理體系文件宣貫記錄表格；
（4）方針和目標(biāo)的貫徹與實施情況統(tǒng)計記錄表格；
（5）文件批準(zhǔn)、發(fā)布、分發(fā)、管理、更改、歸檔等記錄表格；
（6）采購文件審批、供應(yīng)商評價和供應(yīng)品符合性檢查記錄表格；
（7）實驗室從客戶處搜集反饋資料記錄表格；
（8）實驗室針對客戶申訴和投訴所開展的調(diào)查與糾正措施記錄表格；
（9）糾正措施(原因分析、實施、監(jiān)控、驗證)相關(guān)記錄表格；
（10）措施(啟動、控制)相關(guān)記錄表格；
（11）內(nèi)部審核(計劃、通知、檢查表、首次會議、不符合項報告、末次會議、內(nèi)審報告、跟蹤驗證)記錄表格；
（12）管理評審(會議記錄、管理評審報告、改進(jìn)措施、跟蹤驗證)記錄表格；
（13）員工崗前培訓(xùn)和資格確認(rèn)記錄表格；
（14）員工教育、培訓(xùn)和技能考核記錄表格；
（15）實驗室環(huán)境條件的監(jiān)控記錄表格；
（16）儀器設(shè)備使用記錄表格；
（17）實驗室選擇使用新檢測方法記錄；
（18）采用非標(biāo)準(zhǔn)方法確認(rèn)及客戶同意記錄；
（19）數(shù)據(jù)控制記錄；
（20）合同評審記錄；
（21）儀器設(shè)備的檢定、校準(zhǔn)、核查記錄；
（22）儀器設(shè)備(含標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì))日常使用、維護、管理、檢定和校準(zhǔn)狀態(tài)、期間核查記錄；
（23）內(nèi)部校準(zhǔn)設(shè)備量值溯源記錄；
（24）抽(取)樣品處置(標(biāo)識系統(tǒng)，樣品接收、管理)記錄；
（25）檢測樣品處置(標(biāo)識系統(tǒng)，樣品接收、管理)記錄；
（26）實驗室內(nèi)部質(zhì)量控制及方法評審記錄；
（27）各種原始檢測記錄、報告副本；
（28）其它記錄。
三、編制中常存在的問題
1.遺漏必要的記填項
遺漏必要的記填項，是檢驗檢測機構(gòu)編制記錄的常見問題。例如：許多檢驗檢測機構(gòu)編制的食品類菌落總數(shù)測定的記錄/表格，遺漏了檢測潔凈環(huán)境(潔凈度)這個重要的記填項。
使用遺漏了必要記填項的記錄表格，將會造成相關(guān)信息數(shù)據(jù)不能予以記填，難以“確保每一項檢驗檢測活動技術(shù)記錄的信息充分”，也不利于“該檢驗檢測在盡可能接近原始條件情況下能夠重復(fù)”。
2.記錄一律表格化
為了簡化檢測記錄的記寫，有的檢驗檢測機構(gòu)把記錄一律表格化。但是，并非每項活動的記錄都適于表格化填寫，也非每項活動的每個內(nèi)容都適于編入表格。例如：不少管理活動的記錄，因需要記寫的內(nèi)容較多，而不適于表格化。
3.不當(dāng)簡化與合并
部分檢驗檢測機構(gòu)在編制記錄表格時，刻意為了簡化記錄表格而忽略某些本不該忽略的記填項。
有的檢驗檢測機構(gòu)還把若干個(通常是相關(guān)的)檢測項目參數(shù)的檢測記錄，合并在同一個檢測記錄表格里，這樣做可能會造成類似“遺漏”的后果。
4.啟用不依規(guī)
部分檢驗檢測機構(gòu)的有關(guān)部門(人員)不經(jīng)相應(yīng)的審批程序而臨時使用新編制/修訂的記錄表格。
由于未經(jīng)審批程序，新編制/修訂的記錄表格未在管理部門備案，其在管理體系內(nèi)的文件編號等難以保證符合體系文件規(guī)定。此外，還可能造成該記錄表格多個版本并行混用的現(xiàn)象。
四、針對其改進(jìn)的建議
檢驗檢測機構(gòu)應(yīng)對有關(guān)員工，尤其新入職的檢驗檢測人員，進(jìn)行記錄表格相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)，加強員工對記錄表格重要性的認(rèn)識，規(guī)范記錄表格的編制、啟用、記填和更改。具體的改進(jìn)建議如下：
1.完整編制記錄表格
尤其在編制檢測相關(guān)記錄表格時，要跟相關(guān)技術(shù)人員充分商討，確保記錄表格包括相應(yīng)活動尤其是檢測的各個環(huán)節(jié)和每個必要的記填項，避免出現(xiàn)某個環(huán)節(jié)和必要記填項的遺漏。
2.適當(dāng)表格化表格
表格適用于填寫數(shù)字、符號或簡短的文句。對于需要記寫較多字符或文句的，編制成記錄較為適宜，避免過度表格化。
3.控制簡化合并
編制記錄表格時，不能為了簡化記錄表格，而忽略某些應(yīng)該記填的環(huán)節(jié)或記填項。
對于間接檢測的項目參數(shù)，由于要對被檢對象(樣品)進(jìn)行特定的處理，借助于一定的儀器設(shè)備和試劑材料，最后將檢測的觀測值代入特定的公式計算才得到檢測結(jié)果，鑒于這類檢測的復(fù)雜性和合并帶來的不便，應(yīng)當(dāng)對每個間接檢測的項目參數(shù)，分別編制檢測記錄表格，嚴(yán)格控制不當(dāng)?shù)暮喜⒕幹啤?br />
4.依規(guī)啟用表格
記錄表格在編制、修訂后應(yīng)按照本機構(gòu)質(zhì)量管理體系既定的《文件控制程序》啟用，即先辦理編制和修訂記錄表格的申請和批準(zhǔn)手續(xù)之后，方可啟用新編制/修訂的記錄表格，并將原記錄表格同時予以作廢，防止多版本的記錄表格混用，而致記錄表格的失控。
文章來源：網(wǎng)絡(luò)
